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個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

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個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

公開日:2024/07/29   更新日:2024/10/04

公開日:2024/07/29 更新日:2024/10/04

従業員による個人携帯の業務利用を容認している・せざるを得ない企業は少なくありません。経営者の中には「個人携帯の業務利用はコンプライアンス的にどうなのか?」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、個人携帯を業務利用させることの法律上の問題やリスクについて、コンプライアンスの観点や世間の見解などさまざまな視点で解説します。社員が仕事で個人携帯を使いたくない理由や、個人携帯を安全に業務利用する際のポイントも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。


個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

個人携帯の業務利用はコンプライアンス的にどう?

企業のコンプライアンスが重要視されている昨今、下記のような法律上の観点から、個人携帯の業務利用は悩ましい問題であるといえます。

  1. 個人情報保護(従業員のプライバシー)の観点
  2. 不正競争防止(セキュリティリスク)の観点
  3. 労働基準(環境整備)の観点

1.個人情報保護(従業員のプライバシー)の観点

電話やメールなど個人間における通信は「通信の秘密」として個人のプライバシーが保護されています。そのため、従業員の個人携帯を強制的に業務利用させた場合、従業員の個人情報をはじめとしたデータの扱いに法的な問題が生じる可能性もあります。

例えば、個人携帯を使用して業務上の連絡やデータ交換を行う際、従業員の携帯に保存されていた個人情報や通信記録が業務上の情報と混在してしまった場合、「従業員のプライバシーに対する不当な介入」と見なされる可能性もゼロではありません。

2.不正競争防止(セキュリティリスク)の観点

企業の機密情報は不正競争防止法で保護されており、その観点からも個人携帯の業務利用にはリスクがあると考えられます。

例えば、従業員が業務利用している個人携帯を紛失した際、それが第三者の手に渡る可能性もあり、結果として携帯内にある業務上の機密情報が漏洩するリスクがあります。また、従業員が個人携帯を利用し、転職時に顧客リストを外部に持ち出してしまうといったトラブルは後を絶ちません。

情報漏洩が起こると企業の信頼が失墜し、法的責任を問われます。企業はそのようなリスクを十分理解し、対策を講じる必要があるでしょう。

3.労働基準(環境整備)の観点

労働基準法の観点でいうと、個人携帯は勤務時間以外でも関係なく使えるため、いつでもどこでも業務ができてしまい、労働時間の増加につながることが懸念されます。

また、従業員が勤務中に個人携帯を使い仕事に取り組んでいる状況であったとしても、携帯の使用目的が仕事なのかプライベートなのか見た目で判断することは困難です。

このように、労働時間の厳密な管理ができなくなる問題も生じます。

個人携帯の業務利用「シャドーIT」がもたらすリスク

テレワークの浸透によって、ビジネスチャットをはじめとしたITツールは業務に欠かせないものになりました。一方で、セキュリティリスクの脅威として「シャドーIT」が問題視されています。

シャドーITとは

「シャドーIT」とは、個人で利用するデバイスやソフトウェアなどを、企業の許可なく業務で使用することをいいます。

例えば個人用アカウントで作ったドライブに会社の資料をアップロードした場合や、個人用タブレットで会社用クラウドメーラーを起動してメール送信した場合などもシャドーITにあたります。

「作業効率がよいから」「緊急対応でやむなく」といった理由で本人が悪意なく行っていたとしても、不正アクセスや情報漏洩などが起こる懸念があるため、企業としては見過ごせない問題です。

シャドーITの黙認によるデメリット

シャドーITを黙認しているとどのようなデメリットが生じるのでしょうか。具体的には、以下のような問題が生じるケースがあります。

バックアップが取れない

社用携帯は、バックアップを自動的に取るなどシステム化して情報を守ることができますが、個人のデバイスは、会社側でバックアップを取ることは難しいといえます。

また、バックアップを義務付けたとしても、従業員全員がきちんと守ってくれるとは限りません。バックアップが取れていない状態で個人携帯を紛失したり、故障したりしてしまった場合、重要なデータが消えてしまう可能性があります。

労働時間を管理しきれなくなる

従業員が顧客に個人携帯の電話番号を教えてしまうことで、出勤日や定時に関係なく問い合わせが入ってしまい、業務時間外に対応せざるを得なくなるケースがあります。

労働時間を厳密に管理できなくなるほか、どのような問い合わせがあったか管理することも難しくなります。

具体的なケースと解決策は以下のコンテンツでも紹介しています。
関連ページ:ビジネスフォンお悩み相談室「時間外スケジュール機能で労務管理の問題を解決

端末ごとにセキュリティ性能の差がある

社用携帯を支給する場合は、一定のセキュリティ性能を持つデバイスを会社側が選択できます。しかし、従業員一人ひとりが持つ個人携帯は端末のキャリアやスペックが異なるため、セキュリティ対策やバックアップ機能の有無など性能に差が生じます。

過去にはセキュリティの脆弱性から企業のSNSアカウントが乗っ取られ、なりすまし事件が発生した例もあります。万が一情報漏洩などが起きれば、企業にとって深刻な被害をもたらす可能性があるでしょう。

専用アプリを通じた業務利用がおすすめ

個人携帯などのデバイスを、専用アプリなどを用いた適切なリスク管理のもと業務利用することを「BYOD」といいます。

BYODは「Bring Your Own Device=私的デバイスを持ち込む」という意味で、従業員が日頃使い慣れたデバイスを業務に持ち込むことです。これにより、業務効率や生産性の向上が期待できるだけでなく、企業側が社用携帯の購入・維持費を削減できるメリットもあります。

一方で、BYODにはセキュリティ面の課題があります。例えばウイルス対策ソフトを導入しない個人PCで業務を行えば、マルウェアなどに感染するリスクがあるでしょう。従業員への教育やルール遵守の徹底によって、セキュリティリスクを補う必要があります。

ルールを定めたうえでBYODを全社的に認め、業務に取り入れると、従業員の自己判断によるシャドーITのリスクを防ぐ効果があります。結果的に業務上のデータの保護や労務管理に役立つといえるでしょう。

仕事に個人携帯を使いたくない人は増えている?

