電話の着信に関するお悩み

産業用ロボットのメンテナンスサービス を提供しています。全国に1,000を超える現場のロボットを保守点検していますが、お客様からの問い合わせはコンタクトセンターを設置し、そこに一本化しています。

しかし、保守作業員が社用スマホの電話番号をお客様にお伝えしてしまい、保守員に直接作業を依頼してしまうケースが増えており、対応に頭を悩ませています。

コンタクトセンターを通すことでお客様のご要望を本社が把握し管理をしていますが、保守作業員に直接依頼が行くと、管理できない上に保守員の対応レポートに余計な時間がかかってしまいます。 また営業時間外に電話がかかってくることで、保守作業員の時間外労働につながっています。

保守作業員は外出が多いので、会社への連絡用として貸与している社用スマホを廃止することもできません。着信を制限や管理できる方法はないでしょうか。

時間外スケジュール機能で労務管理の問題を解決

スマートフォンの電源をオフにすると着信対応が不要になりますが、そのような対応ですとお客様のサービスに対する満足度を下げてしまう恐れがあります。

そこで、クラウドIPフォン「Widefone」の標準機能「時間外スケジュール」のご活用はいかがでしょうか。

時間外スケジュールでは、着信を受け付けない（取り次がない）時間帯を設定でき、また時間外の着信にはガイダンス音声を流すことができます。保守作業をされる方の休日や終業後には時間外スケジュールを設定し、ガイダンス音声でコンタクトセンターの番号を案内すれば、従業員に時間外労働が発生することなく、またお客様の依頼内容をコンタクトセンターに集約することができます。

社用スマホの貸与と労務管理にお勧めなのはWidefone

今回のケースのような使用方法でしたら、BYODフォン「Widefone」がコスト負担を抑えられ、かつ便利にご利用いただけると考えます。

Widefoneは、1ユーザーにつき1つの外線050番号が付帯したサービスです。スマートフォンにアプリをインストールすることで、お手元のスマホにもう一つの仕事用の電話番号を持たせることができます。このWidefoneには前述の、電話を取り次ぐ時間帯をコントロールする「時間外スケジュール機能」が標準で備わっています。

2台持ちから解放されるBYODとしても活用できる

お客様は現在、社用スマホを貸与されているとのことですが、Widefoneの活用方法として大きく2パターンが考えられます。

1つは、現在のスマートフォン端末にWidefoneをインストールして使う方法。2つ目は従業員の私物の端末にWidefoneをインストールする方法です。いずれも、現在のスマートフォンの契約を切り替えることで、月額基本料のコストが下がる可能性が大きいというメリットがあります。

（参考：法人契約音声SIM料金の比較）

	Widefone	S社	K社	B社	I社
初期費用	900円	3,000円	3,000円	3,000円	3,000円
月額基本料金	900円	1,980円	1,480円	1,000円	980円

※2023年5月当社調べ

さらに後者の「従業員の私物端末にWidefoneをインストールする方法」では、社用端末の維持管理コストがフリーになります。

加えて、従業員の方の目線では「私物スマホと会社スマホの2台持ちが不要になる」というメリットがあります。移動が多い働き方をされている場合、特に保守作業員の方でしたら移動に伴う荷物も多いものです。少しでも荷物が少なくなり、スマホを2台常に携帯しなければいけない不便さから解放されることで喜びの声も寄せられています。

このように私物の端末を業務で活用することを「BYOD」といい、近年注目されている使い方です。

時間外スケジュールを労務管理に役立てている事例

Widefoneをご利用いただいているお客様の事例をご紹介します。

導入の目的は、コストを抑えながら仕事の電話を従業員に貸与することで、労務管理が主な目的ではありませんでしたが、ご導入いただいた結果として従業員の皆様からは

このような良いリアクションをいただけたとのことです。

Widefoneの導入で、仕事の電話番号を貸与できる人数を増やすことができ、同時にコスト削減も実現されました。事例の詳細は以下よりご覧ください。

「どこにいても会社の電話が使える」とコスト削減を実現したBYOD事例

Widefoneを業務効率向上に活用できるシーン

労務管理という働き方の側面では、業務時間の区切りを明確にして時間外労働時間の縮小や削減を行う方法の他に、タイムパフォーマンス を向上させるという考え方もあるかと思います。

業務効率を向上させるために、Widefoneでは便利な機能が備わっています。

サーバー型全通話録音・・・成果を上げている電話対応者の通話内容を分析することで、対応部署全体のパフォーマンスの向上を図ることができます

不在着信メール通知・・・仕事中や会議中、外出や移動中、圏外の時…電話に出ることができない状況の時も重要な電話を把握することができます

公私分計・・・Widefoneの利用料や通話料は自動的に契約主体（管理者）に請求されるので、BYODでご利用の場合にも、従業員は通話料の請求を会社宛に行う手間が不要です

ワンストップ契約・・・Widefoneは回線とサービスが一体になっているワンストップで契約です。請求も1度におこなえるので月次の請求書対応業務がシンプルになります

外線050電話番号に便利な機能がセットになったサービス「Widefone」

Widefoneは1ユーザーに1つの外線050番号がセットになっているサービスです。コスト負担を最大限抑えることができるサービス設計となっており、Widefone独自の「時間外スケジュール」「不在着信メール通知」の機能は標準でご使用いただけます。

Widefoneは自社開発・自社運用のため、お客様のニーズに合わせたきめ細やかな機能開発をおこなっています。機能一覧ページでは、サービスごとに提供している機能、また今後の機能追加予定を一覧でご覧いただけますので、サービス比較検討の際にはぜひご参考ください。

仕事の電話に対して解決したい課題がある、実現したい機能があるなど、どのようなご相談もまずはお気軽にお問い合わせください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です