メールやチャット、Web会議などビジネスにおけるコミュニケーション手段は多様化していますが、従来からある内線・外線を有する固定電話（ビジネスフォン）による音声コミュニケーションも長年活用され続けています。

ビジネスにおける固定電話がインフラとして必要不可欠な存在になっている中で、「固定電話をなくしたい」強い思いを持ってクラウドサービスへ変更を行ったお客様の事例をご紹介します。

ショールームではスマホを、コールセンターでは固定電話を活用

クラウドＰＢＸ導入前の状況について教えてください

私たちは建築金物や産業機器に用いる部品の製造・販売を行っているメーカーです。東京に本社を置き、北関東・名古屋・大阪・福岡に支店や営業所を持ち、また各地でショールームを展開しています。特に東京は規模が大きく、1階から4階を小売店やサプライヤー向けのショールームとして開放し、4階から8階を執務室に、地下1階から2階を倉庫や機械室にしています。

500名近い従業員のうち、東京本社ビルに勤務するのは200名ほどです。
ほぼ全ての従業員にはスマートフォンを貸与しています。営業部には外出や出張時の連絡手段として、子育て世代の多いバックオフィスはテレワーク時の連絡手段として活用しています。さらに、「ショールーム内でのコミュニケーション」でスマホを大いに活用しています。

ホームセンターなど量販店と同じような使い方です。離れたフロアにいるスタッフに在庫を確認したり、受付に指示を出したり、ショールーム内を動き回るスタッフはスマホが必携です。

加えて、固定電話は50回線を収容するPBXを契約し、コールセンター用に30台、直通電話用に20台を配置していました。

古くからの顧客の要望にきめ細かく応えるため、また金物や機械部品という数多い製品の質問に答えるためには自社内でコールセンターを運用することが必須になります。常時10名ほどのスタッフを3交代で回すために固定電話を使用していました。
あとは、執務室にグループ単位で直通電話を配置していました。

PBXの管理運用の手間から解放されたい

どのような課題をお持ちだったのでしょうか

PBX管理の手間を削減することが課題でした。中でも最も負担を感じていたのが法定停電です。

固定電話は決められた順番通りに正しく電源を落とす必要があります。電源の落とし方が適切でなければ、その後に正しく起動ができないので、固定電話における「電源を切る」行為は死活問題で、可能な限り避けたいことです。

ですが、法定停電は毎年必ず発生します。
正しく起動したとしても、データが飛んでしまう可能性もあるので、予めバックアップを取っておく必要もあります。夜間に行われる法定停電のために従業員は変則勤務となってしまいますし、何か月も前から準備が必要です。

法定停電の準備と対応は、現場にかなり大きな負荷をかけていました。

加えて、PBXは内線の設定変更が発生する度に専門業者にお願いする必要があります。点検作業は自社スタッフではできません。これらの「小回りが利かない」状況にストレスを感じていました。

これらの手間を1つでも削減したい、という思いの元でクラウドへのスイッチを検討し始めました。

クラウドPBXの検討で見えてきた無駄な通信費

Widefone導入の決め手は何だったのでしょうか

クラウドPBXを検討していく中でWidefoneの専門コンサルタントをご紹介いただき、通信費にも改善の余地があることを教えていただきました。

当社の通信費の状況は、大手キャリアの「かけ放題」のプランで契約をしていたので、1台あたりの月額コストは通話料含めて3,500円ほどです。200名ほどの従業員にスマホを貸与していたので、スマートフォンにかかる通信費は月間で70万円ほどでした。

Widefoneの分析によると、ここから通信費が40％～60％削減できるとのこと。
このコスト削減効果の仕組みは「Widefoneどうしの通話」というシンプルなものでした。

当社の電話番号の使い方は3つのパターンしかありません。
1． ショールームでの従業員どうしの通話
2． 営業部や品質管理部、海外事業部が使用する外線電話（国際通話含む）
3． コールセンターが使用する外線電話（受信がメイン）

この中の「1」と「2」、つまり従業員同士の会話が通信費を削減できるポイントでした。Widefoneどうしの通話は通話料がかかりませんので、これらは月額基本料のみで運用ができます。

その他、Widefone独自の回線契約など、通信費削減のユニークなポイントをご提案いただきました。当社の場合は月額で30万円節約ができるという試算でした。

PBX管理運用の手間を省くためには、固定電話をやめる必要があります。複数あるクラウドPBXサービスとWidefoneの大きな違いは「運用コスト」であり、複数社の提案の中から最もコスト削減効果が期待できることを理由にWidefoneに決定しました。

電話の管理運用の手間から解放されたことを実感

運用し始めて新たに気づいたことはないでしょうか

実際に運用を開始するまでにすでにクラウドのメリットを感じていました。
まず良かった点として、契約から運用開始までの期間が短かったことが挙げられます。電話インフラのスイッチとなると、最低でも3～4か月はかかるものですが、回線や端末の構成が固まれば、そこから実際の運用までわずか3日で完了できました。

また、「スマホ＆固定電話」という通信手段の二重投資からの解放は、先に述べました通信費の削減効果だけではなく、請求や支払いのフローがシンプルになったというメリットも感じています。回線とクラウドPBXが同時に契約でき料金が一括請求である点は、電話の管理運用負荷も軽減されています。

これらに加えて今後は、開通・停止に数か月の日時がかかっていた法定停電への対策が不要になります。定期的にかかるPBXメンテナンスの保守工数も削減できます。クラウドへのスイッチで、PBX運用・管理・保守に関するあらゆる手間から解放されたことを実感しています。

クラウドPBXの導入は、「PBX管理の手間を省く」ことを目的にしていましたが、コスト面でも、運用面でもメリットを感じています。ユニークで便利な内線機能があるのですが、当社ではまだ活用しきれていないため、コールセンターを皮切りに内線機能を活用した生産性の向上に今後はチャレンジしていく予定です。

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