仕事に個人携帯を使いたくない人は少なくありません。その主な理由として下記の4つの理由が挙げられます。

社用端末が配布されないときの対応策を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:個人携帯を仕事に使いたくない!社用端末が配布されないときの対応策を紹介

仕事とプライベートを切り替えられない

1つ目は、仕事とプライベートが切り替えにくくなるという理由です。携帯の中に仕事とプライベートの両方の情報が混在するため、電話帳や写真、資料などのデータの区分が難しく、常に仕事のことが気にかかりストレスを感じるという人もいます。

また、使用しているアプリによっては2つのアカウントを同時に持てず、個人的なメッセージを上司や取引先に誤送信してしまうなど、予期せぬミスやトラブルが発生する危険性もあります。

取引先に電話番号を知られたくない

2つ目は、取引先に連絡先を教えたくないという理由です。

個人携帯を業務使用していると、取引先や業者などの仕事相手に対し、電話番号という個人情報を伝えざるを得ません。

しかし、連絡先を交換することでプライベートな付き合いを強要されてしまうのではないかという不安から、仕事関係の人間に個人情報を教えることに対し、恐怖や嫌悪感を抱く人は一定数います。

セキュリティに不安がある

3つ目は、セキュリティに不安があるという理由です。

個人携帯を業務利用していると、携帯内に機密情報や社外秘の情報が蓄積されていきます。しかし、個人携帯はプライベートな場面でも持ち歩かざるを得ません。紛失したり、操作ミスから情報漏洩してしまったりすると、個人の問題では済まなくなる可能性もあります。

従業員は業務時間外までそのリスクを背負うことになります。必要以上に緊張感を強いられることにストレスを感じる人もいるでしょう。

通話料金や通信料金などを負担したくない

4つ目は、通話料金や通信料金などを負担したくないという理由です。

個人携帯を業務利用している場合、仕事で利用した通話料を経費として申請することが可能な企業もありますが、通話料金の明細からプライベート分と仕事分を区別する作業が発生します。明確な分別が困難であることから、毎月の経理処理が面倒だと不満を感じる人もいます。

社用携帯を持つのは面倒という意見も

一方で、社用携帯を持つのは面倒だという意見もあります。その主な理由として下記の2つの理由が挙げられます。

会社用携帯と個人携帯の2台持ちに関する情報を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:会社用携帯と個人携帯の2台持ちは面倒?持ち運びや1台にまとめる方法を紹介

持ち物がかさばる

1つ目は、持ち物がかさばるという理由です。

普段から社用と個人用の2台の携帯を常に持ち歩くことになります。近年のスマートフォンは6インチを超える大画面のモデルや大容量バッテリー搭載の200g前後のモデルもあるため、2台分となるとそれなりの重量があり、荷物もかさばります。

2台分充電しなければならない

2つ目は、2台分の充電が手間だという理由です。

スマートフォンは電池の消費が早く、毎日充電している人も多いでしょう。社用と個人用の2台持ちをしていると、普段から2台分のバッテリー残量を気にしなければなりません。また、社用と個人用の機種が違う場合、出張などの際は充電器を2つ持ち歩く必要も生じてしまいます。


個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

個人携帯の業務利用を助けるツール

固定費の削減やブラックボックス化した労務管理の回復のため、個人携帯の業務利用を検討している方は多いでしょう。しかし、セキュリティリスクをはじめとしたデメリットも気になるところです。

ここでは、比較的安全かつわかりやすい方法で、個人携帯の業務利用をサポートするツールを紹介します。

  1. ビジネス専用チャットツールの導入
  2. BYOD管理ツールの導入
  3. クラウドPBXの導入

1.ビジネス専用チャットツールの導入

プライベートで利用している人が多いLINEなどのツールで業務連絡を行うと、誤送信のリスクが高く、情報漏洩にもつながりかねません。

そのようなリスクを防ぐためには、SlackやChatworkといったビジネス専用チャットツールの利用がおすすめです。メッセージやデータのやり取りだけでなく、音声通話やビデオ会議などもツールを介して行うことで、プライベートと仕事をしっかり区別できます。

無料で使えるものもありますが、有料プランはより高いセキュリティや利便性の向上が見込めます。

2. BYOD管理ツールの導入

前述のとおり、BYODは従業員の個人携帯などのデバイスを業務利用することをいいます。近年、勤務形態の多様化やテレワークの拡大により、BYODを導入する企業は増えつつあります。

スマートフォン保有率の上昇に伴い、モバイルデバイス利用に適した業務用アプリやクラウドサービスも増加しています。

Widefone(ワイドフォン)」は、従業員のスマホで仕事用の電話番号が使えるサービスです。アプリをインストールすることで、私用スマホを法人向けBYODフォンとして活用できます。

端末購入の必要がなく、初期費用も月額基本料も1番号あたり900円という、ワンプラン・ワンプライスのわかりやすさも魅力です。無料通話対象IP電話番号宛の通話料は無料、それ以外の電話番号宛であっても、通話料は大手キャリア・格安スマホ各社と比較しても業界最安値水準という圧倒的な安さを誇ります。

3.クラウドPBXの導入

クラウドPBXとは、電話交換機(PBX)をクラウド上に設置することで、インターネット回線を介して内線、外線、転送などの電話機能が利用できるようになるITサービスです。「クラウド電話」「クラウドフォン」とも呼ばれています。

前述のBYODフォン「Widefone(ワイドフォン)」は、従業員のスマホに2つめの仕事用の電話番号(050番号)を付与するサービスでありながら、クラウドPBXの側面も持っています。

自社開発でカスタマイズ性が高いのが特長で、回線構成や端末構成など、ニーズに応じたカスタマイズが可能です。自動音声による時間外ガイダンスや通話録音機能、内線メッセージ機能付のアプリなど、機能も豊富です。

外線番号(050番号)の発着信だけではなく、内線や転送など、従来のビジネスフォンと同様の使い勝手を求める方にもお勧めです。

個人携帯を業務利用させる際のポイント

<個人携帯を業務利用させるには、下記の3つのポイントが重要です。

  1. 従業員にセキュリティ教育を行う
  2. リスクマネジメントを行う
  3. 費用負担を明確にし、手当支給も検討する

1. 従業員にセキュリティ教育を行う

日常使いしている個人携帯の扱いは、従業員個々人によってさまざまです。情報管理やセキュリティ面においては、会社から支給されている端末とは違い、気の緩みが出てしまうかもしれません。

