中小企業の電話対応に関する悩みはクラウドPBXで解消！

「従業員に仕事用の電話番号を与えたい」「だけど携帯端末の購入費が負担で実現できていない」「場所を問わない電話対応を実現したいが、コストも抑えたい」とお悩みの企業は多いのではないでしょうか。

このようなお悩みを解決する手段として注目されているのが、電話交換機をクラウド上に設置し、インターネットを介して電話機能を利用できる「クラウドPBX」です。

PBXとは、「Private Branch eXchange」の略で、企業などの拠点内に設置し、外線の発着信の制御や内線間の通話などを行えるシステムです。従来のPBXは物理的な装置を設置する必要がありましたが、クラウドPBXはクラウド上のPBXを使用するため、物理的な装置が必要ありません。

本資料では、クラウドPBXの代表的なサービスを挙げ、導入を検討されている企業の皆様に有益な情報をご提供します。クラウドPBXを導入しなくても、【従業員に仕事の電話番号を安く手軽に付与できる】秘訣もお伝えします。ぜひ最後までご覧ください。

	従来のPBX	クラウドPBX
初期投資	ハードウェア費用に加え、工事費など初期構築費用が必要。数十万～	サーバ設定費のみ。数千円～数万円程度
機器メンテナンス	必要	不要
拡張性	低い（都度工事が発生）	高い （管理画面の設定変更のみで対応可能）
音声品質	◎	〇 （インターネット品質に依存）

クラウドPBX導入のよくある失敗事例

クラウドPBXはその優位性から、今や多くのビジネスシーンで活用されています。しかし、導入に失敗してしまうとサービス見直しを余儀なくされ、コストの浪費につながることもあります。クラウドPBX導入の失敗を防ぐために、よくある失敗事例と対策について解説します。

自社に必要な機能が実装されていなかった

さまざまな機能を組み合わせて、自社に合ったカスタマイズができるのはクラウドPBXの利点の1つです。しかし、ベンダーによって利用できる機能は異なります。十分確認せずに導入してしまうと、自社に必要な機能を満たしていなかったという事態も起こり得ます。

従来よりもトータルコストが高くなった

利用する予定の人数や有料オプションなどを把握せずに導入してしまうことも失敗につながります。利用するチャンネル数により月額料金が変動するクラウドPBXでは、オプション構成によってはトータルコストが割高になってしまう場合があります。

通話の音声が悪くなった

クラウドPBXの特徴でもあるインターネットを介した電話通信は、ときに通話品質の低下を招くことも考えられます。通信環境に問題がある場合、十分な通話品質が確保できないケースもあります。

クラウドPBXのサービスを選ぶポイント

クラウドPBXを選定するにあたっては、導入目的や自社の規模などに応じたサービスの検討が必要です。以下の3つのポイントに気を付けながらクラウドPBXを選定することで、自社に最適なサービスを見つけられるでしょう。

サービスや機能が自社に合うか確認する

クラウドPBXサービスが提供する基本的な機能だけでなく、オプションを含めて自社に最適な機能が搭載されているかを確認することが重要です。たとえば全通話履歴・録音や通話数分析、インターネットFAXの利用やIVR（自動音声応答）など、付帯する機能はサービスによってさまざまです。どの機能がどのプランで利用できるかを把握したうえで、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが大切です。

トータルコストが希望に沿うか確認する

使い方次第では、クラウドPBXはランニングコストが割高になってしまうこともあります。利用する端末の数やオプション構成を考慮しつつ、導入にかかる初期費用から維持費用まで、TCO（総保有コスト）を算出したうえで検討しましょう。サービスによっては基本料金が安いように見えても、有料オプションや端末利用台数次第で想定していたよりも割高になってしまうことも考えられます。

トライアルで音質や使用感を確認する

クラウドPBXの導入で失敗しないためには、実際の使用感を確認することも大切です。

クラウドPBXの通話音声品質はインターネット通信の品質に依存します。そのため、無料トライアルなどを活用し、実際に現場で利用したうえで通話の音質や操作性を確認することが重要です。

クラウドPBXの導入によってできること

クラウドPBXはオフィスへの主装置（PBX）の設置や電話配線が不要という特徴があります。そのため、以下のようなことが実現できます。

コストを削減できる

クラウドPBXは電話回線の引き込み工事が必要なく、導入時にするべきことはサーバ上の初期データ設定のみです。そのため、端末購入費や工事費用を削減できます。また、クラウドPBXでつないだ電話機同士は内線通話が可能なため、社員間の通話は料金がかからないうえに、電話の取り次ぎ作業といった雑務も削減できます。

いつでもどこでも通話が可能

クラウドPBXを導入していれば、スマートフォンやPC、タブレットなど端末を問わずにどこからでも会社宛にかかってきた電話を受けられます。外出先やテレワークで自宅にいる従業員でも、顧客や取引先を待たせることなく応対が可能なため、結果として企業全体の生産性向上も期待できるでしょう。

