一人・少人数の合同会社では、代表者が営業や実務をこなしながら電話対応まで担当するケースも少なくありません。そのため、「外出中で電話に出られない」「休日も着信が鳴り続ける」「電話を取りこぼしてしまう」といった悩みを抱えやすくなります。

こうした課題は、時間外アナウンスや留守番電話、着信グループ、IVR（自動音声応答）などの電話機能を活用することで改善できます。現在では、工事や専用電話機を用意しなくても、スマートフォンやパソコンだけで導入できるクラウド電話サービスも普及しています。

本記事では、一人・少人数の合同会社でも電話の取りこぼしを減らし、営業時間外の対応や複数人での着信にも対応できる電話環境の作り方を分かりやすく解説します。

IVR（自動音声応答）とは

電話をかけた相手に音声ガイダンスを流し、
ボタン操作に応じて担当者へ自動で振り分ける仕組みです。
電話の取り次ぎを減らし、少人数でも効率的な電話対応を実現できます。

一人・少人数の合同会社が抱える電話対応の悩み

合同会社では、代表者が営業や顧客対応、経理、事務など複数の業務を兼任しているケースも少なくありません。そのため、電話対応に十分な時間を割けず、機会損失や業務負担につながることがあります。

ここでは、多くの合同会社で見られる代表的な悩みをご紹介します。

代表が営業も実務も兼ねていて電話に出られない

打ち合わせや商談、現場作業などに集中していると、着信があってもすぐに電話へ出られないことがあります。特に一人会社では電話対応を代わる人がおらず、対応が遅れることで商談や問い合わせの機会を逃してしまうこともあります。

外出・商談中の着信を取りこぼす

外出先や移動中は、電話に気付かなかったり、周囲の環境によって応答できなかったりすることがあります。折り返しのタイミングが遅れると、お客様が他社へ問い合わせてしまうケースもあるため、電話の取りこぼしはできるだけ減らしたいところです。

休日・営業時間外も電話が鳴り、オンオフを切り替えられない

会社の代表番号を携帯電話で運用していると、営業時間外や休日でも着信が入り、仕事とプライベートの切り替えが難しくなることがあります。電話に出られないことへの心理的な負担を感じる方も少なくありません。

一人・少人数でも、しっかりした電話受付を用意したい

事業を始めたばかりでも、お客様には安心して問い合わせてもらえる電話窓口を用意したいと考える方は多いでしょう。例えば、営業時間外には自動で案内を流したり、問い合わせ内容に応じて担当者へつないだりする仕組みがあれば、少人数でも効率的な電話対応が可能になります。

これらの悩みは、電話対応の仕組みを少し見直すだけで改善できる場合があります。次の章では、それぞれの課題に対して、どの電話機能が役立つのかを分かりやすくご紹介します。

悩み別・使うべき電話機能

前章でご紹介したような電話対応の悩みは、クラウド電話を利用することで改善できる場合があります。
クラウド電話とは、インターネットを利用して会社の電話を運用するサービスです。従来の固定電話のように電話回線やビジネスフォンを設置しなくても、スマートフォンやパソコンを会社の電話として利用できます。

また、電話をかけたり受けたりするだけでなく、時間外アナウンス、着信グループ、IVR（自動音声応答）、通話録音など、少人数での電話対応を支援するさまざまな機能を利用できることも特徴です。

一人・少人数の合同会社では、すべての機能が必要とは限りません。まずは現在の課題に合った機能から導入することで、電話対応の負担を大きく軽減できます。

悩み・困りごと	クラウド電話 お勧めの機能	できること
電話を取りこぼしてしまう	着信グループ・転送	複数人のスマートフォンへ同時着信したり、別の担当者へ転送したりできる
営業時間外も電話が鳴る	時間外アナウンス・留守番電話	営業時間外であることを自動で案内し、必要に応じてメッセージを録音できる
問い合わせ内容に応じて担当を分けたい	IVR（自動音声応答）	「営業は1番」「サポートは2番」など、自動で担当へ振り分けられる
言った・言わないのトラブルを防ぎたい	通話録音	通話内容を録音し、後から内容を確認できる
外出先でも会社番号で電話を受けたい	スマートフォン対応	外出先やテレワーク中でも、会社の電話番号で発着信できる