従業員に対するセキュリティ教育を定期的に行い、セキュリティリスクへの正しい認識や、個人携帯といえども大事な企業情報を扱っている意識を持たせることが重要です。

2. リスクマネジメントを行う

個人携帯の業務利用に伴うさまざまなリスクを回避するための体制や環境づくりを心掛けましょう。セキュリティ教育とあわせて、管理者を決めルールを守った運用になっているか定期的にチェックする体制も必要です。

情報漏洩のリスク対策に加え、BYODに関する負担を現場で明らかにし、問題や不満があれば解決策を講じましょう。また、定期的なヒアリングにより従業員のセキュリティリスクへの意識向上を促すなど、リスクマネジメントを適切に行うことが大切です。

3. 費用負担を明確にし、手当支給も検討する

個人携帯の通話料や通信料を、プライベートと仕事で明確に区別することは困難です。結果的に従業員が自己負担を強いられたと感じるような運用では、会社に対する不満が増幅しかねません。

使用量や料金を計測できるアプリの導入や、経費として申請できる仕組みの構築、一定金額の手当支給を検討するなど、費用負担を明確にすることが大切です。

強制はNG!個人携帯を業務に利用するなら準備とリスク対策を

従業員に個人携帯の業務利用を「強制すること」は、法律やコンプライアンスの観点から見ても望ましいことではありません。しかし、社用携帯の配布が難しい場合は、仕事で個人携帯を使いたくない人でも安心できる対策と仕組みを構築した上で、BYODを導入するのも一つの方法といえます。

社用携帯の配布とBYODの導入、双方のメリット・デメリットやコスト面も考慮しながら、自社のニーズに合ったサービスの導入を検討されてはいかがでしょうか。

手軽に導入できコスパの高いBYODやクラウドPBXサービスをお探しなら、ぜひ「Widefone」をご検討ください。

今なら、5番号または10番号単位で割引する「マルチパック」を提供しています。5番号単位一括でお申込みいただくと、初期費用・月額料金ともに13%、10番号なら16%が、なんと「永年」割引されます。

マルチパックの詳細はこちらからご覧いただけます。ぜひご参考ください。
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※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

ビジネスフォンお悩み相談室 > 個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

ビジネスフォンお悩み相談室

個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

公開日:2024/07/29   更新日:2024/10/04

公開日:2024/07/29 更新日:2024/10/04

従業員による個人携帯の業務利用を容認している・せざるを得ない企業は少なくありません。経営者の中には「個人携帯の業務利用はコンプライアンス的にどうなのか?」と疑問をお持ちの方もいるのではないでしょうか。

本記事では、個人携帯を業務利用させることの法律上の問題やリスクについて、コンプライアンスの観点や世間の見解などさまざまな視点で解説します。社員が仕事で個人携帯を使いたくない理由や、個人携帯を安全に業務利用する際のポイントも紹介していますので、ぜひ参考にしてください。


個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

個人携帯の業務利用はコンプライアンス的にどう?

企業のコンプライアンスが重要視されている昨今、下記のような法律上の観点から、個人携帯の業務利用は悩ましい問題であるといえます。

  1. 個人情報保護(従業員のプライバシー)の観点
  2. 不正競争防止(セキュリティリスク)の観点
  3. 労働基準(環境整備)の観点

1.個人情報保護(従業員のプライバシー)の観点

電話やメールなど個人間における通信は「通信の秘密」として個人のプライバシーが保護されています。そのため、従業員の個人携帯を強制的に業務利用させた場合、従業員の個人情報をはじめとしたデータの扱いに法的な問題が生じる可能性もあります。

例えば、個人携帯を使用して業務上の連絡やデータ交換を行う際、従業員の携帯に保存されていた個人情報や通信記録が業務上の情報と混在してしまった場合、「従業員のプライバシーに対する不当な介入」と見なされる可能性もゼロではありません。

2.不正競争防止(セキュリティリスク)の観点

企業の機密情報は不正競争防止法で保護されており、その観点からも個人携帯の業務利用にはリスクがあると考えられます。

例えば、従業員が業務利用している個人携帯を紛失した際、それが第三者の手に渡る可能性もあり、結果として携帯内にある業務上の機密情報が漏洩するリスクがあります。また、従業員が個人携帯を利用し、転職時に顧客リストを外部に持ち出してしまうといったトラブルは後を絶ちません。

情報漏洩が起こると企業の信頼が失墜し、法的責任を問われます。企業はそのようなリスクを十分理解し、対策を講じる必要があるでしょう。

3.労働基準(環境整備)の観点

労働基準法の観点でいうと、個人携帯は勤務時間以外でも関係なく使えるため、いつでもどこでも業務ができてしまい、労働時間の増加につながることが懸念されます。

また、従業員が勤務中に個人携帯を使い仕事に取り組んでいる状況であったとしても、携帯の使用目的が仕事なのかプライベートなのか見た目で判断することは困難です。

このように、労働時間の厳密な管理ができなくなる問題も生じます。

個人携帯の業務利用「シャドーIT」がもたらすリスク

テレワークの浸透によって、ビジネスチャットをはじめとしたITツールは業務に欠かせないものになりました。一方で、セキュリティリスクの脅威として「シャドーIT」が問題視されています。

シャドーITとは

「シャドーIT」とは、個人で利用するデバイスやソフトウェアなどを、企業の許可なく業務で使用することをいいます。

例えば個人用アカウントで作ったドライブに会社の資料をアップロードした場合や、個人用タブレットで会社用クラウドメーラーを起動してメール送信した場合などもシャドーITにあたります。

「作業効率がよいから」「緊急対応でやむなく」といった理由で本人が悪意なく行っていたとしても、不正アクセスや情報漏洩などが起こる懸念があるため、企業としては見過ごせない問題です。

シャドーITの黙認によるデメリット

シャドーITを黙認しているとどのようなデメリットが生じるのでしょうか。具体的には、以下のような問題が生じるケースがあります。

バックアップが取れない

社用携帯は、バックアップを自動的に取るなどシステム化して情報を守ることができますが、個人のデバイスは、会社側でバックアップを取ることは難しいといえます。

また、バックアップを義務付けたとしても、従業員全員がきちんと守ってくれるとは限りません。バックアップが取れていない状態で個人携帯を紛失したり、故障したりしてしまった場合、重要なデータが消えてしまう可能性があります。

