人手不足が続く今、限られた人員で業務を回すには、電話対応にも工夫が求められます。
特に繁忙時間帯や担当者が外出している際、会社の電話をどのように対応していますか？

「個人の携帯に転送する」「担当者の直通番号を案内する」といった運用は手軽な一方で、トラブルや非効率、情報管理のリスクを招くこともあります。

本コラムでは、会社の代表電話や日常の電話対応に関して、次のようなお悩みをお持ちの方におすすめです。

• 個人の携帯番号や担当者の直通番号を顧客に知られたくない
• 担当者がオフィスにいなくても、柔軟に電話対応したい
• 取次ぎや転送の手間を減らしたい
• 情報管理やセキュリティを徹底したい

本記事では、代表電話番号を活用したスマートな電話対応の方法と、それを実現するクラウド電話「Widefone」の活用法をご紹介します。

はじめに：会社の電話、どうやって転送していますか？

多くの企業では、代表電話にかかってきた着信を、オフィスにいるスタッフが受け取り、内線で担当者に取り次ぐ運用が一般的です。しかし近年は、外出やテレワークが当たり前となり、人手不足も深刻化。その結果、
「電話に出られる人がいない」
「社内での取次ぎに時間がかかる」
といった課題が、より顕在化しています。

「個人の携帯に転送している」「担当者に直通番号を伝えている」現状のリスク

こうした状況への対応策として、個人の携帯電話に転送したり、顧客に担当者の直通番号を伝えるケースも多く見られます。
一見すると便利な方法に思えますが、実は以下のようなリスクを伴います。

• 担当者の退職や異動により、顧客との連絡が途絶える
• 私用連絡や時間外対応が増え、業務とプライベートの境界が不明確に
• 通話履歴や対応内容が社内で共有されず、情報の属人化が進む
• セキュリティや個人情報保護の観点から、管理が煩雑・不十分になる

このように、一時的な対処法としては機能しても、継続的かつ組織的な電話対応の仕組みとしては不十分です。

一時的な対応としては有効でも、持続可能な運用とは言いがたく、属人化を防ぎつつ、誰でも対応できる体制の構築が求められます。

テレワーク・外出対応の増加で課題が顕在化

テレワークの定着や外出機会の増加により、「代表電話＝オフィスで対応するもの」という従来の前提は、もはや通用しなくなりつつあります。

限られた人員で電話対応を円滑に行うには、誰がどこにいても、会社の代表として電話に出られる環境が不可欠です。いま求められているのは、固定電話に縛られない、柔軟で持続可能な電話体制の構築です。

第1章：なぜ「個人番号での対応」は避けるべきなのか

電話対応を担当者任せにしている企業では、顧客に個人の携帯番号や直通番号を伝える場面が少なくありません。一見すると便利な運用のように思えますが、長期的にはさまざまな問題を引き起こす可能性があります。

個人番号の流出によるトラブル（退職・私用連絡・セキュリティ）

担当者の携帯番号を業務用として使い続けることには、以下のようなリスクがあります。

• 退職後も旧番号に顧客から連絡が入り、連絡が途絶える
• 私用連絡が増え、業務時間外にも対応を求められる
• 社用と私用の区別が曖昧になり、通話履歴や情報の管理が困難に
• 外部への番号流出により、セキュリティ事故のリスクが高まる

個人の携帯番号は本来、企業の資産ではなく個人の所有物であるため、組織としての一元管理が難しく、結果的にトラブルの温床になりかねません。

個別対応の限界：共有されない情報、属人化する業務

個人の携帯番号で顧客対応を行う運用は、短期的には便利でも、長期的には組織運営にさまざまな課題をもたらします。特に情報共有の不十分さや、業務の属人化は、対応の質やスピードに影響し、顧客満足度を損なう要因にもなります。

（主な課題とその影響）

課題	内容	生じるリスク・影響
業務の属人化と非効率	個人の番号で対応することで、その業務が担当者に依存。引き継ぎや代替対応が難しく、情報共有も不十分	・対応漏れやミスの発生 ・顧客満足度の低下 ・業務全体の効率低下
顧客とのやり取りが社内で共有されにくい	個人の電話でのやり取りは記録が残らず、対応状況が見えにくい。チーム内での情報共有が困難	・二重対応や伝達ミスの発生 ・対応履歴の追跡不可

第2章：代表電話を活用したスマートな転送とは

これまで述べたように、個人の携帯電話や直通番号に依存した電話対応は、業務の属人化や情報共有の不足といった課題を引き起こします。これを解決するには、「会社の電話」を個人ではなく組織の資産として運用する視点が欠かせません。代表電話を活用することで、よりスマートで効率的な対応体制を構築できます。

電話は「会社全体の資産」として扱うべき

電話対応は営業、サポート、問い合わせ対応など、あらゆる業務の起点となる重要な接点です。だからこそ、担当者任せにせず、「会社全体で管理・共有する資産」として扱う必要があります。属人化を防ぎ、誰が応対しても一定の品質を保てる体制づくりが求められます。

クラウド電話の代表電話番号の利用で、どこでも受電可能に

クラウド電話サービスを活用すれば、代表電話への着信を在宅勤務中のスタッフや外出先のスマホ・PCでも受けられます。物理的な電話機がなくても、ネット環境があればどこでも対応ができるため、オフィスに縛られない柔軟な働き方を実現できます。