デバイスの縛りがない

従来のビジネスフォンの場合、社内に固定電話機を設置して運用することしかできませんでした。しかし、クラウドPBXは固定電話機以外にも、スマートフォンやPCでも電話対応が可能となります。加えて、従業員の私物端末を社用電話としても使用する「BYOD（Bring Your Own Device）」でも対応できるため、端末代金の削減にもつながります。

スマートフォンで仕事の電話が使える「Widefone CV」

ここまでクラウドPBX導入の魅力をお伝えしてきましたが、従業員に仕事の電話番号を付与したいというニーズに応えるサービスがあります。ワイドテックが提供する「Widefone CV」です。

WidefoneCVは、「費用の負担を抑えて、安く050番号を利用したい」「内線は不要なためクラウドPBXは導入しなくてよい」といった中小企業におすすめのサービスです。

特徴

1. 端末購入費が不要……Widefone CVは従業員のスマートフォンを活用（BYOD）することで端末の購入が不要なため、導入時の初期費用を抑えることができます。企業にとって費用面での負担が少ない点が魅力です。
2. 導入が簡単……専用のアプリをスマートフォンにインストールするだけで利用を開始できます。
3. 利便性が高い……出張先や自宅にいるときなど、従業員は場所を選ばず仕事の電話番号が使用できます。
4. スマホ2台持ちから解放……会社用と個人用、2台のスマートフォンを持つ必要がありません。2台持ちからの解放は、従業員から評価が高いポイントです。

基本機能

Widefone CVは充実した基本機能を備えており、企業のコミュニケーションを効率的に支援します。たとえば「端末専用電話番号」の機能では、従業員に仕事用の電話番号を付与できます。そのため、安く050番号を社員に与えたいというニーズを満たすことが可能です。

価格

Widefone CVは、BYOD（Bring Your Own Device）としても活用できるため、端末の購入が不要です。IP電話特有の複雑な設定は不要で、お手持ちのスマートフォンに専用のアプリをインストール・設定するだけですぐに利用できます。通話料金もWidefone同士の通話であれば無料で利用できるため、従業員同士の通話は内線感覚でご利用いただけます。月額基本料は、050番号、AGEphone Cloudサブスクリプションが含まれて900円/ユーザー（税抜き）です。

お申し込みからご利用開始までの流れ

Widefone CVのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

他社比較

主要なクラウドで利用できる電話サービスの機能や特徴、価格を比較していきます。また、中小企業で便利に使える050番号のサービスも含めて紹介しています。

資料は下記のリンクよりダウンロードいただけます。ぜひご覧ください。

まとめ

ご紹介した通り、クラウドPBXは、ビジネスを展開するうえで役立つ機能やコスト削減の可能性を持ったツールです。

多拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している現在、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替えを検討する企業は年々増加しています。

本資料を参考に、自社のニーズに合ったクラウドPBXシステムを選定してください。

そのお悩み、クラウドPBXで解決！大企業こそクラウドPBXを導入すべき理由

DXにともなう電話対応の負担削減が求められている背景から、大企業においてもインターネット回線を介したクラウドPBXシステムの導入が広がりを見せています。しかし、「クラウドPBXの仕組みはある程度理解しているけど、導入に踏み切ることができない……」といったお悩みをお持ちの情報システム担当の方も多いでしょう。

本資料では、クラウドPBXの代表的なシステムを比較しながら、大企業の情報システム担当者様が抱えているお悩みに対する解決策を紹介します。

巻末では、サービス比較資料のダウンロードができるURLをご案内しています。クラウドPBX導入のご検討に是非お役立てください。

複数拠点間の電話の取次ぎが大変

拠点数が多い大企業にとって、拠点間の電話取次ぎは手間のかかる業務の1つです。場合によっては海外の拠点に取り次ぐケースもあり、電話対応における待ち時間や費用負担が課題となっています。

複数の拠点間で連携が可能に

多拠点を展開する大企業では、クラウドPBXを導入することで国内外の全ての拠点を一元管理できます。これは、クラウドPBXを活用すれば、複数の拠点がシステム上で仮想的に1つのオフィスのように機能し、内線環境を構築できるためです。全拠点の番号を1つに統一できるため、顧客への迅速な対応や円滑なコミュニケーションにつながるでしょう。

オフィス移転や社員の増減のたびに業者を呼ぶため、コストがかかる

従来のビジネスフォンでは、オフィスを移転したり拠点が増えたりするたびに業者に連絡して対応するのが通例です。そのための労力とコストが企業にとって負担になっているのではないでしょうか。

事業環境の変化や従業員の増減に柔軟に対応可能に

クラウドPBXは、上記のようなお悩みも解決できます。クラウドPBXの設定は、Webブラウザで変更可能です。電話の利用状況や拠点の移動に合わせて、柔軟にオプション機能や回線数を変更できます。

