オフィス移転やシステム刷新は、企業にとって大きな成長の一歩。
その裏で、多くの中小企業の経営者・担当者を悩ませるのが「固定電話番号の変更・引継ぎ」です。

• 「移転先で今の番号は使えるのか？」
• 「手続きが複雑で業務に支障が出ないか？」
• 「余計なコストや時間がかかるのでは？」

こうした疑問や不安は、事業運営に直結する重要な課題です。

本記事では、固定電話番号変更や移転の全体像を整理し、失敗なくスムーズに進めるための手順と注意点をわかりやすく解説します。

中小企業の経営者や現場担当者の方にとって、実務にそのまま役立つ「電話番号移転のロードマップ」としてご活用ください。

固定電話番号変更が必要になる主なケース

中小企業において固定電話番号の変更や引継ぎが必要になる場面は、決して少なくありません。
特にオフィス移転や通信システムの刷新では「番号をどう扱うか」が重要な経営判断となります。代表的なケースは以下の通りです。

（表：固定電話番号変更が必要になる主なケース）

ケース	説明
オフィス移転（市外局番が変わる場合）	移転先の地域によっては、現在の市外局番を引き継げず、新しい固定電話番号への変更が必要になる
通信事業者の変更・乗り換え	コスト削減やサービス改善を目的に事業者を変更する場合、固定電話番号の引継ぎや新規取得が必要になる
通信システムの刷新（PBXからIP電話への移行）	老朽化したPBXからクラウドPBXやIP電話に移行する際、番号体系を見直すケースが多い
事業拡大に伴う回線増設	新しい部署の設置や拠点追加により、固定電話番号を追加・整理する必要が生じる

固定電話の移転がなぜ負担になるのか？

固定電話番号の変更や移転は、単なる「番号の入れ替え」ではありません。
契約や工事の手続き、社内システムの設定変更、顧客や取引先への周知など、多くの作業が同時並行で発生します。

• 手続きが複雑で時間がかかる
• 一時的に電話が使えなくなるリスクがある
• 顧客や取引先への連絡漏れで信頼を損なう恐れがある
• コストが増大し、将来の拡張性にも不安が残る

こうした課題は、中小企業の経営者や担当者にとって大きな負担となります。
次章では、この「3つの壁」と解決策について整理していきます。

経営者・担当者が直面する「3つの壁」と解決策

固定電話番号の変更は、単なる手続きにとどまらず、業務全体に大きな影響を及ぼします。そのため、多くの経営者や担当者は次のような悩みに直面します。

壁1：複雑な手続きと時間の負担

通信事業者との契約、工事の手配、新しいシステムの設定など、複数のタスクが同時並行で進みます。一つひとつの工程に時間がかかり、専門知識も求められるため、担当者の負担は大きくなりがちです。

解決策：

• 専門家（通信事業者やベンダー）との密な連携・・・経験豊富な担当者と初期段階から連携し、不明点をすぐに解消できる体制を整える
• 詳細なスケジュール作成・・・各工程のリードタイムを把握し、余裕を持ったスケジュールを作成、進捗を定期的に確認する
• 必要書類の事前準備・・・事業者から求められる書類を事前にリストアップし、漏れなく準備を進める

壁2：業務への影響（不通期間や連絡漏れ）

切り替えのタイミングによっては電話が一時的に使えなくなり、顧客や取引先への連絡漏れにつながる可能性があります。結果として、ビジネスチャンスの損失や信頼低下のリスクが生じます。

解決策：

• 営業時間外や休日での切り替え・・・業務への影響を最小化するためのタイミングの検討
• 仮番号や転送サービスの活用・・・不通期間をできる限り短縮
• 社内外への計画的な周知・・・後述する「効果的な周知方法」を参考に、計画的に情報発信を行う

壁3：費用と将来の運用への不安

変更にかかる初期費用や月額費用が妥当なのか、さらに将来の事業拡大に対応できる柔軟性があるのかといった不安がつきまといます。費用対効果の最大化は、経営判断において極めて重要です。

解決策：

• 複数社からの見積もり比較・・・複数の見積もりを取得し、サービス内容と費用を比較検討する
• IP電話（クラウドPBX）の検討・・・初期投資を抑えつつ拡張性に優れたIP電話（クラウドPBX）を積極的に検討する
• 補助金・助成金の活用・・・IT導入補助金やオフィス移転関連の助成金など、利用可能な制度を調査・活用する

固定電話番号変更・移転の具体的な手順（チェックリスト）

ここでは、オフィス移転やシステム刷新に伴う固定電話番号変更の、一般的な流れを解説します。
そのままチェックリストとして活用できる内容になっていますので、計画を進める際の参考にしてください。

1．現状把握と要件定義

• 現在の電話回線契約内容、利用中のPBXや電話機の種類、月額費用を確認する
• 新オフィスで必要となる回線数、内線数、利用機能（転送、留守番電話、Web会議連携など）を明確にする
• 移転日やシステム切り替え希望日など、全体スケジュールを決定する

2．通信事業者・ベンダーの選定

• 複数の通信事業者やIP電話ベンダーに問い合わせ、要件に合った見積もりを取得する
• サポート体制、導入実績、費用対効果を総合的に評価し、最適なパートナーを選ぶ
• IP電話を検討する場合は、現在の番号を引き継げる「番号ポータビリティ」に対応しているかを必ず確認する