クラウド電話とは？

クラウド電話とは、従来の物理的なビジネスフォンに代わって、インターネット回線を通じて通話を行う仕組みです。

（クラウド電話の主な特徴）

特徴	内容
場所にとらわれず通話が可能	スマホやPCから、オフィスの代表電話番号で発着信できる
初期コストを抑えられる	電話機やPBX装置の設置が不要
拡張・変更が柔軟	内線の追加や転送ルールの変更もオンラインで簡単に設定可能
録音・履歴管理などの機能が充実	通話内容の記録や、応対状況の見える化ができる

クラウド電話は現代の多様な働き方や組織のニーズに対応する、柔軟かつ効率的な電話運用の手段として注目を集めています。

転送ルールや通話履歴、録音まで一元化できる強み

さらに、クラウド電話では以下のような機能を一元的に管理できます。

• 時間帯や曜日、着信先に応じた転送ルールの設定
• 誰がいつ対応したかを記録する通話履歴の管理
• 万が一のトラブルに備えた録音機能機能

これにより、対応漏れや二重対応を防止できるだけでなく、応対内容の可視化による業務改善にもつなげることができます。

次に、こうしたクラウド電話の中でも、シンプルかつ高機能で選ばれている「Widefone」について詳しくご紹介します。

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第3章：Widefoneで実現する、スマートな電話運用

クラウド電話「Widefone」（ワイドフォン）は、代表電話番号を活用したスマートな電話運用を実現するための機能を幅広く備えています。場所や担当者に縛られず、会社として一貫した電話対応ができる環境を整えることで、業務の効率化と顧客対応の質の向上を同時に叶えます。

代表電話番号の取得が可能

全国どこでも利用可能な市外局番（例：03・06など）を取得でき、企業としての信頼性を損なうことなく、柔軟な電話対応体制を構築できます。オフィスが複数拠点に分かれていても、1つの代表電話番号で一元管理が可能です。

代表電話番号で発信が可能

会社の電話番号で、受電だけでなく発信が可能になります。信用度の高い会社の代表番号で発信できれば、お客様の信用度は高まります。それを、外出先の社員がどこにいても発信することができるのです。

スマホアプリでの受電（個人番号は非公開）

専用アプリをスマホにインストールするだけで、外出先や在宅勤務中でも代表電話番号での受発信が可能。相手には個人の番号が表示されないため、プライバシーやセキュリティの確保にもつながります。

録音・通話履歴の管理

通話録音は、日時・対応者などの履歴とともに管理画面で確認できます。これにより、対応の見える化・情報共有が進み、引き継ぎやトラブル対応もスムーズに行えます。

必要な機能を選べるプラン制

Widefoneは、業務規模や目的に応じて必要な機能を選べます。無駄なコストをかけず、自社に最適な電話体制を構築することができます。

第4章：導入事例とその効果

Widefoneは、業種や企業規模を問わず、さまざまな現場で電話対応の課題を解決してきました。ここでは、実際の導入事例から得られた主な効果をご紹介します。

導入効果	Before（導入前の課題）	After（Widefone導入後の改善）
担当者に電話が集中しなくなった	代表電話を特定の担当者がすべて対応し、業務負荷が偏っていた	転送ルールの活用（代表一斉着信/代表リレー着信）により、複数メンバーで着信を分担。対応スピードが向上し、負荷も平準化
担当交代時も番号を変えずに対応できた	担当者の携帯番号を顧客に案内していたため、異動・退職時に番号変更の案内が必要だった	代表電話番号を起点に転送先を変更するだけで対応可能に。番号はそのままでスムーズに引き継げる
電話応対の見える化で業務改善につながった	応対内容が把握が難しく、クレーム対応や社内共有に不備があった	録音や履歴により「誰が・いつ・何を」応対したかが明確に。品質改善や業務管理に活用できる
テレワーク中の代表電話対応が可能に	代表電話がオフィスにしかなく、在宅勤務中は着信対応ができなかった	スマホ・PCで代表電話番号の着信が可能に。出社不要で、在宅でもリアルタイム対応ができるように
通話履歴の共有で連携がスムーズに	応対内容が個人に閉じており、伝達ミスや対応の重複が起きていた	通話履歴をチームで共有可能に。引き継ぎや二次対応も円滑に行えるようになった

代表電話番号の着信を個人端末に転送するだけの運用では、情報共有や品質管理、引き継ぎ対応において限界があります。

Widefoneなら、代表電話番号を中心に据えたクラウド型の仕組みにより、属人化しないスマートな電話体制を実現できます。

おわりに：個人番号に頼らない、これからの働き方に合った電話対応へ

テレワークや外出の機会が増え、働き方が多様化する中で、「どこにいても会社として一貫した対応ができること」が求められています。

個人の電話番号を伝えずに、代表電話番号で受電・発信ができる仕組みは、社員のプライバシーを守るだけでなく、会社全体の信頼性や業務効率の向上にもつながります。

「個人の番号を出さずに、代表電話番号でどこでも受けられる。」
それが、Widefoneのクラウド電話です。
柔軟な運用が可能なプランをご用意しています。

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