新入社員が入社した際にも、ユーザーの新規追加は余剰ライセンスを保有していれば、従来のPBXよりも比較的短時間で変更を反映できるため、新入社員への内線番号付与もスムーズに実施できます。

法定停電の準備と対応に手間がかかる

大企業における情報システム管理業務において、現場の大きな負担となっているのが法定停電です。保安規定により毎年発生する法定停電のために、何ヶ月も前から準備をする必要があります。停電時、停電後の立ち合いやシステムの立ち上げなどにかなりの時間がかかるという企業も多いでしょう。

法定停電の負担を削減可能に

クラウドPBXの大きな特徴として、主装置が不要である点が挙げられます。そのため、開通から停止まで数ヶ月を要していた法定停電への備えが不要になります。加えて、定期的なPBXのメンテナンスも削減できるため、法定停電に関わる繁雑な業務を削減可能です。

場所を問わずに電話を取りたい

リモートワークやテレワークを導入したいものの、固定電話を使用しているために、オフィスにいないと電話応対ができないこともよくある悩みです。

社員のスマートフォンからでも電話対応が可能に

インターネット回線にアクセスできればどこにいても利用できるクラウドPBXは、社員のスマートフォンからでも会社の代表番号を使った外線通話や内線が可能になります。自宅や外出先からも社用電話の応対が可能になるため、出社に縛られずに柔軟な働き方を実現できます。

クラウドPBX導入に失敗しないための確認事項

クラウドPBXは大企業でこそメリットが大きく、便利なシステムです。しかし、電話番号の流用や海外拠点の内線化への対応など、各社のサービスによって実装されていない機能もあります。ここからは、大企業がクラウドPBXを導入する際に確認すべき事項について解説します。

既存の電話番号をそのまま利用できる

企業にとって、固定電話番号は会社の看板ともいえる大切な情報です。しかし、クラウドPBXのサービスによっては、固定電話番号が引き継げないケースもあります。このような事態が発生した場合、既存の電話番号を変更せざるを得ないでしょう。電話番号を変更すると、登記簿の変更手続きをはじめ、資料や封筒、名刺などを修正する必要があるため、多くの工数が発生してしまいます。

そのため、大企業の担当者がクラウドPBXサービスを選ぶ際は、既存の電話番号をそのまま利用できるか確認することが大切です。

ワイドテックが提供するクラウドPBXサービス「Widefone」では、「0AB-J」の外線番号、つまり「03（などの市外局番）から始まる代表番号」の提供は行っておりません。そこでおすすめするのが、Widefoneと「ボイスワープ」などの通信事業者（電話会社）が提供する電話転送サービスとの併用です。お客様がお使いになっている03から始まる代表電話番号を、ボイスワープなどを経由してWidefoneの代表電話番号（外線050番号）に転送することで、現在の代表電話番号(0ABJ番号)を変更することなく外線からの電話を着信することができますが、発信する際は、050番号での発信になります。

フリーダイヤルに対応している

大企業は、中小企業に比べて対応すべき電話・問い合わせの量も多いでしょう。問い合わせ窓口として0120番号や0800番号といったフリーダイヤルを契約している企業も多く存在します。

そのため、クラウドPBX導入時にはフリーダイヤルに対応しているかも確認しましょう。サービスによっては「0800番号には非対応」のように対応番号が限られている場合があります。

海外でも利用できる

海外にも拠点を展開している企業では、海外拠点との連絡に国際電話を利用する必要があるため、コスト面で大きな負担になります。

その点、海外対応しているクラウドPBXであれば、海外から国内へ外線電話をかけた場合でも国内通話扱いとなるため、コスト面でのメリットが大きいです。また、海外拠点と国内拠点を内線で結べるため、まるで同じオフィスで働いているかように迅速な情報伝達、連携が実現できます。海外拠点がある、海外への進出予定がある大企業の場合は、クラウドPBXが海外でも利用できるか確認しておきましょう。

法人向け多機能クラウド電話「Widefone」

大企業におけるクラウドPBXの導入メリットや、導入を検討する際の注意点、確認しておくべき事項を踏まえたうえで、ワイドテックが提供する法人向けクラウド多機能PBXサービス「Widefone」をご紹介します。

特長

Widefoneは、内線数や外線数、代表電話番号の有無を自由に選択できるカスタマイズサービスを提供しているため、企業のニーズに最大限マッチした構成で導入できます。

たとえば代表リレー着信機能では、代表電話番号（外線050番号）への外線着信をあらかじめ設定された順序で引き継ぎ可能です。ほかにも代表一斉着信や時間外ガイダンス、サーバー型通話録音など、豊富な機能を標準で搭載しているため、オプション構成でコストを圧迫することもありません。

対応している端末はスマートフォン、パソコン、固定型SIM電話機（Yealink,Poly）など多岐にわたるため、さまざまなシチュエーションで活用し、高いコストパフォーマンスを実現します。