すべての機能を最初から導入する必要はありません。まずは現在の課題に合った機能から導入し、事業の成長に合わせて必要な機能を追加していく方法がおすすめです。

段階で考える「一人のうち」と「人が増えたら」

電話対応に便利な機能は数多くありますが、すべてを最初から導入する必要はありません。
合同会社では、事業の成長に合わせて必要な機能を追加していくことで、コストを抑えながら無理のない電話環境を構築できます。

一人で事業を運営しているうちは、電話を取りこぼさない仕組みを優先する

一人会社では、営業や打ち合わせ、現場作業などで電話に出られない場面がどうしても発生します。
そのため、まず導入したいのは次のような機能です。

• 時間外アナウンス … 営業時間外の着信に自動で案内を流せる
• 留守番電話 … 電話に出られない場合でも伝言を残してもらえる
• 転送・着信グループ … 外出先や別の担当者へ着信を転送できる

これらを活用することで、電話の取りこぼしを減らしながら、仕事とプライベートの切り替えもしやすくなります。

2人目・3人目を迎えたらIVR（自動音声応答）を活用する

従業員が増え、問い合わせの内容も多様になってきたら、IVR（自動音声応答）の導入を検討するタイミングです。
例えば、

• 「営業に関するお問い合わせは1番」
• 「サポートに関するお問い合わせは2番」

といったガイダンスを流すことで、お客様を適切な担当者へ案内できます。
また、問い合わせ内容ごとに担当を分けられるため、電話対応の効率化だけでなく、お客様をお待たせする時間の短縮にもつながります。

事業の成長に合わせて電話対応の仕組みを整えていくことで、少人数でも無理なく運用しやすい環境を構築できます。

IVRは「会社の規模が大きくなってから導入するもの」というイメージを持たれることがあります。しかし実際には、少人数の会社でも活用できる場面は少なくありません。次の章では、IVR（自動音声応答）の仕組みと、役立つ活用例をご紹介します。

IVR（自動音声応答）とは？合同会社での使いどころ

IVR（Interactive Voice Response：自動音声応答）とは、お客様へ音声ガイダンスを流し、ボタン操作によって担当者や案内先を振り分ける仕組みです。

「営業に関するお問い合わせは1番」「サポートをご希望の方は2番」といった案内を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。

IVRは大企業やコールセンター向けのイメージを持たれがちですが、近年ではクラウド電話の普及により、小規模な会社でも手軽に導入できるようになっています。

少人数でもIVRが役立つ場面

合同会社では、代表者や少人数のメンバーが複数の業務を兼任していることが少なくありません。
そのため、お問い合わせ内容を最初に振り分けるだけでも、電話対応の負担を大きく軽減できます。

例えば、次のような運用が可能です。

• 営業・採用・サポートなど、問い合わせ内容ごとに担当を振り分ける
• 営業時間外は自動音声で受付時間を案内する
• 担当者が外出中でも、別の担当者へ着信を転送する
• よくあるお問い合わせは音声ガイダンスだけで案内する

このように、IVRは電話を「自動で振り分ける受付」として機能するため、少人数でも効率的な電話対応を実現できます。

導入事例：IVRで問い合わせ対応を効率化

実際に、Widefoneを導入いただいた株式会社サンデジタルシステム様では、IVR（自動音声応答）を活用し、お問い合わせ内容に応じて担当者へ電話を振り分ける運用を行っています。

IVRを導入したことで、お客様は用件に応じた担当者へスムーズにつながるようになり、電話の取り次ぎにかかる手間を削減。電話対応の効率化と、お客様の利便性向上の両立を実現しています。
合同会社でも、事業の成長に合わせて担当者が増えてきたタイミングでIVRを導入することで、少人数でも無理なく電話対応を行える環境を整えられます。

株式会社サンデジタルシステム様の導入事例については、こちらの活用事例ページでも詳しくご紹介しています。

では、これらの電話機能は実際にどのような環境で利用できるのでしょうか。次の章では、Widefoneで利用できる主な電話機能と、合同会社におすすめのポイントをご紹介します。