労働時間を管理しきれなくなる

従業員が顧客に個人携帯の電話番号を教えてしまうことで、出勤日や定時に関係なく問い合わせが入ってしまい、業務時間外に対応せざるを得なくなるケースがあります。

労働時間を厳密に管理できなくなるほか、どのような問い合わせがあったか管理することも難しくなります。

具体的なケースと解決策は以下のコンテンツでも紹介しています。
関連ページ:ビジネスフォンお悩み相談室「時間外スケジュール機能で労務管理の問題を解決

端末ごとにセキュリティ性能の差がある

社用携帯を支給する場合は、一定のセキュリティ性能を持つデバイスを会社側が選択できます。しかし、従業員一人ひとりが持つ個人携帯は端末のキャリアやスペックが異なるため、セキュリティ対策やバックアップ機能の有無など性能に差が生じます。

過去にはセキュリティの脆弱性から企業のSNSアカウントが乗っ取られ、なりすまし事件が発生した例もあります。万が一情報漏洩などが起きれば、企業にとって深刻な被害をもたらす可能性があるでしょう。

専用アプリを通じた業務利用がおすすめ

個人携帯などのデバイスを、専用アプリなどを用いた適切なリスク管理のもと業務利用することを「BYOD」といいます。

BYODは「Bring Your Own Device=私的デバイスを持ち込む」という意味で、従業員が日頃使い慣れたデバイスを業務に持ち込むことです。これにより、業務効率や生産性の向上が期待できるだけでなく、企業側が社用携帯の購入・維持費を削減できるメリットもあります。

一方で、BYODにはセキュリティ面の課題があります。例えばウイルス対策ソフトを導入しない個人PCで業務を行えば、マルウェアなどに感染するリスクがあるでしょう。従業員への教育やルール遵守の徹底によって、セキュリティリスクを補う必要があります。

ルールを定めたうえでBYODを全社的に認め、業務に取り入れると、従業員の自己判断によるシャドーITのリスクを防ぐ効果があります。結果的に業務上のデータの保護や労務管理に役立つといえるでしょう。

仕事に個人携帯を使いたくない人は増えている?

仕事に個人携帯を使いたくない人は少なくありません。その主な理由として下記の4つの理由が挙げられます。

社用端末が配布されないときの対応策を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:個人携帯を仕事に使いたくない!社用端末が配布されないときの対応策を紹介

仕事とプライベートを切り替えられない

1つ目は、仕事とプライベートが切り替えにくくなるという理由です。携帯の中に仕事とプライベートの両方の情報が混在するため、電話帳や写真、資料などのデータの区分が難しく、常に仕事のことが気にかかりストレスを感じるという人もいます。

また、使用しているアプリによっては2つのアカウントを同時に持てず、個人的なメッセージを上司や取引先に誤送信してしまうなど、予期せぬミスやトラブルが発生する危険性もあります。

取引先に電話番号を知られたくない

2つ目は、取引先に連絡先を教えたくないという理由です。

個人携帯を業務使用していると、取引先や業者などの仕事相手に対し、電話番号という個人情報を伝えざるを得ません。

しかし、連絡先を交換することでプライベートな付き合いを強要されてしまうのではないかという不安から、仕事関係の人間に個人情報を教えることに対し、恐怖や嫌悪感を抱く人は一定数います。

セキュリティに不安がある

3つ目は、セキュリティに不安があるという理由です。

個人携帯を業務利用していると、携帯内に機密情報や社外秘の情報が蓄積されていきます。しかし、個人携帯はプライベートな場面でも持ち歩かざるを得ません。紛失したり、操作ミスから情報漏洩してしまったりすると、個人の問題では済まなくなる可能性もあります。

従業員は業務時間外までそのリスクを背負うことになります。必要以上に緊張感を強いられることにストレスを感じる人もいるでしょう。

通話料金や通信料金などを負担したくない

4つ目は、通話料金や通信料金などを負担したくないという理由です。

個人携帯を業務利用している場合、仕事で利用した通話料を経費として申請することが可能な企業もありますが、通話料金の明細からプライベート分と仕事分を区別する作業が発生します。明確な分別が困難であることから、毎月の経理処理が面倒だと不満を感じる人もいます。

社用携帯を持つのは面倒という意見も

一方で、社用携帯を持つのは面倒だという意見もあります。その主な理由として下記の2つの理由が挙げられます。

会社用携帯と個人携帯の2台持ちに関する情報を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:会社用携帯と個人携帯の2台持ちは面倒?持ち運びや1台にまとめる方法を紹介

持ち物がかさばる

1つ目は、持ち物がかさばるという理由です。

普段から社用と個人用の2台の携帯を常に持ち歩くことになります。近年のスマートフォンは6インチを超える大画面のモデルや大容量バッテリー搭載の200g前後のモデルもあるため、2台分となるとそれなりの重量があり、荷物もかさばります。

2台分充電しなければならない

2つ目は、2台分の充電が手間だという理由です。

スマートフォンは電池の消費が早く、毎日充電している人も多いでしょう。社用と個人用の2台持ちをしていると、普段から2台分のバッテリー残量を気にしなければなりません。また、社用と個人用の機種が違う場合、出張などの際は充電器を2つ持ち歩く必要も生じてしまいます。


個人携帯を業務利用させるリスクは?コンプライアンスの観点からも解説

個人携帯の業務利用を助けるツール

固定費の削減やブラックボックス化した労務管理の回復のため、個人携帯の業務利用を検討している方は多いでしょう。しかし、セキュリティリスクをはじめとしたデメリットも気になるところです。

ここでは、比較的安全かつわかりやすい方法で、個人携帯の業務利用をサポートするツールを紹介します。

  1. ビジネス専用チャットツールの導入
  2. BYOD管理ツールの導入
  3. クラウドPBXの導入

1.ビジネス専用チャットツールの導入

プライベートで利用している人が多いLINEなどのツールで業務連絡を行うと、誤送信のリスクが高く、情報漏洩にもつながりかねません。

そのようなリスクを防ぐためには、SlackやChatworkといったビジネス専用チャットツールの利用がおすすめです。メッセージやデータのやり取りだけでなく、音声通話やビデオ会議などもツールを介して行うことで、プライベートと仕事をしっかり区別できます。