内線や外線の構成をカスタマイズ可能

Widefoneでは現場のニーズに合わせて内線と外線の数を調整でき、外線番号を共有することも可能です。端末構成も自由自在で、スマートフォン向けアプリやソフトフォン（PC電話）、固定型IP電話機も含め、お客様の要望に応じた豊富な選択肢があります。

加えて、IVR（電話自動応答）機能もオプションで利用ができるため、ニーズに合った機能をカスタマイズできます。

導入前後のコストの差

Widefoneを導入する前と導入後で、どのくらい運用コストに差が出るのか、事例をもとにご紹介します。

【事例】

• 大手キャリアの「かけ放題」プランを契約中
• 通話料を含めた1台あたりの月額コストがおよそ3,500円
• 従業員は200名おり、月間の通信費は約700,000円
• 利用は主に従業員同士の通話や、海外を含めた各事業部が利用する外線電話

このケースでは、「Widefone同士の通話が無料」という点が大きなメリットです。Widefone同士の通話がメインであれば、月額基本料のみで運用が可能になります。また、独自の回線契約などのオプションも複合して導入すると月額あたり約40％、およそ300,000円の節約につながる試算です。

	導入前	Widefone導入後 （オプション込）	削減額
(1)1台あたりの月額コスト	3,500円	2,100円	△1,400円
(2)スマホ通信費　（(1)×200名）	700,000円	420,000円	△280,000円

お申し込みからご利用開始までの流れ

Widefoneのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

他社比較

主要なクラウドPBXサービス５社の機能や特徴、価格を比較した資料をご紹介します。

本資料では、クラウドPBXの代表的なシステムを比較しながら、大企業の情報システム担当者様が抱えているお悩みに対する解決策をご紹介しています。以下のリンクよりダウンロードください。

• サービス比較資料のダウンロードはこちら

  特徴から強み、価格まで、５社サービスの情報をまとめた資料がダウンロードできます。
  クラウドPBX導入のご検討に是非お役立てください。

まとめ

ご紹介した通り、クラウドPBXは大企業でのビジネスに役立つ機能が備わった利便性の高いツールです。

国内外を問わず、複数拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している昨今、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替えを検討する企業は年々増加しています。本資料を参考に、自社のニーズに合ったクラウドPBXシステムを選定してはいかがでしょうか。

東京商工会議所が発行する機関誌「東商新聞」（2024年3月20日発行/第2206号）でNEON IVRをご紹介いただきました。

NEON IVRとは

手軽に安くIVRが利用できるクラウドサービスです。
「音声ガイダンス」「用件録音」「通話終了案内」「SMS自動送信」などIVRの基本的な機能はもちろん、「指定携帯電話へのSMS送信」などNEON IVR独自の機能も提供しています。

サービスの詳細はこちら：クラウド型自動音声応答サービス「NEON IVR」

東商新聞について

東商新聞とは、東京商工会議所の会員企業に毎月1回発行される機関誌です。

その中の「これから育つビジネスの”種”を紹介するコーナー「BizDane！」にNEON IVRを取り上げていただきました。

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

楽天コミュニケーションズ株式会社は、提供する「フリーボイスシンプル/フリーボイスライト」の月額基本料金を、2024年5月1日より改定する発表を行いました。

それに伴い、Widefoneが提供するフリーボイスを利用したオプションサービス「着信課金電話番号」の料金改定を実施させていただくこととなりました。

日頃よりご愛顧を賜っておりますお客様にはご迷惑をおかけいたしますが、どうかご理解いただきますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

外部リンク：（2024年2月13日発表）楽天コミュニケーションズ株式会社
フリーボイスシンプル/フリーボイスライト月額基本料金の改定について

料金改定の詳細

■対象サービス

着信課金電話番号（オプションサービス）

■料金改定日

2024年5月1日

■改定内容

サービスのタイプ	月額料金	変更前	変更後（2024年5月1日以降）
新規発行タイプ	0120番号	800円/月	900円/月
	0800番号	500円/月	600円/月
番号ポータビリティタイプ（フリーボイスシンプル）	0120番号 0800番号	800円/月	900円/月

本件に関するお問合せは、下記までご連絡ください。

株式会社ワイドテック「Widefone」サービス運用担当
メール：widefone@widetec.com
お問合せフォーム：https://widefone.jp/contact/

自社に最適なクラウドIVRを導入するために。導入前に確認しておくべきポイント

企業における電話業務の効率化は、昨今の人手不足や働き方改革といった状況から、以前にも増して求められています。その中でもコールセンターやお客様窓口は顧客接点となる重要な部門の役割を担っていますが、業務過多や人手不足で手が回らず、お客様から「電話がつながらない」「待たされる」といったクレームが来るなど、多くの課題を抱えています。