3．契約・工事の手配

• 選定した事業者と正式に契約を締結する
• 新しい回線工事やIP電話システムの導入工事日程を調整・手配する
• 必要に応じてLAN配線工事や電源工事も並行して進める

4．電話番号の切り替えとテスト

• 調整したスケジュールに沿って、新しい電話番号への切り替えを実施する
• 切り替え後、すべての内線・外線が正常に発着信できるか、FAXが使用可能かなどを徹底的にテストする
• 緊急連絡先や主要取引先への発信テストも忘れずに行う

5．社内（従業員へ）の周知

• 社内ポータル・掲示板掲示（新しい電話番号、切り替え日時、旧番号の利用期間など）
• メール・チャット準備（全従業員へ詳のメール送信、想定問合せでQ&Aセッションを設ける）
• マニュアル作成（新しい電話システムの使い方やトラブルシューティングのマニュアルを作成・配布）
• 名刺・封筒の変更（新しい電話番号が記載された名刺や封筒、会社案内などを手配し、旧番号の記載されたものは速やかに破棄）

6．社外（顧客、取引先、関係機関へ）の周知

• Webサイト・SNSで告知（公式サイトの「お知らせ」や企業情報、SNSで新しい電話番号を告知）
• メール署名変更指示（ 全従業員のメール署名を新しい電話番号に変更）
• 取引先への個別連絡:（主要な取引先や顧客には、移転・変更日より前に、個別にメールや書面で連絡）
• 自動音声ガイダンス設定:（旧番号に電話がかかってきた際、自動音声で新しい番号を案内する）
• 印刷物の変更（会社案内、パンフレット、広告物など）

IP電話への切り替えを検討すべき理由とメリット

オフィス移転やシステム刷新のタイミングは、老朽化した電話システムを見直し、IP電話（クラウドPBXを含む）へ移行する絶好の機会です。

IP電話とは、インターネット回線を利用して音声通話を行う仕組みで、従来の固定電話に比べて柔軟性・コスト効率に優れています。特に近年では、中小企業から大企業まで幅広い企業で導入が進んでおり、オフィス移転やテレワーク対応を機に切り替えるケースが急増しています。

（表：IP電話（クラウドPBX）への切り替えで得られる主なメリット）

項目	メリットの内容
コスト削減	通話料が安価（特に拠点間通話や携帯電話への発信） PBX機器の購入・保守費用が不要（クラウドPBXの場合） 回線工事費用を削減できる場合がある
柔軟な拡張性	内線数の増減が容易で、事業規模の変化に柔軟に対応可能 多拠点展開やリモートワーク環境でも、内線番号で連携できる
場所を選ばない利用	PCやスマートフォンを内線として利用可能、オフィス外でも電話対応ができる BCP（事業継続計画）対策としても有効
豊富な機能	CRM連携、通話録音、Web会議連携などで業務効率化が可能
管理の簡素化	BYODによる端末管理の簡便化 Web管理画面から設定変更や利用状況確認が可能 公私分計が可能なサービスもある

IP電話の導入には多くのメリットがありますが、重要なのはそれらを確実に実現できるサービスを選ぶことです。
コスト削減、柔軟な拡張性、リモートワーク対応、そして業務効率化——これらをバランスよく兼ね備えることが、導入成功のポイントとなります。

Widefone（ワイドフォン）なら、このすべてをワンストップで提供可能です。
オフィス移転や固定電話番号の変更をきっかけに、従来の制約を解消し、スピーディーかつ安心して新しい電話環境へ移行できます。

Widefoneで実現する中小企業の新しい電話環境

法人向けクラウド電話・アプリ「Widefone」は、オフィス移転や固定電話番号の変更といったタイミングに最適な、クラウドPBX型のIP電話サービスです。

03番号や050番号をスマートフォンやPCでそのまま利用でき、固定電話機に縛られない柔軟な電話環境を実現します。

• コスト削減：初期費用を抑え、月額1,200円～利用可能
• 高い拡張性：社員数や拠点数に応じて、すぐに内線を追加・変更可能
• 場所を選ばず電話対応：自宅や外出先でも、代表電話番号で発着信可能
• 業務効率化：通話録音、IVR（自動応答）、転送設定など、多彩な機能を標準装備

中小企業の経営者・担当者が抱える「手続きの負担」「不通期間の不安」「コストの悩み」をまとめて解消し、スムーズな移行と安心の運用を支援します。

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まとめ：スムーズな移行のための実践ポイント

オフィス移転やシステム刷新に伴う固定電話番号の変更は、単なる番号の入れ替えではなく、業務全体に影響する大きなプロジェクトです。

• どんな場面で番号変更が必要になるのかを理解する
• 「3つの壁」（手続き・業務影響・コスト）の対策を押さえる
• チェックリストで抜け漏れなく準備を進める
• 周知を徹底し、社内外の混乱を防ぐ
• 将来性を見据えて、IP電話（クラウドPBX）を積極的に検討する

これらを意識することで、移転や番号変更の負担を最小限に抑え、安心して新しい電話環境へ移行できます。
そして、これらのポイントをワンストップで実現できるのがWidefoneです。

番号ポータビリティ対応、スマートフォンでの03番号を始めとした固定電話番号の利用、通話録音や転送設定など、移転時に必要となる機能をすべてカバー。中小企業でも無理なく導入できる柔軟さとコスト効率を備えています。

Widefoneでは無料トライアルも実施中です。
まずは実際に体験して、スムーズな移行をぜひご確認ください。
ご不明点や具体的なご相談は、どうぞお気軽にお問い合わせください。