活用事例
期間限定イベントでの電話問い合わせを交代制で共有し、
スムーズな来場者対応を実現
3日で緊急の電話窓口開設、
複数人対応に最適なクラウド電話「Widefone」の活用事例
地域の祭りや季節イベントなどでは、開催前後に多くの問い合わせが寄せられます。
しかし、短期間の開催に合わせて固定電話を新設するのは手間やコストがかかりすぎます。
また、運営メンバーが交代制で電話対応を行う場合、個人の携帯番号を公開するわけにもいきません。
今回は、短期イベント運営における「複数人での電話対応」を目的に、クラウド電話サービス「Widefone」を活用した事例をご紹介します。
導入団体概要
- 業種：地域イベント実行委員会（夏祭り・地域振興行事）
- 運営体制：ボランティア中心のメンバー約10名（うち4名が電話対応を担当）
- 利用期間：イベント準備～開催終了までの約2か月間
- 利用目的：お問い合わせ（出店等の外部関係者・来場のお客様）対応窓口としての運用
お客様の課題
- イベント開催前後に問い合わせが集中し、複数人で交代制の電話対応が必要
- 各担当者が自分のスマートフォンから対応したいが、個人携帯番号を公開したくない
- 固定電話を新設するには時間もコストもかかりすぎる
- 留守電・録音・時間外ガイダンスなど、最低限の電話機能は備えておきたい
- イベント終了後は窓口を閉じたいので、短期・低コスト運用が条件
Widefone導入後の効果
- 申し込みから3日で電話窓口開設：
機器の手配や回線工事を待つことなく、イベント準備期間中でもスピーディーに電話窓口を立ち上げることができた。 - 交代制での対応を実現：
同一の050番号を複数メンバーで共有し、Widefoneアプリを各自のスマートフォンにインストール。
誰かが不在でも他のメンバーが対応できる体制を構築し、問い合わせ対応の抜け漏れを防止。 - 個人携帯を公開せずに安全運用：
Widefone専用の050番号を発行し、チラシやSNSに掲載。
個人の番号を公開せずに問い合わせ対応ができ、プライバシーを確保。 - 工事不要で迅速に開設：
物理的な電話機や回線工事が不要なため、申込から短期間で運用開始。
イベント直前でも柔軟に電話窓口を立ち上げられた。 - 必要な機能をまとめて活用：
留守番電話・通話録音・時間外ガイダンスを活用し、不在時や夜間も来電内容を把握できる環境を整備。
録音内容を共有することで、引き継ぎや対応履歴の確認も容易に。 - 短期運用でも低コストを実現：
月額数千円から利用でき、イベント終了後はスムーズに解約可能。
契約期間の縛りがなく、短期運用でも無駄なコストが発生しない。
複数人・交代制での電話対応をどう実現するか―イベント運営が抱える課題
イベント期間中の問い合わせ対応では、「誰がいつ電話に出られるか」が最大の課題でした。
本業を持つメンバーがボランティアで運営しているため、日中・夜間で担当者が入れ替わります。
そのため、代表番号を共有しても、個人携帯では履歴や録音を共有できず、対応漏れが発生していました。
また、電話番号を個人の端末で公開すると、イベント終了後も個人宛に電話がかかってくる懸念があり、
「個人情報を守りつつ、複数人で共有できる仕組み」が求められていました。
固定電話でも携帯でも難しかった、“緊急×短期×複数人対応”という課題
実行委員会では、イベント期間中に発生する電話対応の負担を軽減するため、いくつかの電話手段を比較検討しました。
- 固定電話の新設
→ 回線工事や契約手続きに時間がかかり、短期間の利用には不向き。 - 携帯電話の新規契約（専用端末の購入）
→ 090番号付きのスマートフォンを新たに用意するには、端末費用と利用料金が高く、複数台分を揃えるのは現実的でない。 - 転送型電話サービスの利用
→ 転送先が個人携帯となるため、「個人番号を使いたくない」「複数人で共有したい」という要件を満たせない。
こうした課題を踏まえ、実行委員会が注目したのが、インターネットを利用して電話番号を運用できるクラウド電話です。
クラウド電話なら、物理的な回線や専用機器が不要で、メンバーがすでに持つスマートフォンやPCをそのまま利用できます。
