企業の働き方改革や人材確保を目的に、フリーアドレス制を導入する企業が増えています。※

従来の固定席ではなく、社員が自由に席を選んで業務を行うスタイルは、コミュニケーションの活性化やスペースの有効活用、リモートワークとの併用による柔軟な働き方を実現するため、多くの企業で採用が進んでいます。特に、オフィスコスト削減やチームのコラボレーション強化を目的とした導入が増加傾向にあり、業種を問わず注目を集めています。

しかし、フリーアドレス制を導入した企業の中には、「業務効率が落ちた」という声も少なくありません。

例えば、「毎朝希望の席を確保するために時間を取られる」「固定電話がなくなり、顧客対応のスムーズさが失われた」といった課題が指摘されています。特に、電話対応を必要とする業務では、オフィス内のどこにいても代表番号や固定電話番号で発着信できる環境が求められており、従来のビジネスフォンに代わる新たな通信手段が必要になっています。

こうした課題を解決するために、クラウド電話「Widefone」を導入し、フリーアドレス制への移行をスムーズに進めた企業のユースケースをご紹介します。

※フリーアドレス導入率が初の5割超え、出社とテレワークの「理想の割合」に変化（日経クロステック：2024.06.05）
https://xtech.nikkei.com/atcl/nxt/column/18/02854/053100003/

導入企業概要

• 業種: 会計コンサルティング企業（税務・会計・M＆A）
• 従業員数: 約150名（うち約100名がWidefone利用）
• 拠点: 名古屋本社オフィス1拠点 + 一部リモートワーク

生産性向上を目指してフリーアドレス導入を決断

フリーアドレス制を導入したきっかけを教えてください

当社のコンサルタントは、クライアントとの打ち合わせや現地調査などの業務が多く、社内にいる時間には個人差があります。税務申告などの業務で長時間オフィスで作業するコンサルタントもいれば、監査対応や内部統制支援のために、お客様先に常駐するケースもあります。

従来の固定席では、外出が多いコンサルタントのデスクが長時間空席となることが多く、オフィススペースの有効活用が課題となっていました。また、コンサルタントの業務特性に適した柔軟な働き方を実現するため、フリーアドレス制の導入を検討しました。

固定席にかかるコストを最適化するとともに、業務の柔軟性を高めることで生産性の向上を実現したいとも考えました。働き方に応じた最適な環境を整えることで、コンサルタント一人ひとりがより効率的に業務を遂行できる体制を構築し、最終的には企業全体のパフォーマンス向上につなげることを目指しています。

業務負担や顧客対応の課題を抱えながらも、廃止できない固定電話の現実

固定電話に対してどのような課題をお持ちでしたか？

このような状況の中、個別に割り当てられた電話機が長時間使われないケースが頻発していたため、フリーアドレス導入と同時に、固定電話の廃止も行おうとしていました。固定電話にかかってきた電話を転送する手間や、担当者不在時の対応の煩雑さが業務効率を下げる要因になっていました。

特に、確定申告などの繁忙期には固定電話への着信が増える分、担当不在時の対応負荷が増し、内勤スタッフが本来の業務に割く時間が減少するだけでなく、意図しない時間外労働が発生するケースも多くなっていました。

また、担当者が不在の間にかかってきた問い合わせの内容を把握し、折り返し対応を手配する手間も増大し、結果として業務の煩雑化を招いていました。この状況は特に繁忙期に顕著で、電話対応がスタッフの負担となり、業務全体の効率を低下させる要因の一つになっていたのです。

こうした課題がありながらも、電話対応をする現場からは以下のような声があがり、固定電話を完全に廃止することは難しいという結論に至りました。

• 代表電話番号の廃止は、企業の信頼性や対外的な印象に悪影響を及ぼすのではないか
• 地域密着型サービスを提供している当社が、地元の市外局番の固定電話番号なくなることに違和感
• クライアントへ番号変更の周知にかかる手間と負担をかけたくない

クラウド電話の導入を決定した経緯を教えてください

固定電話の課題をリストアップしていく中で、改めて固定電話特有の「内線機能」の便利さに改めて気づかされました。

当社のクライアント様は、税務部門が行う毎年の税務申告だけではなく、会計監査や事業承継など、複数の部署が関与するケースが多いため、部門間の密な連携が必要です。また、営業担当者が外出中の場合でも、代わりに内線を通じてサポート部門や他のメンバーが迅速に対応し、顧客への回答スピードを維持することで、対応の迅速化を図っています。

