電話の着信に関するお悩み

会議や打ち合わせ、移動中など電話対応ができない時は、留守番電話に切り替えメッセージを預かっていますが、業務に追われて確認漏れが発生しています。

また、メッセージが残されるたびに留守番電話センターに電話をかけて確認するという作業も、地味に手間がかかります。効率を重視して、スピーディーに情報を得たいのですが、留守番電話センターへのアクセスを煩わしいと感じています。

留守番電話の確認を、確実かつ簡単で効率よく行える方法はないでしょうか？

留守番電話メッセージがメールで届くWidefoneで解決

クラウドIPフォン「Widefone」の標準機能である留守番電話では、管理画面から再生するだけでなく、録音されたメッセージを音声ファイルとしてメール添付で送信させるように設定できます。

例えば、営業担当者宛の留守番電話を、所属するチームのメーリングリストに送付することによって、チーム全員で留守録確認ができ、確認漏れのリスクを減らすことができます。

留守録メッセージはメールの添付データを確認すればいいだけですので、再生するための手間も限りなく減らすことができます。

従来の「留守番電話センター（特番）に電話をかけてメッセージを確認する」方法ではなく、メールでメッセージを受け取るWidefoneのメリットや活用シーンについて、以降でご案内します

留守録メッセージがメールで届くメリット

1．確認が簡単
留守番電話のメッセージが音声ファイルとしてメールに添付されている場合、ワンクリックで再生できるため、すぐに簡単に確認ができます。また、メールはスマートフォンやタブレット、パソコンなど、さまざまなデバイスで確認できるため、外出先や移動中でも留守番電話の内容を把握することができます。

2．管理が簡単
メール添付による音声ファイルで届くメッセージは、保存や検索、分類をすることで管理が簡単に行えます。メールサーバーにメッセージが残るため、万が一のバックアップも安心です。

3．共有が簡単
メールで届いたメッセージは、必要に応じて他の人に簡単に転送できます。これにより、チームメンバーや関係者と迅速に情報を共有することができます。音声ファイルの送り先にメーリングリストを設定することで、即時の共有もできます。

確認や管理、共有が簡単になるため、音声通知を聞き逃したり、見逃したりするリスクが減少します。
これらのメリットにより、留守番電話のメッセージがメールで届く仕組みは、利便性が高く、ビジネスシーンで非常に役立つ機能と言えます。

メールで届く留守番電話の活用シーン

留守番電話の内容をメールで確認できることは、日々の業務に追われているビジネスパーソンの業務効率化につながると同時に、留守番電話への確実な対応が可能になります。

その他、以下のようなシーンや対象者がこの機能を活用できます。

1．リモートワーク中
自宅や別の場所でリモートワークをしている時に、オフィスにかかってきた電話のメッセージをメールで受け取ることができます。従業員に社用端末を貸与していないなど、物理的に電話を受ける手段がない環境でも情報を把握することができ、業務の遅延を防ぐことができます。

2．コンプライアンス対策
留守番電話に残されたメッセージを一定期間保管することで、後からコンプライアンス関連の調査が必要になった際に証拠として活用できます。これにより、口頭での指示や報告に対する証拠が確保でき、透明性が向上します。

3．デジタルネイティブ/テキストコミュニケーション
メールやメッセージアプリなど、リアルタイムかつインタラクティブなコミュニケーション手段に慣れたデジタルネイティブ世代（主に若年層）は、電話をかけて確認するプロセスを旧式で面倒だと感じることが多いです。即時応答やチャットツール、SNSなどのテキストによるインスタントコミュニケーション手段を好む人も同様です。

4．頻繁にメッセージを受け取る人
外回りが多い営業担当者、クリニックや専門家オフィスでの予約管理、経営者や役員の秘書業務など、お客様やクライアントとのコミュニケーションを中心としたビジネスでは、頻繁に留守番電話を受け取るため、そのメッセージを効率的に管理し、迅速に対応することが重要です。留守番電話のメッセージをメールで受け取る機能などを活用することで、ビジネスの効率を向上させることができます。

留守番電話の確認漏れや手間を解消するWidefoneの魅力

ビジネスの現場では、留守番電話のメッセージ確認が煩わしく、重要なメッセージを見逃してしまうリスクがあります。Widefoneは、そんな課題を解決する便利なクラウドIPフォンです。

Widefoneの最大の特徴は、留守番電話のメッセージをメールで受け取れる機能です。この機能により、電話に出られないときでも、即座にメッセージの内容を確認できるため、確認漏れの心配がなくなります。また、メールでメッセージを受け取ることで、手動で電話機にアクセスして確認する手間も省け、業務の効率化が図れます。

さらに、Widefoneでは、メッセージが音声ファイルとしてメールに添付されるため、スマートフォンやPCなど、どのデバイスからでも簡単に再生して内容を把握できます。この利便性により、外出先や会議中でも迅速に対応でき、ビジネスチャンスを逃すリスクを軽減します。

留守番電話の確認にかかる手間を省き、重要なメッセージを見逃さずに対応できる環境を整えるために、Widefoneの導入をぜひご検討ください。

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