このような課題の解決手段として、昨今注目を集めているのが「クラウドIVR（自動音声応答システム）」です。クラウドIVRを導入すれば、上記で挙げた課題を解決するだけでなく、クレームも解消されて顧客満足度の向上に繋げられます。また、空いたリソースを他業務に充てることも可能です。

そこで、本資料では企業における電話業務のお悩みに対して、クラウドIVRを用いてどのように解決できるのかを具体的にご紹介します。

受電が多く対応しきれない

現在、多くの企業が「人手不足」という問題を抱えています。その中でもコールセンターやお客様窓口対応の部署は、電話業務の大部分を担っているにもかかわらず、慢性的に人手が足りず、多くの受電に対応しきれていないケースがあります。「電話がつながらない」といったクレームの原因にもなり得ます。「複数の部署・部門があるため、代表番号にかかってきた電話を適切に担当部署に振り分けたい」とお考えの人も多いでしょう。

自動応答導入で担当者の負担を削減

クラウドIVRは、顧客からの入電に対して、自動音声ガイダンスや要件別の電話番号への振り分けなどを自動で行うシステムです。身近な活用例としては宅配便の再配達システムが挙げられます。IVRが自動で顧客の要件を認識し、必要な事項を入力させることで対応します。そのため、クラウドIVRを導入すれば有人対応の必要がありません。

クラウドIVRであれば、問い合わせが集中してしまうシーンでも、一時受付や簡易的な問い合わせに対する自動音声ガイダンス回答によって顧客対応の一部を賄えます。これにより、オペレーターの業務が過剰になることを防げます。

時間・場所を問わずに電話対応したい

企業の電話業務担当者は、営業時間の範囲内で、顧客からの問い合わせに対応する必要があります。顧客の中には、営業時間外にしか問い合わせができないために、せっかくの機会を損失してしまうケースもあるでしょう。

IVRで振り分けた着信をいつでもどこでも対応

従来のPBXの場合、IVR機能を持っていても、振り分けられる先は固定電話機しかありませんでした。また固定電話でしか受電できないため、電話対応のためにオフィスに出社する必要がありました。その点、クラウドPBXやクラウドIVRであれば、インターネット回線を利用した通信のため、出張先や外出先、自宅からでもスマホがあればいつでも社内のビジネスフォンとして基本的な機能を利用できます。

加えて、クラウドIVRは24時間365日稼働します。結果として、営業時間外の問い合わせはスマートフォンへ転送できるため、企業の営業機会損失を防げるでしょう。

費用を抑えてIVRを導入したい

「IVRという機能自体は知っていたけど、導入コストがネックで断念した」という企業の担当者もいるのではないでしょうか。

IVRの実装には、高価なIVR専用機器や配線を含めた導入工事など、多くの初期費用が必要となります。

高価な機器の導入、導入工事が不要で費用を削減

初期費用をできるだけ抑えてIVRを導入したい場合は、クラウドIVRの導入によって費用の削減が期待できます。

クラウドIVRは、インターネットを介してサービスを提供するため、従来のIVRのような専用機器や導入工事が不要です。さらに、ランニングコストの面でも月額数千円から導入が可能なため、導入費用から維持費まで低価格でIVR環境を実現できます。

クラウドIVRとは

IVRとは、「Interactive Voice Response」の略称であり、和訳すると「自動音声応答システム」です。事前に設定を施しておくことで、入電時の音声ガイダンスによる案内や、用件を把握したうえでの振り分け業務、コールバック予約やSMS連携など、さまざまな対応を自動で行ってくれます。

先述した宅急便の例のほか、ホテルやレストランの予約管理、病院での案内など、利用されているシーンは多岐にわたります。

クラウドIVRは、従来のIVRのように専用機を社内に設置するのではなく、いわばインターネット上にIVR専用機を仮想的に設置するイメージです。そのためインターネット環境の用意さえできれば、場所を選ばずにIVRサービスを運用できます。

クラウドIVRのサービスを選ぶポイント

ここからは、クラウドIVRの導入を進めるうえで、サービス選定のポイントをご紹介します。

初期費用・ランニングコストが見合っているか

クラウドIVRの選定において重要なポイントは、自社の予算を把握し、それに見合った料金プランを選ぶことです。事前の予算設定は、スムーズな導入と運用に不可欠であり、余剰な費用負担の回避にもつながります。

柔軟かつわかりやすい料金体系を提供するクラウドIVRを選ぶことで、自社の課題やビジネスニーズに最適なサービスを導入できます。そのため、サービスを選ぶ際は十分な検討と比較を行い、予算に合致したものを選ぶことが大切です。

IVRのほかに業務に必要な機能が使えるか

クラウドIVRサービスによっては、複数の機能を搭載していることもあります。言い換えれば、自社にとって必要のない機能が含まれている場合もあるということです。最適なサービスを見つけるには、自社が抱える課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。