無料で使えるものもありますが、有料プランはより高いセキュリティや利便性の向上が見込めます。

2. BYOD管理ツールの導入

前述のとおり、BYODは従業員の個人携帯などのデバイスを業務利用することをいいます。近年、勤務形態の多様化やテレワークの拡大により、BYODを導入する企業は増えつつあります。

スマートフォン保有率の上昇に伴い、モバイルデバイス利用に適した業務用アプリやクラウドサービスも増加しています。

Widefone(ワイドフォン)」は、従業員のスマホで仕事用の電話番号が使えるサービスです。アプリをインストールすることで、私用スマホを法人向けBYODフォンとして活用できます。

端末購入の必要がなく、初期費用も月額基本料も1番号あたり900円という、ワンプラン・ワンプライスのわかりやすさも魅力です。無料通話対象IP電話番号宛の通話料は無料、それ以外の電話番号宛であっても、通話料は大手キャリア・格安スマホ各社と比較しても業界最安値水準という圧倒的な安さを誇ります。

3.クラウドPBXの導入

クラウドPBXとは、電話交換機(PBX)をクラウド上に設置することで、インターネット回線を介して内線、外線、転送などの電話機能が利用できるようになるITサービスです。「クラウド電話」「クラウドフォン」とも呼ばれています。

前述のBYODフォン「Widefone(ワイドフォン)」は、従業員のスマホに2つめの仕事用の電話番号(050番号)を付与するサービスでありながら、クラウドPBXの側面も持っています。

自社開発でカスタマイズ性が高いのが特長で、回線構成や端末構成など、ニーズに応じたカスタマイズが可能です。自動音声による時間外ガイダンスや通話録音機能、内線メッセージ機能付のアプリなど、機能も豊富です。

外線番号(050番号)の発着信だけではなく、内線や転送など、従来のビジネスフォンと同様の使い勝手を求める方にもお勧めです。

個人携帯を業務利用させる際のポイント

<個人携帯を業務利用させるには、下記の3つのポイントが重要です。

  1. 従業員にセキュリティ教育を行う
  2. リスクマネジメントを行う
  3. 費用負担を明確にし、手当支給も検討する

1. 従業員にセキュリティ教育を行う

日常使いしている個人携帯の扱いは、従業員個々人によってさまざまです。情報管理やセキュリティ面においては、会社から支給されている端末とは違い、気の緩みが出てしまうかもしれません。

従業員に対するセキュリティ教育を定期的に行い、セキュリティリスクへの正しい認識や、個人携帯といえども大事な企業情報を扱っている意識を持たせることが重要です。

2. リスクマネジメントを行う

個人携帯の業務利用に伴うさまざまなリスクを回避するための体制や環境づくりを心掛けましょう。セキュリティ教育とあわせて、管理者を決めルールを守った運用になっているか定期的にチェックする体制も必要です。

情報漏洩のリスク対策に加え、BYODに関する負担を現場で明らかにし、問題や不満があれば解決策を講じましょう。また、定期的なヒアリングにより従業員のセキュリティリスクへの意識向上を促すなど、リスクマネジメントを適切に行うことが大切です。

3. 費用負担を明確にし、手当支給も検討する

個人携帯の通話料や通信料を、プライベートと仕事で明確に区別することは困難です。結果的に従業員が自己負担を強いられたと感じるような運用では、会社に対する不満が増幅しかねません。

使用量や料金を計測できるアプリの導入や、経費として申請できる仕組みの構築、一定金額の手当支給を検討するなど、費用負担を明確にすることが大切です。

強制はNG!個人携帯を業務に利用するなら準備とリスク対策を

従業員に個人携帯の業務利用を「強制すること」は、法律やコンプライアンスの観点から見ても望ましいことではありません。しかし、社用携帯の配布が難しい場合は、仕事で個人携帯を使いたくない人でも安心できる対策と仕組みを構築した上で、BYODを導入するのも一つの方法といえます。

社用携帯の配布とBYODの導入、双方のメリット・デメリットやコスト面も考慮しながら、自社のニーズに合ったサービスの導入を検討されてはいかがでしょうか。

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月総額1,800円で「0120」番号が使える!
「着信課金電話番号」オプションリニューアルのお知らせ

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平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

Widefoneでは、外線電話番号(標準番号/代表電話番号/IVR電話番号)向けのオプションとして提供しております「着信課金電話番号」のサービス内容を改定し、リニューアルいたしました。
主な変更点は以下の通りです。

「着信課金電話番号」リニューアル内容

  • 既にお使いの他社0120/0800番号そのままにWidefoneへの乗り換えが可能な「番号ポータビリティ」に正式対応
  • 折り返し発信時にWidefoneの050番号ではなく、0120/0800番号を通知できる「特定番号通知」に正式対応
  • 携帯電話・公衆電話など、特定の端末種別からの着信を制限可能な「発信端末規制」をはじめ、豊富な付加機能が利用できる「スタンダード」プランを追加

月総額1,800円で「0120」番号が使える!

多機能クラウドIPフォンWidefoneとともにオプション「着信課金電話番号」をともにお使いいただくと、月総額1,800円(※1)で0120番号での受電が可能です。0800番号なら、1,500円(※2)からお使いいただけます。

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サービス詳細は「着信課金電話番号」オプションサービスのご案内ページをご覧ください。
ぜひともこの機会に、Widefoneでの0120/0800番号ご利用をご検討ください

※本オプションは楽天コミュニケーションズ株式会社との契約のもと、株式会社ワイドテックがWidefoneサービスの一環として提供します。

※価格は税抜表示です。



本件に関するお問合せは、下記までご連絡ください。

株式会社ワイドテック「Widefone」お客様相談センター
メール:widefone@widetec.com
お問合せフォーム:https://widefone.jp/contact/

よくある電話問い合わせを削減するには?
効果的な方法やIVRのSMS応答機能(SMS連携)を紹介

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顧客からの問い合わせ対応業務は、企業や店にとって重要な役割を担っています。しかし、電話での問い合わせが多すぎると、従業員への負担が増加し、顧客満足度の低下につながるおそれもあります。

本記事では、電話問い合わせへの対応業務を削減し、業務効率を改善する方法について解説します。また、解決の手段として注目されている「クラウドIVR」をはじめとしたサービスや、導入する際のポイントについても具体的にご紹介します。

