代表電話（固定電話）に関するお悩み

当社では、不動産の売買・賃貸仲介業務を行っており、全国の営業拠点やカスタマーサポート窓口で固定電話を活用しています。現在、各営業拠点の代表電話（お問い合わせ専用電話番号）にかかってくる新規のお客様からの問い合わせは、受付担当が一次対応し、その後、各営業担当が折り返し連絡をする形をとっています。しかし、営業担当者は現地調査や内覧などで外出していることが多く、スムーズな情報伝達が難しい状況です。

また、すでにお問い合わせをいただいているお客様とのコミュニケーションは、営業担当に持たせている会社端末（スマートフォン）で行っていますが、休業日や営業終了後にも問い合わせが発生し、時間外労働の負担が増加しています。

こうした状況を改善しつつ、営業機会を逃さない方法として、NTTのボイスワープのような電話転送サービスとクラウドPBXのどちらが適しているかを検討しています。それぞれのメリット・デメリットを踏まえ、最適な導入方法についてアドバイスをいただきたいと考えています。

（課題のまとめ）

• 担当外出時のスムーズな情報連携
• 営業時間外の電話対応の負担増加
• 営業機会を逃さず、業務負担を軽減したい

固定電話の使用シーン（規模や運用）を整理して解決

結論から言いますと、電話転送サービスは「シンプルな電話転送」に適しており、手軽に導入できます。一方、クラウドPBXは「コスト削減・業務効率化・管理のしやすさ」を重視する企業に向いています。

そのため、一時的な外出時の対応や限られた範囲での転送を考えている場合は、電話転送サービスが適しています。一方で、リモートワークや複数拠点での通話管理、営業時間外の対応を効率化したい場合は、クラウドPBXの導入が有効です。それぞれのサービスの特徴は以下の通りです。

電話転送サービスとクラウドPBXの比較

	電話転送サービス	クラウドPBX
概要	固定電話にかかってきた電話を、別の電話番号に転送するサービス	インターネットを通じて、スマートフォンなどで発着信や内線通話ができる電話システム
機能	事前に設定した転送先へ自動転送	内線通話、外線発着信、IVR、履歴や録音など通話管理
対応可能なデバイス	固定電話・携帯電話/スマートフォン（転送先）	スマートフォン、パソコン、IP電話機
コスト	初期費用、月額基本料（固定費）の他、変動費として転送ごとに通話料金が発生	初期費用、月額基本料の他、通話料が必要
着信対応の柔軟性	転送先からは再転送ができない、など運用の柔軟性は低い	複数人に順番に着信する、一斉に着信する、時間外は着信を止めるなど、柔軟な運用ができる

電話転送サービスは、既存の固定電話をそのまま活用しながら、外出先や別拠点への転送機能を追加できるため、導入が手軽です。シンプルな仕組みですが、特定の番号に転送するだけのため、通話の管理や柔軟な運用には限界があります。ただし、転送された通話を記録・管理できるサービスを別途導入すれば、利便性を格段に向上させることが可能です。

一方、クラウドPBXは、従来の電話システムを入れ替える形で導入されるため、初期設定や運用の見直しが必要です。その分、スマートフォンやPCでも会社番号で発着信できる、内線通話が拠点を超えて利用できる、通話履歴や録音を管理できるなど、運用の自由度が大幅に向上します。

どちらを選ぶかは、手軽さを優先するか、長期的な業務効率化を重視するかがポイントになります。

電話転送サービスが向いている企業

電話転送サービスは、シンプルな転送機能を手軽に導入したい企業に最適です。

• 外出時の転送を「一時的に」利用したい
• 電話の受信は必要だが、発信や詳細な通話管理は不要
• 社内の電話システムを大きく変更せずに運用したい
• 初期コストを抑えて、すぐに導入したい

クラウドPBXが向いている企業

クラウドPBXは、柔軟な運用とコスト削減を重視する企業に最適です。

• 電話設備の管理・運用コストを削減したい（長期的にコスト削減したい）
• リモートワーク対応が必要（スマホ・PCアプリでどこでも受発信したい）
• 内線通話やIVR（自動音声応答）を活用したい
• 通話履歴や録音を管理し、業務効率を向上させたい
• コールセンターやカスタマーサポートの運用がある