たとえばカスタマイズの可否、通話分析ができるのかなど、企業ごとに要件は異なるでしょう。ニーズにマッチした最適なサービスを導入することで、業務の効率向上や顧客満足度向上といった成果も得られます。そのため、クラウドIVRにおける搭載機能の選別は慎重に行うべきといえます。

サポートが充実しているか

導入・運用時に適切なサポートをしてもらえるかも、クラウドIVRのサービス選定において重要なポイントの1つです。先述した通り、ベンダーによって多くの機能を搭載しているケースがあります。

加えて用意されているプランも豊富に存在するケースがあります。そのような場合、どの機能やプランを選べばよいか、悩む人も多いのではないでしょうか。

特に導入の初期段階においては、システムの構築が必要になります。専門的な要素が多いため、スムーズな導入が実現できるように、サポート体制が充実しているベンダーを選ぶようにしましょう。

クラウドIVRを活用するためのポイント

クラウドIVRを導入しても、搭載している機能を効率的に使いこなせなければ役に立っているとはいえないでしょう。

ここからは、クラウドIVRを最大限活用していくためのポイントをご紹介します。

わかりやすく簡潔なガイダンスに設定する

クラウドIVRを現場で効果的に活用するためには、顧客にとって理解しやすいガイダンス（音声案内）を流すことが大切です。IVRで流れるガイダンスは、顧客から自社に対する第一印象を左右する重要な要素です。

たとえば通話を録音する旨のガイダンスなど以外は、できるだけ簡潔にまとめることがポイントです。冗長な案内は顧客からのクレームに繋がる恐れがあるため、、スムーズな顧客体験を意識して設定しましょう。

必ずオペレーターにつなぐメニューを用意しておく

緊急度が高い問い合わせがあった際に、「料金に関するお問い合わせは1を、故障に関するお問い合わせは2を、……」「お客様の電話番号をご入力ください」といったプッシュ操作を要求すると、「急ぎで確認したいのに操作ばかり求められて、いつまでもオペレーターに繋がらない」と顧客からのの印象は悪くなってしまいます。そのような事態やクレームを防ぐためにも、プッシュ操作にオペレーターへの直通メニューを設けることが効果的です。

緊急時に、効率的な対応を実現する選択肢を用意しておくことで、顧客満足度を向上させ、ひいては企業価値向上にもつながるでしょう。常に顧客視点に立ってIVRメニューを設定すれば、顧客との円滑なコミュニケーション実現に近づくでしょう。

導入後の見直しや改善は定期的に行う

当初は最適な自動音声ガイダンスを設定したとしても、ニーズが変化すれば顧客満足度は低下してしまう可能性があるでしょう。そのため、自動音声ガイダンスの内容を定期的なメンテナンスを通じて見直すことが重要です。

その点、クラウドIVRは管理画面から簡単に設定を変更できるため、日々の問い合わせニーズに対して迅速かつ柔軟に対応できます。クラウドIVRを活用するのであれば、定期的なメンテナンスは必ず実施しましょう。

他社と比べて通話料が圧倒的にお得な自動音声応答サービス「NEON IVR」

ワイドテックが展開する「NEON IVR」は、低コストで自動音声応答サービスを利用できるクラウドIVRサービスです。

従来のIVRは先述したように専用機導入や配線工事費用などが必要であったため、手間と時間がかかるイメージをお持ちの人も多いでしょう。しかし、NEON IVRは、専用のIVR機器や装置、配線を含めた工事などが不要です。初期費用を抑えて導入が可能であることに加え、月額3,000円（税抜）から利用できるため、運用コストも抑えられます。

また、機能面でも、外線固定電話はもちろんのこと、携帯電話も転送先にできるなど、多彩な機能を搭載。なお、通話料が他社と比較して安価なため、中小企業や店舗を中心に人気を集めています。

格安の自動音声応答ならクラウドサービス「NEON IVR」

NEON IVRの特長

ここからは、NEON IVRの特長や導入した際のメリットについてご紹介します。

既存電話システムの変更や導入工事が不要

NEON IVRはクラウドIVRシステムです。これまでのIVRは、PBXと呼ばれる私設電話交換機の機能、またはPBXと組み合わせて使う外部装置として、オンプレミス（自社内設置）での導入が主流であったため、導入の際に工事が発生していました。事前の打ち合わせやスケジュール調整などの負担は避けられないものでしたが、クラウドIVRは既存システムの変更や導入工事を必要としていません。企業の機器管理担当者にとっても、ハードウェア管理の手間が削減できるのは大きなメリットといえます。

高価なオンプレミスIVR機器やPBX用のIVRライセンス購入が不要

IVR機器は、平均的な相場でも初期費用となるサーバーライセンスが250,000円程度、チャネルライセンスが25,000円/チャネル程度必要になります。対して。クラウドIVRシステムであれば、高コストを要するオンプレミスIVR用機器やIVRライセンスの購入が不要です。