電話問い合わせ対応業務を削減し、業務効率を改善する方法

顧客からかかってくる電話での問い合わせへの対応業務を削減し、業務効率を改善するには、下記の4つ方法が挙げられます。

  1. 社内で対応マニュアルや過去の回答を共有する
  2. ホームページで使用マニュアルやFAQを提供する
  3. 問い合わせ方法をメールに切り替える
  4. IVR(自動音声応答システム)のSMS応答機能(SMS連携)を活用する

1. 社内で対応マニュアルや過去の回答を共有する

1つ目は、社内で「この質問にはこのように対応する」といった対応マニュアルや、過去の回答をまとめた資料をあらかじめ作成し、従業員の間で共有することです。

マニュアルを共有すれば、問い合わせへの対応をスムーズに行えるようになります。問題の解決スピードが高まり、対応する従業員の負担軽減と顧客満足度の両方をかなえることが可能です。

問い合わせ内容を記録することで、顧客からよく聞かれる質問や対応履歴を蓄積し、マニュアル化に役立てるとよいでしょう。

2. ホームページで使用マニュアルやFAQを提供する

2つ目は、顧客が疑問点や不明点を自己解決できる仕組みを提供する方法です。 比較的取り組みやすく効果が高いのは、ホームページ上に使用マニュアルやFAQページへのリンクを掲載することです。

基本的な利用方法や、問い合わせが多い「よくある質問」とその回答をあらかじめ示しておくことで、ホームページにアクセスした顧客は問題を自己解決できるようになります。その結果、電話での問い合わせ自体を減らすことにつながるのです。

3. 問い合わせ方法をメールに切り替える

問い合わせの方法を電話からメールに変え、メールで問題解決につながる使用マニュアルやFAQの閲覧を促すことで、対応にかかる負担を軽減する方法もあります。

通常業務に区切りがついたタイミングでメール対応すれば、業務効率への影響は少なく済みます。さらに、よくある返信文をテンプレート化しておくことで、メール返信にかかる時間も削減できるでしょう。

ただし、メールを見落として対応を忘れてしまうといったミスが起こらないよう注意が必要です。また、顧客にとってはメール本文を考えたり、フォームを探して必要項目に入力したりする手間が発生するため、問い合わせ自体をやめてしまう可能性がある点も留意しておきましょう。

4. IVR(自動音声応答システム)のSMS応答機能(SMS連携)を活用する

お問い合わせ先に電話をかけると「製品については1を、サポートについては2を…」という音声ガイダンスが流れることがあります。この自動応答システムを「IVR」といいます。NEON IVRは、インターネットを通じてIVRのサービスを提供している「クラウドIVR」です。

NEON IVRには、1通あたり8円で送信できる「SMS送信」機能があります。この機能を活用すれば、電話での応対の代わりに、SMSで適切な案内メッセージやWebサイトへのリンクURLを自動的に返すことが可能になります。

電話対応が減り業務効率を改善できるのはもちろん、問い合わせメールへの対応を忘れるといったミスも起きず、顧客の信用を失う心配もありません。また、電話では案内しにくいURLも自動で送信できるため、案内がスムーズになり顧客満足度の向上にも期待できます。

電話対応業務が増え、仕事を妨げる原因とは

電話対応業務が増加し、本業業務が妨げられる原因として、下記の3つが考えられます。

  1. 人手が足りない
  2. 顧客が問題を自己解決できない
  3. 問い合わせ内容が事前にわからない

電話対応が多すぎて仕事が進まないときの対処法は以下のページでご紹介しています。
特集記事:仕事が進まない!電話対応が多いとき・集中できないときの対処法を紹介

1. 人手が足りない

カスタマーサポートセンターのような専門部署がある企業を除くと、電話受付専任者を雇える企業は少なく、従業員が本業業務と兼任するケースがほとんどです。

商品やサービスが多様化している昨今、新人に電話対応でスムーズに説明・案内するスキルを習得させるには、時間や労力、コストが必要となり、人材育成が難しいのが現状です。 加えて、電話対応によるトラブル解決の困難さや理不尽なクレームなどが原因で、電話対応に精神的な負担やストレスを感じる人は多く、早期離職につながりやすいことも問題視されています。

離職者が増え人手不足に陥ると、残された担当者に業務負荷が偏り、ストレスが高まることでさらに離職を招くという悪循環が生じるリスクもあります。

2. 顧客が問題を自己解決できない

電話での問い合わせが増える原因として、顧客が問題を自己解決できないことが考えられます。

まず、ホームページに使用マニュアルやFAQを記載することが解決への第一歩です。それでも電話での問い合わせが減らない場合や、FAQに記載されている「よくある質問」が何度も繰り返し寄せられる場合、顧客が使用マニュアルやFAQにたどり着けていない、あるいは問題解決に必要な情報をホームページから見つけ出せないという可能性が考えられます。

FAQページを顧客の目につきやすい箇所に設置する、リンクを増やす、問い合わせ内容の検索機能を追加するなど、ホームページの利便性や動線を見直し、回答にスムーズに誘導できるよう改善を図りましょう。

3. 問い合わせ内容が事前にわからない

通常の電話対応では、相手が誰か、どんな用件か、架電元の情報はほとんどわかりません。

しつこい営業電話や、担当者に確認しなければわからない問い合わせ内容などもあるでしょう。口頭でのお断りや担当者への電話取次、伝言業務の積み重ねで、本業業務が妨げられてしまうこともあります。

顧客側にとっても、電話の待ち時間が発生したり、最初に担当者につながらなかったりすることが、ストレスや信頼低下につながるリスクも考えられます。また、営業電話への対応のせいで顧客からの問い合わせ対応が後回しになってしまうなど、電話対応の優先順位がつけられない点も問題です。


電話の問い合わせ対応を効率化し、顧客満足度を高めるメリット

電話の問い合わせ対応を効率化し、顧客満足度を高めるメリット

電話対応を効率化すると、顧客満足度が高まり、相乗的に下記の4つの効果も期待できます。

  1. 顧客対応のスピード・品質向上
  2. 現場の業務負担の解消
  3. 電話対応業務にかかるコストの削減
  4. 売上アップへの貢献

1.顧客対応のスピード・品質向上

入電件数が多いと、なかなか電話がつながらなかったり取次に時間がかかったりして顧客が待たされ、不愉快に感じるデメリットが生じます。

電話対応の効率化によりこのような事態を防ぐことで、顧客対応をスピーディにでき、スムーズな問題解決と顧客満足度の向上につながります。

また、企業の規模や担当者の人数に見合った問い合わせ対応が可能になり、ゆとりを持って対応できる環境が整えられます。担当者も一つひとつの問い合わせに対して丁寧に対応でき、対応品質の向上が期待できます。

