会社における電話業務を円滑に行うには、ビジネスフォンの存在が欠かせません。

一般的な家庭用電話と異なり、ビジネスフォンは複数の回線で一つの電話番号を使用できます。一定以上の規模の会社になると、複数の顧客と同じタイミングで電話対応を行う場面も多くなるため、ビジネスフォンがなければ業務に支障が出る可能性があります。

ビジネスシーンにおいて不可欠なビジネスフォンですが、一定期間を経過した場合は買い替えの検討が必要です。そこで、この記事では、ビジネスフォンの買い替えタイミングの目安や、おすすめのビジネスフォンについて解説します。

ビジネスフォンの買い替え時期とは

ビジネスフォンの耐用年数は、法律で6年と定められています。ここでは、6年という数字と実際の買い替え時期がどのような関係にあるのかを解説します。

耐用年数とは

ここでいう耐用年数とは、固定資産を経済的に利用できる期間の目安であり、財務省令で具体的な年数が定められています。耐用年数が過ぎたからといって必ずしも資産の価値がなくなるわけではありませんが、減価償却の基礎となる指標であり、企業経理には欠かせないものです。

ビジネスフォンの耐用年数は6年

国税庁の「主な減価償却資産の耐用年数表」によると、「デジタル構内交換設備、デジタルボタン電話設備」の耐用年数は6年となっています。なお、6年というのは新品の年数であるため、中古資産の場合は別途計算が必要になります。

※参考元：国税庁｜主な減価償却資産の耐用年数表
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/pdf/2100_01.pdf

耐用年数と寿命は異なる

耐用年数と寿命は意味が異なり、耐用年数が直接的に故障に影響するわけではありません。なお、ビジネスフォンの耐用年数は6年と定められていますが、寿命は10年程度といわれています。これは、ケーブルなど電話の「設備」に関わるものの耐用年数が10年と定められており、耐用年数を超えると多くのケースでメーカーのサポートがなくなるためです。

もちろん、電話の寿命は使用頻度や方法、環境によって異なるため、一概にはいえません。

そのため、耐用年数や電話本体の機能の劣化を加味して、寿命を10年程度と捉えているケースが多いものと考えられます。

ビジネスフォンの買い替え方法

ここでは、ビジネスフォンの買い替え方法について、具体的な流れを解説します。ビジネスフォンは「主装置（PBX=構内交換機）」と「専用電話機」をセットで使用することになるため、買い替える際には主装置と専用電話機両方の交換が必要となります。

なお、専用電話機のみを買い替える場合には工事は不要となりますが、同一の型番のものでない限り初期設定を個別に行う必要があるため、専門業者に相談することをおすすめします。

交換工事の流れ

ビジネスフォンの交換工事の流れは、以下の流れで進めます。

1. 見積もり
2. 現場調査
3. 契約
4. 工事

まずは、業者に見積もりを依頼することから始まります。現在使用しているビジネスフォンの撤去作業も必要となるため、忘れずに確認しましょう。このとき1社だけではなく複数業者へ見積もり依頼を行い、それぞれの内容を比較することをおすすめします。

業者によっては、現場調査を行ってから見積もりを出すケースもあります。現場の状況を見てもらう機会があれば、その際にやりとりの様子などから信頼できる業者か見極めましょう。

見積もりや現場調査が問題なく進めば、契約を締結した後に工事の日程を組みます。工事に要する時間は、設置する電話の台数によっては終日の作業となる場合もあるため、事前にスケジュールを確認しておきましょう。

ビジネスフォン交換は自分で行える？

ビジネスフォンの交換作業は、専用電話機を交換するだけであれば自社の社員で行うことも可能です。しかし、主装置の取り外しは有資格者でないと作業ができないほど複雑で危険な作業なであるため、必ず業者に依頼しましょう。

ビジネスフォンを交換するならWidefoneがおすすめ

ビジネスフォンの交換を検討するのであれば、クラウド型ビジネスフォンのサービスがおすすめです。1ユーザーから始められる法人向けBYODフォン「Widefone」は、スマートフォンにアプリを入れるだけでビジネスフォンとして簡単に利用可能です。主装置（PBX）にあたる「クラウドPBX」がクラウド上にありますので、交換工事が不要で交換でき、しかも常に最新の状態に自動で更新されますから、耐用年数を気にすることもなくなります。

