映像ソリューション、IoT、ITセキュリティを軸に事業を展開する株式会社サンデジタルシステム様。事業拡大にともない代表電話番号への入電が増えるなかで、受電対応の負荷をいかに下げるかが課題でした。

クラウドPBX「Widefone」を導入し、IVRによる代表電話の自動振り分け、約20の内線環境の構築、FAXの集約、既存番号の継続利用を実現。電話の一次受け対応を実質ゼロにし、本業に集中できる環境を構築しました。現在はサービスへの高い満足から、Widefoneのパートナーとしてお客様への拡販も進めていただいています。

電話の一次受けという課題をどのように解決し、本業に集中できる環境を実現したのか。その取り組みについてお話を伺いました。

導入前の課題― 多様な問い合わせの振り分けと一次対応の負荷

株式会社サンデジタルシステム様では、エンドユーザーからの新規お問い合わせや既存のお客様からのサポート問い合わせ、さらには販売パートナーからの連絡など、さまざまな電話が代表番号に集約されていました。そのため、まず問い合わせ内容を聞き取り、適切な担当者や部署へ取り次ぐ「一次対応」に多くの工数がかかっていました。

電話の内容によって担当部署が異なるなかで、迅速かつ適切に振り分けることは容易ではなく、受電対応が現場の負担になる場面も少なくありませんでした。限られた人員で事業を運営する株式会社サンデジタルシステム様にとって、受電の一次対応にかかる負荷をいかに軽減し、本来注力すべき提案・開発業務に集中できる環境を整えるかが、大きな課題となっていました。

導入効果 ― IVRで一次受けの工数を実質ゼロに

Widefone導入で最も大きく変わったのが、代表電話の一次対応です。以前は入電のたびに用件を確認し、担当部署へ取り次ぐ作業が発生していましたが、IVR（自動音声応答）による振り分けを導入したことで、この一次受けの工数を実質ゼロにすることができました。

用件ごとに適切な担当部署へ直接つながるようになったことで、お客様をお待たせする場面が減り、対応品質の向上にもつながっています。また、新規のお問い合わせにも迅速に対応できるようになり、商談機会の取りこぼし防止にも寄与しています。

電話の一次対応に人手を割く必要がなくなったことで、担当者は本来注力すべき提案・開発業務に集中できるようになりました。IVRによる自動振り分けは、業務効率化だけでなく、組織全体の生産性向上にも大きく貢献しています。

選定理由 ― 必要な機能と運用性を満たしていたことが決め手に

株式会社サンデジタルシステム様がWidefoneを選定した背景には、「必要な要件を無理なく満たせたこと」がありました。具体的には、長年利用してきた電話番号をそのまま引き継げる番号ポータビリティへの対応、業務に欠かせないFAXを継続利用できること、そして誰でも迷わず使えるシンプルな操作性です。

クラウドPBXへの移行では、「電話番号は変えたくない」「FAXは残したい」「運用を複雑にしたくない」といった課題が生じることも少なくありません。株式会社サンデジタルシステム様にとってWidefoneは、こうした要件をバランスよく満たしていたことが、導入の決め手となりました。

通信インフラに求めたのは「継続性」と「運用のしやすさ」

防犯カメラやIoT機器、セキュリティ製品を提供する株式会社サンデジタルシステム様にとって、電話やFAXはお客様やパートナーとの重要な接点です。そのため、通信インフラの選定においても、次のような点を重視されていました。

【既存環境を維持できること】

長年利用してきた電話番号をそのまま利用できること、業務に欠かせないFAXを継続利用できることは、移行時の負担を抑え、業務を円滑に継続するうえで重要な要素でした。

【安心して運用できること】

日常的に利用するインフラだからこそ、複雑な設定や特別な知識を必要とせず、誰でも使いやすいことが求められました。

【本業に集中できること】

電話の一次対応を効率化し、提案や開発といった本来注力すべき業務に、より多くの時間を充てられる環境づくりも重要なポイントでした。

レガシーPBXからの移行でも、これまでの運用を維持できたことを評価

以前からオンプレミス型のビジネスフォン（レガシーPBX）を利用していました。クラウドPBXへの移行にあたっては、電話番号やFAXの運用を維持しながら、できるだけ現場の運用を変えずに移行できることが重要な条件となっていました。

特に、取引先や既存のお客様との連絡に利用している電話番号を変更せずに済むことは、事業継続の観点からも重要なポイントでした。また、FAXを含めた既存の運用を維持できることで、現場への負担を最小限に抑えながらクラウド化を進めることができました。

Widefoneは、既存の電話番号をそのまま引き継ぎながら、IVRや内線機能などの新しい仕組みを導入できたことで、レガシーPBXからのスムーズな移行を実現しました。こうした点が総合的に評価され、株式会社サンデジタルシステム様でのご導入につながっています。