2. 現場の業務負担の解消

電話対応を効率化できれば、現場の業務負担の解消にもつながります。電話受付業務による本業業務の遅れや、顧客からのクレーム対応による精神的ストレスを軽減でき、パフォーマンスの向上や離職率の低下が期待できるでしょう。

また、電話受付業務に割いていた時間を、営業活動や新しい企画の提案など、より生産的な業務に充てることも可能になります。会社全体の業績アップにもつながるため、現場の業務負担の解消には大きなメリットがあるといえます。

3. 電話対応業務にかかるコストの削減

電話対応業務のためには、電話に出られる人員を確保しておかなければならず、多くの人件費をかけている企業もあるでしょう。また、設備の通信費や光熱費なども年単位で見ると大きなものです。

電話での問い合わせ件数が減れば、それらの設備コストが削減できます。また、担当者の業務負担も減り、残業代や人員確保のための費用を省けるでしょう。

担当者の勤務体制や労働環境も改善できるため、離職を防ぐことにつながり、社員の採用や教育に使ったコストも無駄になりません。

4. 売上アップへの貢献

問い合わせ受付業務は、顧客との重要な接点でもあり、マーケティング戦略にとって重要なヒントを得られるチャンスでもあります。顧客からの質問や不満など、問い合わせ内容を蓄積することで、既存の商品・サービスの改善に役立てられるでしょう。

また、顧客のリアルな声が聞けるため、「顧客が何を求めているのか」という具体的なニーズを把握できます。顧客にとって価値のある商品やサービスを新たに生み出すことが可能になり、結果的に会社全体の業績アップにもつながることでしょう。

IVRが問い合わせ削減・効率化につながる理由

IVR(自動音声応答サービス)の下記2つの機能を利用することで、問い合わせ削減・効率化につなげることが可能です。

  • 電話の自動応答・振り分け機能
  • SMSの自動送信機能

電話の自動応答・振り分け機能

1つ目は、顧客からの入電に対し自動音声ガイダンスで応答し、問い合わせ内容別の電話番号へ自動で振り分ける「自動応答・振り分け機能」です。顧客を問い合わせ内容に応じた担当番号に素早くつなげるため、待ち時間や手間の削減につながり、効率的な対応を実現できます。

また、自動音声ガイダンスにより簡易的に問い合わせ対応の一部をまかなうことができ、従業員の電話対応時間も減らせます。オフィスや店舗に専用の「電話交換手」を配置するような使用感で、実際には有人対応の必要がないところが最大のメリットです。

SMSの自動送信機能

2つ目は、SMSで案内メッセージやWebサイトへのURLを自動的に送信する「SMSの自動送信機能」です。固定電話からの問い合わせの場合も、顧客がダイヤルを使って指定した携帯番号へ転送できます。

顧客の自己解決を促せるため、電話対応が減り担当者の業務効率を改善できます。また顧客側にとっても、問い合わせの気軽さを保ちつつ、スムーズに問題解決できるのが魅力です。

クラウド形IVR の「NEON IVR」であれば、SMS送信は1通あたり8円(日本語70文字まで、半角英数字のみなら160文字まで)という低料金で送信可能です。他社IVRのSMS送信機能や、A2P(Application to Person:Webサービスとして提供されるSMSサービスで、10円~15円/通の料金設定が一般的)カテゴリー全般と比べても、お得な料金で気軽に利用できるのが特徴です。

IVR以外で問い合わせを削減できるサービス

IVR以外で問い合わせを削減する手段として、下記のようなサービスもあります。

  • FAQシステム
  • チャットボット

FAQシステム

FAQシステムとは、「よくある質問」とその回答を載せたFAQサイトを、テンプレートやマウス操作などで簡単に構築できるシステムです。

搭載されている機能はシステム提供会社によって異なり、顧客が必要な情報をスムーズに見つけられる検索機能、現場の担当者が使用するFAQ管理機能などさまざまです。

近年ではAIを搭載したFAQシステムも登場しています。金融業界、IT業界、流通業界など、顧客対応が頻繁に発生する企業におすすめです。

チャットボット

チャットボットとは、「チャット(会話)」と「ロボット」をあわせた造語で、自動会話プログラムのことをいいます。

企業のWebサイト上などにチャットウィンドウが表示され、質問を入力すると自動的に回答が返信されます。AI搭載型であれば、蓄積されたデータをもとに学習し、回数を重ねるごとに自動応答の精度が高まっていくのも魅力です。


これらのサービスは近年大きな注目を集めており、銀行や鉄道会社、保険会社、配送会社などでも導入されています。単体でも問い合わせ削減につながりますが、IVRと組み合わせると顧客の誘導が容易になり、さらなる効果に期待できます。例えば、FAQ やチャットボットのURLには、いろいろな付帯情報が追記され長くなりがちですが、短縮URLならどんなに長いURLも21文字で表現できます。長いURLを持つFAQやチャットボットに誘導するには、IVRのSMS送信機能は必須です。

IVR以外で問い合わせを削減できるサービス

問い合わせ業務効率化サービスの導入のプロセスには、以下4つのポイントがあります。

  1. サービス導入によって求める効果を洗い出す
  2. 自社にとって必要な機能を検討する
  3. かけられるコストに見合うサービスを選定する
  4. 活用マニュアルを作成し、周知する

1. サービス導入によって求める効果を洗い出す

導入することだけを目的に進めると、期待した効果を得られないことも少なくありません。例えば「電話問い合わせの件数そのものを減らしたい」「新規問い合わせとカスタマーサポートの電話のみ取れるようにしたい」など、サービス導入によってどのような問題を解決したいか、どのような成果を求めるのか、まずは目的や効果を明確に洗い出しましょう。