このように、当社では内線機能を単なる通話手段ではなく、業務効率化や顧客対応の質を高めるツールとして積極的に活用しています。

フリーアドレスに適応しつつ、内線機能を維持できる手段として、クラウド電話以外に選択肢はありませんでした。スマートフォンやPCでどこからでも内線通話が可能になり、固定電話の煩雑さを解消しながら、従来の固定電話の煩雑さを解消しながら、従来のスムーズな情報連携を維持できる点が決め手となりました。

通話アプリと充実した機能が決め手

クラウド電話サービスの中からWidefoneを選択した理由を教えてください

最も魅力的に感じたのは、Widefone独自の通話アプリです。
クラウド電話のアプリには、海外製アプリのインストールを要求されるサービスも多くありますが、Widefoneは専用に開発されたアプリを採用しているため、機能面での信頼性が非常に高く感じられました。
電話帳や履歴など、アプリの操作性もよく、使いやすさでは従業員の評判も高いです。

また機能が充実している点も決め手の一つでした。社内で好評なのが「時間外スケジュール」機能です。時間外スケジュールでは、営業時間外の着信は自動的に留守番電話へ切り替わるため、意図しない時間外労働の抑制につながりました。

さらに、『時間外には自動的に留守電対応となる』ことをクライアントへ事前にアナウンスしたことで、従業員への業務負担を軽減するとともに、顧客の理解も得られやすくなりました。 結果として、時間外対応のルールが明確になり、スタッフのワークライフバランスの向上にも寄与しています。

将来的にはPCのソフトフォン活用も視野に入れています。ヘッドセットを使用することで両手が自由になるので、作業をしながらの通話によって、さらに生産性が向上するのではないかと考えています。

通信コストの削減が想定以上に大きかった

Widefone導入によってどのような効果を感じていますか

Widefoneを導入したことで、デスクに依存しない柔軟な働き方が実現し、オフィススペースを効率的に活用できるようになりましたが、通信コストの削減については、事前に想定していた以上の効果を実感しています。

Widefoneどうしの通話料は無料なので、外出先から自社への通話や、またコンサルタントどうしのやり取りにかかる通話コストがゼロになりました。設備に関わる固定費も削除できたため、通信コストの削減だけでなく、固定電話の維持管理にかかる費用も不要になり、オフィス全体の運用コストを最適化することができました。

（通信コストの削減）

• 固定電話機50台分のリース契約を解約し、年間コスト約150万円を削減
• 内線通話が無料になり、社内の通話コストがゼロに
• 物理的なPBXを撤去し、保守費用も削減

Widefoneに期待する機能やサービスはありますか

外部サービスとの連携を強化していると伺いましたが、会計ソフトとの連携を期待します。
例えば、着信時にクライアントの会計データが自動表示されるようになれば、財務情報の確認が即座にできますので、従業員の利便性が向上できるでしょう。

クライアントとの会話は、後のトラブルを防ぐために事前に承認を得たうえで、通話を録音しています。その通話データを文字起こしし、テキストデータで保存できるようになると、経費精算のコメントや対応履歴の記録に活用できるのではないかと考えています。

今後の機能拡充に期待しています。

Widefoneからひとこと

本事例では、フリーアドレス制の導入と同時に、固定電話の課題を解決し、業務の柔軟性を向上させた取り組みをご紹介しました。従来の固定電話は、オフィスの移動自由度を制限するだけでなく、転送の手間や担当者不在時の対応負担が大きな課題となっていました。Widefoneを導入することで、スマートフォンやPCでの通話環境を統一し、場所に縛られない快適な業務環境を実現することができました。

また、通話コストの削減や時間外スケジュール機能の活用による業務負担の軽減、さらには社内外のスムーズな情報連携にも貢献できたことを嬉しく思います。今後も、会計ソフトとの連携や通話の文字起こし機能など、さらなる利便性向上を目指し、機能の拡充を進めてまいります。

Widefoneは、ビジネスの進化に寄り添うクラウド電話として、これからも企業の皆様の働き方改革を支援してまいります。引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

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