導入の内容 ― IVR・内線・FAX・電話番号をWidefoneに集約

株式会社サンデジタルシステム様では、代表電話番号をWidefoneへ移行し、IVR（自動音声応答）による問い合わせの振り分け、約20回線の内線運用、FAX環境の維持・集約を実現しました。

代表番号に着信した電話は、問い合わせ内容に応じてIVRが自動で振り分けを行い、営業、サポート、パートナー対応など、それぞれの担当部署へ直接接続される仕組みを構築しています。これにより、従来は人手で行っていた一次受けや取り次ぎ業務を大幅に削減し、お客様を待たせることなく、適切な担当者へつなげる運用を実現しました。

また、約20回線の内線環境をクラウド上で一元管理するとともに、業務に欠かせないFAXも継続利用できる構成を採用。さらに、番号ポータビリティを利用することで、長年利用してきた電話番号をそのまま引き継ぎ、取引先への番号変更案内や周知といった負担を発生させることなく移行を完了しました。

電話、内線、FAX、番号管理をWidefoneに集約したことで、システム運用そのものもシンプルになり、管理負荷の軽減と業務効率化の両立を実現しています。

また、Widefoneはスマートフォンを端末として利用できるため、機種変更にともない余っていた社員用の携帯電話端末をそのまま流用することができました。新たに専用端末を購入する必要がなく、導入時のコスト削減にもつながっています。

（図：Widefone導入構成イメージ）

※本構成図は、お客様へのヒアリング内容をもとに、導入内容を分かりやすく説明するために株式会社ワイドテックが編集・再構成したイメージ図です。
実際の構成とは一部異なる場合があります。

パートナーとしての拡販 ― 自社で実感した価値を、お客様にも提案

株式会社サンデジタルシステム様には、Widefoneの導入効果を高く評価いただき、現在はWidefoneのパートナーとして、お客様への提案・拡販にも取り組んでいただいています。

株式会社サンデジタルシステム様の強みは、本業である防犯カメラやIoT機器、セキュリティ製品の提案に加え、クラウドPBXを組み合わせたワンストップ提案ができることです。セキュリティ機器の導入を検討されるお客様のなかには、同時に電話環境の見直しや業務効率化を課題としているケースも少なくありません。

例えば、次のようなニーズに対して、Widefoneを組み合わせた提案が考えられます。

• オフィスや店舗の設備更新にあわせて、ビジネスフォンも刷新したい
• 会社の代表番号を維持したまま、スマートフォンでも電話を受けられるようにしたい
• 複数拠点の電話環境を一元化したい
• 機器の導入から通信環境の整備まで、一括して相談したい

自社で実際に導入・運用し、その効果を実感したからこそ、自信を持ってWidefoneをお客様へ提案されています。セキュリティと通信という2つの領域を組み合わせた提案は、お客様の業務効率化と利便性向上に貢献するとともに、提案の幅を広げることにもつながっています。

まとめ ― 電話対応の効率化は、業務改革の第一歩

クラウドPBXの導入というと、「電話をクラウド化する」「コストを削減する」といった側面が注目されがちです。しかし、事例が示しているのは、電話環境の見直しが、単なるシステム更新ではなく、業務の進め方そのものを改善する取り組みになり得るということです。

株式会社サンデジタルシステム様では、代表電話の一次対応を自動化し、内線・FAX・電話番号管理を一元化することで、限られた人員を本来注力すべき業務へ集中できる環境を実現しました。また、自社で実感した導入効果をもとに、お客様への新たな提案価値の創出にもつなげています。

電話は、多くの企業にとって最も身近でありながら、改善の余地が見過ごされやすい業務インフラの一つです。代表電話の取り次ぎ負荷や、複数拠点・複数担当者の電話運用に課題を感じている企業にとって、本事例は、電話業務の効率化と本業への集中を両立するための一つのヒントになるのではないでしょうか。

Widefoneからひとこと

本事例のように、電話の一次対応を効率化しながら、本業に集中できる環境を実現したいとお考えでしたら、ぜひご相談ください。

「代表電話の取り次ぎに工数がかかっている」
「電話番号は変えずにクラウドPBXへ移行したい」
「内線やFAXを含めて電話環境を整理・効率化したい」

このようなお悩みに、Widefoneがお役に立てるかもしれません。
Widefoneは、番号ポータビリティによる既存番号の継続利用、IVRによる自動振り分け、内線・FAXの一元管理など、お客様の現在の運用をできるだけ維持しながら、電話業務の効率化を実現します。

まずは、お客様の現在の電話環境や運用課題をお伺いした上で、最適な構成をご提案いたします。

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