課題解決に最適なサービスとは？

電話転送サービスもクラウドPBXも、ご質問いただいたお客様の課題を解決できると考えられます。それぞれ具体的な方法をご紹介します。

（課題のまとめ）

• 担当外出時のスムーズな情報連携
• 営業時間外の電話対応の負担増加
• 営業機会を逃さず、業務負担を軽減したい

電話転送サービスによる課題解決方法

営業担当が外出していても、代表電話にかかってきた問い合わせを即座に担当者のスマートフォンへ転送できるため、迅速な対応が可能になります。受付担当を介する時間を短縮し、スムーズな情報連携を実現できます。

また、営業時間外の電話対応については、転送先を変更する設定を活用し、特定の時間帯のみコールセンターや別の担当者へ自動転送することで、負担を分散できます。これにより、営業担当の時間外労働を削減しながら、顧客対応を継続することが可能です。

さらに、外出先でも顧客対応ができるため、折り返しの遅延を防ぎ、営業機会の損失を最小限に抑えられる点もメリットです。シンプルな導入で、業務の効率化と顧客満足度の向上を両立できる方法として有効です。

クラウドPBXによる課題解決方法

営業担当が外出中でも、スマートフォンやPCアプリで会社の代表番号の着信を直接受けられるため、スムーズな情報連携が可能になります。従来のように受付担当が折り返し対応を手配する必要がなくなり、顧客対応のスピードが向上します。

また、営業時間外の電話対応については、IVR（自動音声応答）を活用し、時間帯ごとに適切な対応を設定できます。たとえば、営業終了後は音声ガイダンスで対応し、休業日はコールセンターへ自動転送することで、担当者の時間外労働を削減できます。

さらに、通話履歴や録音機能を活用することで、対応状況を可視化し、業務負担を分散しながらも営業機会を逃さない運用が可能になります。柔軟な設定ができるクラウドPBXは、業務効率化と働き方改革の両立に最適な選択肢です。

導入を検討する際は、電話運用の規模に注目するのも一つの方法です。限定した営業拠点のみの運用や一時的な転送であれば、電話転送サービスが適しています。しかし、拠点が複数ある場合で通話管理の効率化を重視するなら、クラウドPBXの導入が最適です。

クラウドPBX導入で、拠点間連携とコスト削減を実現

全国に幅広く営業拠点を展開されていますが、拠点間の連携を考える場合、クラウドPBXは特に有効な選択肢と考えられます。

各営業拠点にかかってきた電話を、地域や業務内容に応じて適切な担当者へ自動振り分けできるため、受付業務の負担を軽減できます。また、内線通話が拠点を超えて利用可能なため、遠隔のスタッフともスムーズに情報共有ができ、折り返しの手間を省くことができます。

すべての拠点に導入すると、コスト負担が高くなるのではと懸念されるかもしれませんが、クラウドサービスであるため、物理的な設備投資が不要で、従来の固定電話システムよりも管理・運用コストを抑えやすいという特徴があります。

また、固定電話の場合、拠点ごとに回線契約や設備維持費が発生しますが、クラウドPBXなら拠点を問わず統一的な運用が可能であり、メンテナンスや設定変更の負担も軽減されます。さらに、内線通話がインターネット経由で無料になるため、拠点間の通話料や転送通話料を大幅に削減できる点も大きなメリットです。

多彩な機能で業務効率を向上させるなら「Widefone」

クラウドPBXの導入を検討する際、どのサービスを選ぶべきか迷うこともあるでしょう。そこでおすすめしたいのが、柔軟な運用と充実した機能を備えた「Widefone」（ワイドフォン）です。

Widefoneは、スマートフォンやPCを活用し、どこでも会社の電話番号で発着信できるクラウドPBXです。内線通話は拠点を超えて無料で利用でき、転送やIVR（自動音声応答）機能を活用すれば、問い合わせ内容に応じた適切な振り分けも可能です。さらに、通話録音や履歴管理機能により、対応状況を可視化し、業務の効率化を図ることができます。

自社開発の通話アプリは直感的な操作性を備え、外出が多い営業担当者でも簡単に利用できます。スマホにインストールするだけで、オフィスと同じ代表番号で発着信でき、内線通話や転送機能もスムーズに利用できます。これにより、拠点間の電話運用を統一しつつ、営業活動の効率を向上させ、顧客対応の質も向上できます。

Widefoneの詳細はこちら「簡単導入・高品質クラウドIPフォン「Widefone（ワイドフォン）」

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