初期費用はもちろんですが、ランニングコストの面でも大きな差が生まれます。

録音機能を留守番録音や応対品質向上に活用できる

NEON IVRは、一般的な留守番電話と同じ要領でメッセージ録音機能を利用できます。電話がかかってきた際に自動応答が開始されると同時に、お客様からのメッセージを自動的に録音することが可能です。

この機能を活用することで、オフィスに不在の際でも重要な情報を逃さずに確認でき、迅速な顧客対応が可能となります。また、電話担当者の対応も聞き返して改善できるため、応対品質の向上にも繋がります。

固定電話やIP電話はもちろん、携帯電話（スマホ・ガラケー）にも転送できる

NEON IVRは固定電話やIP電話だけでなく、スマホやガラケーといった携帯電話にも通話を転送できる機能を搭載しています。顧客から電話がかかってきた際に、NEON IVRが自動で応答し、事前に条件を設定しておくことで、それに基づいた転送作業を実施します。

いつ、どこにいても重要な会話を逃さずに把握できるため、柔軟で効率的な業務運営が可能です。

場所を選ばず電話対応できる

テレワークやリモートワークを導入している企業でも、クラウドIVRを導入することで大きなメリットを得られます。

先述した通り、クラウドIVRは、仮想的にインターネットクラウド上にIVR機器を設置し、社内のような環境でビジネスフォン・IVR機能を利用するシステムです。インターネット環境に接続さえできれば、場所を問わずに利用できるため、転送先に携帯電話を設定しておくことで、自宅や外出先でも対応できます。

管理画面から設定変更が自分でできる

NEON IVRは、管理画面が使いやすいUIで構成され、アクション管理や応答フローの設定を簡単に行えます。そのため、管理者は音声ガイダンスやメニュー変更、転送先の設定などを直感的に行うことが可能です。

アクションや応答フローのカスタマイズを、ビジネスの変化やニーズに合わせて即座に対応できるようになるため、企業の柔軟性と運用効率向上が期待できるでしょう。

ガイダンスの作成は、音声生成機能により録音不要

顧客からの入電時に流れるガイダンスを修正したい場合も、再度録音する手間をかける必要はありません。NEON IVRは、作成したいガイダンス内容を設定画面にテキスト入力することで、ガイダンス音声（女声/男声）を自動で生成できます。ガイダンスのナレーションをプロに依頼するなど場合によっては、録音済み音声（非圧縮WAV形式ファイル対応）も活用できるため、柔軟な修正が行えます。

「NEON IVRと相場の比較」

以下では、標準的な他社サービスと機能面、価格面を比較してご紹介します。NEON IVRが強みとするコスト面はもちろん、ミニマムプランで利用できる機能についても比較検討の材料としてご活用ください。

			A社
機能	携帯電話転送	〇	〇
	電話転送（ブラウザ・アプリ）	〇	×（上位プランで対応）
	電話発信（ブラウザ・アプリ）	〇	×（上位プランで対応）
	メッセージ録音	〇	〇
価格	月額基本料	3,000円（税抜）	ベーシックプラン：3,000円（税抜） プラスプラン：5,000円（税抜）
	番号維持費	無料	500円（税抜）
	通話料	固定電話宛8円（税抜）/3分、携帯電話宛15.9円（税抜）/分、Widefone（内線/050）:無料	着信:3.3円/分、転送:14.3円/分、携帯電話転送:30.8円/分
その他	強み	コスト面に圧倒的な強み	無料トライアルが可能
	サポート	電話サポートあり	電話・メール・チャットサポートあり
	カスタマイズ	対応可能	上位プランにて対応

導入までの流れ

NEON IVRのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

よくある質問

ここでは、導入をご検討されているお客様からのよくある質問をご紹介します。

複数の分岐設定を作成し、切り替えることはできますか？

有効にできる応答分岐設定は、1つの電話番号（IVR番号）につき1つです。応答フロー自体は制限なく作成できるため、必要に応じて活用シーンごとに切り替えてお使いいただけます。

NEON IVRの料金はなぜ安いのですか？

低コストでの提供が実現できている理由としては、開発済みプラットフォームの機能拡張としてサービスを提供していることが挙げられます。

また、国内大手IP電話事業者と連携しているのも理由の1つです。さらに、外国為替とは無縁の国内IP電話回線を利用しているため、円安に伴った値上げなどのリスクが小さいです。以上の理由から、低コストでの提供を実現できています。

NEON IVRの料金は、なぜ安いのですか？圧倒的な安さの理由は？

1階層の分岐先は何個ですか？

1つの応答フロー分岐で、最大10個まで分岐先を設定できます。なお、分岐先の内容は多岐にわたり、電話取次や用件録音、別階層への遷移など、細かく設定できます。

1つのIVR電話番号で、同時に何通話まで着信を受けられますか？

標準では、同時に2通話まで受けることができます。もし同時通話数を増やしたい場合は、1通話追加につき別途月額360円で可能です。

自動音声応答「NEON IVR」ユースケース～基本的な利用シーンから多階層まで、コスト試算もご紹介～

まとめ

ここまでご紹介してきたように、クラウドIVRはビジネスに役立つ機能や業務効率化・コスト削減の可能性を持ったツールです。国内外を問わず、複数拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している現在、IVRを活用した事業効率化を進めている企業は年々増えています。