耐用年数を過ぎたビジネスフォンを使用し続けるリスク

ここでは、耐用年数を過ぎたビジネスフォンを使用し続けるリスクについて解説します。

故障

使用期間が長くなればなるほど、故障の可能性は高まります。突然故障してしまうと、取引先と連絡が取れず業務に支障が出るのはもちろん、すぐに工事を開始したくても業者が捕まらなかったり、調査から始める必要があったりとすぐに故障が解決しない場合もあります。故障する前に取り替えができるよう、定期的にメンテナンスを依頼するよう心がけましょう。

メーカーのサポート期間の終了

古い型のビジネスフォンが故障した場合、メーカーのサポート期間が切れているために修理を受け付けてもらえないケースがあります。生産が終了してしまっている場合は、補修用の部品自体も製造終了して手に入らないことがあるため注意が必要です。

耐用年数が経過してからすぐに買い替えが必要というわけではありませんが、古いビジネスフォンを使用する際は修理に関して一定のリスクがある点を頭に入れておきましょう。

業務の煩雑化

会社でビジネスフォンを利用する目的の一つは、電話関連業務を効率的に行うことです。しかし、古いビジネスフォンを使用し続けていると、電話関連の業務において煩わしさを感じる場面が増えることがあります。

古いビジネスフォンでは内線・外線転送機能や自動応答の機能が制限されているといった問題があります。

新しいビジネスフォンの機能であれば解決できる内容にもかかわらず、古いビジネスフォンにその機能が搭載されていないために、担当者が外出していた場合の伝言や折り返しの手間、伝達ミスなど起こり得るでしょう。

ビジネスフォンを選ぶ際のポイント

さまざまな会社がビジネスフォンのサービスを提供しているため、どのサービスを選べばよいか悩むこともあるでしょう。以下では、ビジネスフォンを選ぶ際のポイントを3つに絞って解説します。

機能性

まずは、ビジネスフォンで利用できる機能を確認しましょう。ビジネスフォンには、内線転送機能や不在着信メール通知機能、複数人での通話機能など、さまざまな機能があります。自社の課題や目的に合わせて、どのような機能が必要かを明確にすることが重要です。また、ビジネスフォンの操作性も確認しておくと、導入後スムーズに利用できます。

導入後の環境

ビジネスフォンを導入する際には、使用環境も考慮しておく必要があります。たとえば将来的に社員数が増える可能性がある場合は、回線数の上限を増やせるのかどうかを確認しましょう。

また、テレワークや出張先といった社外環境でも利用できるかも重要な確認ポイントです。

導入コスト・通信費

据付型の主装置と専用電話機を購入する場合には、数十万円程度の初期費用がかかります。また、導入コストだけでなく、導入後の通信費やメンテナンス費用といったランニングコストも考慮する必要があります。

「ビジネスフォンとは｜法人の固定電話の通信費を削減する方法」のページでは、ビジネスフォン導入のメリットやデメリット、必要になるコスト、リースとの違いなど詳細を解説しています。合わせてご参考ください。

ビジネスフォンを買い替えるなら、Widefoneがおすすめ

ビジネスフォンは耐用年数が6年、寿命の目安は10年程度であるため、6年～10年の間に買い替えるのが一般的です。耐用年数を超えたビジネスフォンは故障の可能性が高くなるため、早めの交換を検討しましょう。

ビジネスフォンの買い替えを検討しているのであれば、Widefoneがおすすめです。
クラウド型は主装置（PBX）がクラウド上にあり、常に最新の機能に更新されますので、陳腐化や耐用年数を気にすることがなくなるほか、端末ソフトウェアともどもバージョンアップされ、新しく便利な機能が次々と追加されて行きます。

Widefoneは、従業員の個人スマートフォンにアプリをインストールするだけで、場所を問わずに低コストで外線・内線が使えるビジネスフォンとして利用できます。

「導入コストだけでなくランニングコストも抑えられる」「業者不要の簡単設定」「時間外スケジュールや不在着信メール通知、留守番電話などの豊富な標準機能」といった特徴を持つ独自サービスを提供しています。

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