Widefoneなら少人数でも効率的な電話対応を実現できる

Widefoneは、工事不要で導入できるクラウド電話サービスです。スマートフォンやパソコンを会社の電話として利用できるだけでなく、一人・少人数の合同会社に役立つさまざまな電話機能を利用できます。
事業の規模や成長に合わせて必要な機能を追加できるため、開業直後はシンプルに運用し、従業員の増加や問い合わせ件数の増加に応じて電話環境を拡張することも可能です。

IVR（自動音声応答）を月額1,500円から利用可能

Widefoneでは、IVR（自動音声応答）を月額1,500円（税抜）から利用できます。
「営業に関するお問い合わせは1番」「サポートをご希望の方は2番」といった音声ガイダンスを設定でき、お客様を適切な担当者へ案内できます。
高価な電話設備を導入することなく、少人数でも効率的な電話受付を実現できます。

時間外アナウンス・留守番電話・着信グループも利用可能

IVRだけでなく、営業時間外には自動音声を流したり、留守番電話へ切り替えたり、複数人のスマートフォンへ同時に着信させる「着信グループ」も利用できます。
電話を取りこぼしにくい環境を整えられるため、代表者一人で電話対応を行っている合同会社にもおすすめです。

スマートフォンやパソコンで会社番号を利用できる

Widefoneは、スマートフォンやパソコンから会社の電話番号で発着信できます。
オフィスだけでなく、自宅や外出先でも会社番号で電話対応ができるため、営業や訪問が多い方でも場所を選ばず利用できます。

03番号を受付番号として利用できる

Widefoneでは、03番号をはじめ全国56エリアの市外局番付き固定電話番号を利用できます。
03番号を会社の代表番号として取得し、その番号にIVRや時間外アナウンスを設定することで、会社の規模に合わせた電話受付を構築できます。

対象エリアはこちらをご確認ください 「固定電話番号の対応エリア一覧」

よくある質問

Widefoneにはさまざまな電話機能がありますが、「一人の会社でもIVRは必要？」「外出中でも会社番号で電話に出られる？」など、導入前によくいただくご質問もあります。ここでは、合同会社のお客様から寄せられることの多い質問にお答えします。

外出中でも会社の電話番号で着信できますか？

はい。クラウド電話であれば、スマートフォンやパソコンから会社の電話番号で発着信できます。
オフィスにいなくても会社番号で電話対応ができるため、営業や訪問が多い合同会社にも適しています。

営業時間外の電話にはどのように対応できますか？

Widefoneには、営業時間外の電話対応を自動化できる「時間外スケジュール」機能があります。
ガイダンス音声を流す・留守番電話と連携してメッセージを預かる・着信があったことを通知する、などの対応ができます。

従業員が増えたら、同じ会社番号を複数人で利用できますか？

はい。着信グループ機能を利用すれば、複数の担当者が同じ会社番号への着信を受けられます。
事業の成長に合わせて利用人数や電話機能を追加できるため、開業時から将来を見据えた電話環境を構築できます。

IVRの導入には高額な設備が必要ですか？

いいえ。Widefoneでは、高価なPBXや専用設備を導入しなくてもIVRを利用できます。
IVR（自動音声応答）を月額1,500円（税抜）から利用でき、スマートフォンやパソコンをそのまま電話端末として活用できます。

IVRは後から追加することもできますか？

はい。開業時は時間外アナウンスや留守番電話など必要最低限の機能で運用し、問い合わせ件数や従業員数の増加に合わせてIVRを追加することも可能です。
事業の成長に応じて電話環境を段階的に拡張できることも、クラウド電話のメリットの一つです。

まとめ：一人・少人数でも電話対応は工夫できる

一人・少人数の合同会社でも、時間外アナウンスや留守番電話、着信グループ、IVR（自動音声応答）などを活用することで、電話対応の負担を大きく軽減できます。

すべての機能を最初から導入する必要はありません。まずは現在の課題に合った機能から取り入れ、事業の成長に合わせて電話環境を充実させていくことが大切です。

最初は時間外アナウンスや留守番電話だけでも十分です。問い合わせ件数や従業員数が増えたタイミングでIVRを追加することで、無理なく電話環境を成長させられます。

Widefoneなら、工事不要でスマートフォンやパソコンから会社の電話を利用でき、IVRも手軽に導入できます。少人数でも効率的な電話対応を実現したい方は、ぜひご検討ください。

会社の代表番号をまだ取得していない方は、こちらの記事もご覧ください。
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