本資料をご参考に、自社のニーズに合ったクラウドIVRシステムを選定してみてはいかがでしょうか。

格安の自動音声応答ならクラウドサービス「NEON IVR」

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です

NEON IVRの「SMS送信」機能は、IVRの応答フローにSMS送信を設定できます。また、分岐先のタイムアウト後に動作する「後続アクション」の設定も可能で、例えば電話での応対ができない場合に自動的にSMSを返すよう設定することもできます。

NEON IVR SMS送信機能の特徴

低料金！1通8円

SMS送信は1通あたり8円で提供しています（日本語70文字まで、半角英数字のみなら160文字まで）。

他社IVRサービスのSMS送信機能や、A2P（Application to Person=Webサービスとして提供されるSMSサービスで、10円～15円/通の料金設定が一般的）カテゴリー全般と比べても、お得な料金で気軽にお使いいただけます。

国内4キャリアの携帯番号宛に自動でメッセージを送信

国内携帯電話4キャリア（楽天モバイル、NTTドコモ、KDDI、ソフトバンク）とそのサブブランドやMVNOを含む「070/080/090」で始まる携帯電話番号宛にSMSを送信できます。

国内の携帯電話番号からの発信であれば、発信元の電話番号宛に、自動的にメッセージの折り返し送信が可能です。

※SMSの送信元は「05053697000（Widefone SMSセンター）」となりますが、送信先電話番号がソフトバンク・ワイモバイル・LINEMOおよびソフトバンク回線で提供されるMVNOの場合、送信元番号は6桁の数字での表示となります。

※データ通信専用SIMなど携帯電話の通信網を利用するものであっても、SMS機能が提供されていない電話番号宛には送信できません。

※日本国外の携帯電話番号宛には送信できません。

※SMSを受信する機能は提供していません。

固定電話から掛けても、指定の携帯電話番号にSMS送信可能

SMSを直接受け取れない電話番号（固定電話、050番号など）からの着信時、発信者がSMSを受信可能な別の国内携帯電話番号（070/080/090で始まるもの）をガイダンスに従いダイヤル入力することで、その番号宛にSMSを送信できます。

普段固定電話をメインで利用する相手先にも、SMSによる案内を可能にします。

Web誘導に便利な短縮URL

長いURLを21文字に短縮し、SMSに貼り付けて送信できます。
「wtx.jp」という、専用の短いドメイン名とともに提供します。

SMSの限られた文字数「1通70文字以内」の範囲で、長いURLを含むメッセージを作成でき、受信したSMSからランディングページやアクセスマップ、お店や医療機関の予約システム、ECサイトの特定商品、FAQサイトやチャットボットなどへの効率的な誘導が実現できます。

全角660文字の長文SMSにも対応

NEON IVRのSMSでは日本語で最大660文字、半角英数字のみであれば1,530文字までの長文メッセージの送信ができます。

料金は、超過した文字数に対し通数に換算された追加料金が加算されます。1通あたりの料金は最大で80円（10通分）となります。

送信履歴機能で到達確認

「SMS送信履歴」専門画面では、到達履歴の確認ができます。
送信先の携帯電話番号に正しく到達したかどうかを確認することができます。

SMS送信料金表

日本語文字数	半角英数字のみの文字数	通数相当	料金
1～70（標準）	1～160（標準）	1	8円
71～134	161～306	2	16円
135～201	307～459	3	24円
202～268	460～612	4	32円
269～335	613～765	5	40円
336～402	766～918	6	48円
403～469	919～1,071	7	56円
470～536	1,072～1,224	8	64円
537～603	1,225～1,377	9	72円
604～660	1,378～1,530	10	80円

※料金は税別表示です

スマートフォンはもちろん、従来型（ガラケー）を含むほとんどの携帯電話に標準搭載されているSMS（ショートメッセージサービス）は、99％という高い到達率・開封率※です。そのため、携帯電話ユーザー間でのメッセージのやり取りはもちろん、通信キャリアの各種案内通知や、Webサービスのログイン認証など、ビジネスの幅広い目的で利用されています。

NEON IVRのSMS送信機能を活用いただければ、かかってきた電話を取って応答する代わりに、SMSで適切な案内メッセージやWebサイトへのリンクURLを返すことができ、電話をかける側にとっても満足度の高い応対フローを実現できます。

※出典：デロイトミック「ミックITレポート2022年10月号：A2P-SMSの配信数と売上高の現状(38.9億通207.6億円)と中期予測」