「短期間だけ番号を使いたい」「複数人で交代制に対応したい」
という条件を満たせることから、クラウド電話の導入検討を本格的に進めることになりました。
クラウド電話「Widefone」を選んだ理由
いくつかのクラウド電話サービスを比較した中で、一番使いやすそうだと感じたのがWidefoneでした。
導入にあたって難しい設定や特別な機器がいらず、アプリを入れるだけですぐに使い始められるという点が魅力でした。
実行委員会のメンバーは全員が本業を持っており、システムの設定やマニュアル操作に時間を割けません。そのため、操作が直感的で、誰でもすぐ使えることが重要な条件でした。
Widefoneはアプリの画面もわかりやすく、スマートフォンがあればすぐ着信対応ができました。
申し込みから利用開始までの流れもスムーズで、イベント準備期間の短さを考えると、「すぐ使える」という安心感が決め手になりました。
選定のポイント
- 3日で電話窓口が開設できる
- 専用機器や工事が不要で、すぐに導入できる
- スマートフォンにアプリを入れるだけの簡単操作
- 初めてでも迷わず使えるシンプルな画面設計
- 申し込みから利用開始までがスピーディー
- 短期イベントでも導入・解約がしやすく柔軟に使える
実行委員会での実際の運用と効果
イベント専用の050番号を発行し、チラシや公式SNS、ポスターなどの広報物に掲載しました。
実行委員会のメンバー4名がそれぞれ自分のスマートフォンにWidefoneアプリをインストールし、交代制で同じ番号に着信できる体制を整えました。
メンバーの誰かが不在でも、ほかのメンバーがそのまま応答できるため、「誰が今出られるか」を事前に調整する必要がなく、電話対応がぐっとスムーズになりました。
運用のポイント
- 不在・夜間対応：自動で留守番電話に切り替わり、録音内容を全員で共有。対応漏れ・二重対応を防止できました
- 場所を選ばず着信可能：スマホから受電・折り返しができるため、開催準備や移動中でも迅速に対応できました
イベント終了後は、管理画面から簡単に契約を終了。
番号の廃止や設定の削除もオンラインで完結できたため、短期利用でも余計な手間やコストがかからずに済みました。
短期間の利用でしたが、設定も運用も想像以上に簡単で、電話対応の負担を減らすことができました。
限られた人員でもスムーズに対応でき、安心してイベント運営に集中できたと感じています。
今年の運営で得られたこの仕組みの便利さは、来年以降の開催でもぜひ活かしたいと思います。
毎年立ち上がる実行委員会の中で、「電話対応の仕組みはWidefoneで」という形が定着しそうです。
Widefoneからひとこと
本事例では、短期イベント運営という特殊な環境の中で、複数人による交代制対応と、共有性の高い電話環境をWidefoneで実現しました。
特にイベントや催しのように、期間が限られていて人員構成も変動するケースでは、「すぐに使えて、みんなで共有できる」仕組みが求められます。
Widefoneなら、工事や専用端末が不要で、スマートフォン1台から始められる手軽さが特長です。
メンバーがそれぞれの端末で同じ番号を共有でき、不在・時間外対応や録音共有といった機能も標準で利用可能。短期間でも本格的な電話運用を実現できます。
今回のようなイベント運営に限らず、短期プロジェクト、採用キャンペーン、期間限定店舗など、
「短期 × 複数人対応」が必要な現場に最適なクラウド電話ソリューションです。
03などの市外局番（固定電話番号）も対応
期間限定イベントや短期プロジェクトなど、「すぐに使える電話環境」や「複数人での共有対応」をご検討中の方は、ぜひお気軽にご相談ください。
Widefoneでは、050番号だけでなく、03・06などの市外局番（0ABJ番号）にも対応。
地域密着の信頼感を重視したい法人・団体様にもご利用いただけます。
Widefoneの導入や機能に関するご質問、お見積りのご依頼も、フォームから簡単にお送りいただけます。
※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です