電話の着信に関するお悩み

学習塾を経営しています。電話での問合せが多いのですが、受付や電話担当スタッフが常駐しているわけではないので、講師が電話対応をしなければいけないケースが出ており、授業への影響が出てきています。

保険の問合せ窓口に電話をすると「契約に関する問合せは1を、事故に関する問合せは2を・・・」というボタン操作で問合せ内容をふるいにかけるシステムがあります。そのような音声ガイドが流れる仕組みを当塾でも導入すると、電話対応を減らしたり効率良くしたりできますか？

手軽で安いクラウドサービス「NEON IVR」で解決

学習塾や学校、歯科などもそうですが、お客様が一定期間通われる施設の場合には、問合せ電話のファーストコンタクトで「新規顧客か・既存顧客か」だけでも判別すると電話対応効率が非常に高まります。

新規顧客の場合…契約を検討されているお客様は営業担当など専用のオペレーターに繋ぐ

既存顧客の場合…さらに条件を分岐させ、「授業スケジュールの問合せは専用フォームへ誘導」「欠席連絡はボタン操作で完結」

このように、音声ガイダンスとボタン操作の設定で効率的にお客様の問合せへ対応ができます。

お客様が検討されている、ボタン操作と音声ガイドでお客様の問合せに対応できる仕組みは、IVR（Interactive Voice Response）と言います。「音声応答システム」とも呼ばれ、お問合せ窓口が代表的ですが、電話を用いてアクセスするサービスでの利用が増加しています。

電話対応の効率を上げることを主な目的として利用が進んでいますが、
お客様を電話口でお待たせしない 担当部署につながるまで（架電者の課題が解決するまで）の時間が短い 顧客満足度の向上を狙っての導入も増えています。

「電話対応を減らしたい」という課題もお持ちでいらっしゃいますが、例えば保護者や生徒の電話番号をホワイトリストに登録し、その他をシャットアウトする設定をすると、営業電話などがつながることがなくなりますので、電話対応に割くリソースを減らすことができます。

IVR（自動音声応答）一般的な特徴

IVRの導入は、前述のように電話対応の効率を上げながら顧客満足度を向上させるメリットがあります。その他、電話対応スタッフのシフトを減らしたり、コールセンターや電話代行を解約することでコスト削減メリットも生まれます。その他、一般的なIVRの特徴をご紹介します。

自動音声ガイダンス

利用者が必要な情報やサービスを選択できるように、自動音声でメニューオプションを案内します。

ユーザーの入力受付

利用者は、音声指示に従って電話のキーパッドを使って入力することで、情報を入手したり、特定の操作を行うことができます。

時間と場所を選ばないアクセス

利用者は、24時間365日、どこからでもサービスにアクセスできます。

迅速なサービス提供

待ち時間を減らし、迅速に情報やサービスを提供することができます。
例えば、銀行のIVRシステムを利用する場合、口座残高の確認、最近の取引履歴の確認、支払いの実行など、電話一本で多くのことが行えます。このシステムは、直接人と話す必要がないため、多くの場合、時間を節約することができます。

NEON IVRの特長とメリット

株式会社ワイドテックは、民間独立企業としての電話事業を10数年自社開発で行っています。
数多あるサービス群の中で「NEON IVR」は、クラウドサービスの特徴である「手軽に・安く利用できる」はもちろんのこと、独自のメリットを持っています。

自動音声応答サービス「NEON IVR」とは

通話料が安い！SMSも安い！

自社050番号を保有し、国内通信キャリアと直接提携しているので、他社クラウド型IVRサービス（海外の電話基盤（CPaaS）を利用）と比べ、通話料・SMS送信料金が圧倒的にお得です。

利用料金が安い！

月額基本料3,000円という低価格に加え、電話番号維持費と着信料金が不要。お客様に「気軽に」「手軽に」使っていただける料金体系になっています。

手軽に使えるクラウドサービス

インターネットを通じて利用できるクラウドサービスなので、専用の装置や機器の購入や工事が不要。短期間で導入ができます。また、導入後も設定変更がインターネット上ですぐにできて便利です。

NEON IVRのユニークなSMS送信機能

また、NEON IVRはSMS送信機能に独自の特長があります。

独自の短縮URL

SMSには「1通70文字以内」の文字数制限がありますが、NEON IVRはどんなに長いURLでも21文字に短縮し、SMSに貼り付けて送信できます。

長文連結送信

文字数制限があるSMSですが、独自の長文連結技術で日本語で最大660文字、半角英数字のみであれば1,530文字までの長文メッセージの送信ができます。

到達を確認できる送信履歴画面

送信先の携帯電話番号に正しく到達したかどうかを確認することができます。

NEON IVRのSMS送信の特長はまだまだあります。以下のページもあわせてご参考ください。

SMS（ショートメッセージ）送信‐NEON IVR機能紹介

IVR（自動音声応答）の活用シーン

お客様向けに問合せ電話番号を提供しているのでしたら、業種や企業・団体の規模を問わず、IVRシステム導入によってメリットが期待できます。以下に、導入が特に進んでいる業界とその理由をご紹介します。

金融業界（銀行、保険、証券）

顧客は自分の口座の残高を確認したり、最近の取引を確認したり、支払いを行ったりする必要がある場合が多いです。IVRを利用することで、これらの操作を迅速に、そして24時間365日利用可能にします。これにより顧客満足度が向上し、オペレーターの負担も軽減されます。

IT・情報通信・サポートデスク

顧客が自分のプランを管理したり、料金を確認したり、トラブルシューティングの手順に従いたい場合など、多岐にわたるニーズに対応する必要があります。IVRシステムを通じて、これらの一般的な問い合わせに自動で回答することで、顧客サービスの効率を大幅に向上させることができます。

医療・ヘルスケア業界

患者が診察の予約を取りたい、診察結果の確認や処方箋の更新などを行いたい場合に、IVRシステムが役立ちます。24時間対応可能なIVRシステムを導入することで、患者の便宜を図りつつ、医療スタッフの作業負担を軽減できます。

公共サービス（電力、水道、ガスなど）

顧客が料金の確認や支払い、サービスの停止や再開を行う必要がある場合、IVRシステムを通じてこれらの手続きを簡単に行えます。これにより、顧客サービスの迅速化と効率化を図ることができます。

観光業界（ホテル、宿泊施設など）

客室の予約やキャンセル、空室状況の確認、サービスのリクエストなどを電話を通じて行うことができます。24時間対応可能なシステムを導入することで、顧客は自分のスケジュールに合わせて必要な手続きを行うことができ、顧客満足度の向上につながります。

人手不足や働き方改革を背景に電話対応の効率化が課題になっています。
それを解決する仕組みの一つがIVRです。

NEON IVRは自社開発・自社運営のサービスです。 そのため、お客様のニーズに沿った小回りの利く対応をしております。仕事の電話で解決したいお悩みがある、実現したい理想がある、どんな小さなことでもぜひ私たちにご相談ください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です