2. 自社にとって必要な機能を検討する

目的に応じ、自社にとって必要な機能を検討しましょう。

目的が「電話問い合わせ件数を減らす」であれば、顧客がホームページ上で自己解決できる機能や電話以外の選択肢を示せる機能が必要になります。目的が「必要な電話のみ取りたい」であれば、電話の内容を自動で振り分けられる機能や、架電先を複数の番号(部署)から選べる機能が有効でしょう。

3. かけられるコストに見合うサービスを選定する

導入にかかるコストと、導入による人件費削減などの効果を十分に分析し、コストに見合うサービスを選定することが重要です。

例えばFAQシステムには、社内にサーバーを設置し高いセキュリティ強度を持つ「オンプレミス型」と、既存のサーバーを利用する「クラウド型」があり、初期費用はオンプレミス型で200万円程度 、クラウド型で20万円程度かかります。月額費用はオンプレミス形で10万円程度、クラウド形は数万円で導入が可能です 。

チャットボットシステムは、初期契約費用は無料、もしくは5~10万円が一般的で、AI型は20万円~100万円程度です。運用費用は月額10万円~30万円程度、AI型は月額30万円~100万円程度が相場です。

4. 活用マニュアルを作成し、周知する

システムは導入がゴールではなく、導入するだけで自然と効率がよくなるものでもありません。システムを使う人間がいかに活用できるかが重要です。

システムを使って業務改善を実現するためには、活用マニュアルの作成や従業員への周知、教育が必要となります。従業員がシステムを使いこなすための育成コストも検討材料に入れ、簡単に取り入れられるツールや導入後サポートがあるサービスを選定するとよいでしょう。

問い合わせ削減にはIVRのSMS自動送信機能が効果的!

よくある問い合わせへの対応業務を削減し、業務効率を改善する手段として、クラウドIVR、FAQシステム、チャットボットなど、新しいサービスが注目されています。

クラウドIVRは、業務の効率化や担当者の人件費削減だけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。特に、IVRのSMS自動送信機能は、問い合わせ件数の削減に効果的です。

本記事を参考に、自社のニーズに合ったサービスの導入を検討されてはいかがでしょうか。満足度の高い応対フローを実現できるIVRでSMS送信ができるサービスをお探しなら、ぜひ「NEON IVR」をご検討ください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

電話の自動応答・振り分けサービスの「NEON IVR」とは?中小企業向けの導入のヒント

ビジネスフォンお役立ち情報 > 電話の自動応答・振り分けサービスの「NEON IVR」とは?中小企業向けの導入のヒント

電話の自動応答・振り分けサービスの「NEON IVR」とは?中小企業向けの導入のヒント

公開日:2024/06/17   更新日:2024/09/03

公開日:2024/06/17 更新日:2024/09/03

電話の自動応答・振り分けサービスの「NEON IVR」とは?費用や機能を紹介

「IVR」とは「自動音声応答サービス」とも呼ばれ、顧客からの電話に自動で応答し、あらかじめ用意した音声ガイダンスを流したり、問い合わせ内容に応じて電話を自動で振り分けたりするサービスのことです。

ひとくちに「電話の自動応答・振り分けサービス」といっても、提供する会社によってかかる費用や付随する機能はさまざまです。導入を検討する際には機能やコストも含め慎重に比較検討したいものでしょう。

ここではクラウド型IVRの「NEON IVR」の特長や費用、機能について紹介します。IVRとして過不足ないシンプルな機能に加えて、手頃な価格で導入できるため、コストパフォーマンスに優れたサービスです。

また、電話自動応答・振り分けサービスの選定のコツについても解説するため、IVRの導入を検討している、またはクラウド型IVRに興味があるという方、オフィスの電話対応効率化をお考えになっている方はぜひ最後までご覧ください。

安くてシンプルな電話自動応答振り分け「NEON IVR」の魅力

インターネットを通じてサービスを利用するクラウドIVRである「NEON IVR」の特長は下記の3つです。

  1. 圧倒的なコストパフォーマンス
  2. 過不足ないシンプルな機能
  3. 使いやすい管理画面

圧倒的なコストパフォーマンス

「NEON IVR」は、自社050番号を保有し、国内通信キャリアと直接提携している強みを活かして圧倒的なコストパフォーマンスをかなえている電話自動応答・振り分けサービスです。電話番号維持費や自動応答着信料金が無料で、月額基本料3,000円(税抜)で利用できます。

さらに、通話料・SMS送信料金も圧倒的にお得です。

固定電話から30分、携帯電話から30分の通話、SMS送信20通を目安とすると、月額料金は「3,717円」です。すでに他社IVRをお使いの方は、この圧倒的なコストパフォーマンスに驚かれるでしょう。

固定電話の0AB-J番号を用いるケースや多階層IVRのケースなど、さまざまなパターンでコストの内訳まで細かくご紹介している、以下の「ユースケース」も合わせてご参考ください。

「NEON IVR」ユースケ-ス~コスト試算もご紹介~

NEON IVR
月額基本料 3,000円
電話番号維持費 無料
自動応答着信料金
(TTS=テキスト音声変換)
無料
SMS送信(約70文字あたり) 8円/1通
メッセージ録音(留守番電話)
電話転送(電話番号) 固定電話・IP電話宛:8円/3分
携帯電話宛:15.9円/分
Widefone(内線/050)宛:無料
電話転送(ブラウザ・アプリ)※ 無料
電話発信(ブラウザ・アプリ)※ 固定電話・IP電話宛:8円/3分
携帯電話宛:15.9円/分
受電履歴管理(メモ)

※Widefone PWA(オプション)です。NEON IVR とWidefone内の内線で連携しています。

過不足ないシンプルな機能

「NEON IVR」のメイン機能は、電話の自動応答・振り分け機能です。顧客からの入電に対し自動音声ガイダンスで応答し、顧客が問い合わせ内容に応じた番号を入力することで、担当番号に素早くつなぐことができます。

また、自動音声ガイダンスにより簡易的に問い合わせ対応の一部をまかなうことができるため、効率的な対応を実現でき、従業員の電話対応時間を大幅に減らせます。オフィスや店舗に専用の「電話交換手」を配置するイメージですが、有人対応の必要がないところが最大のメリットです。

このようなメリットがあるためIVRのシステムは、電話対応業務の効率を上げたいと考える人手不足の中小企業や、24時間365日対応を実現したいサービス業などで、特に導入が進んでいます。

便利なSMS自動送信機能

指定携帯番号へ自動的にSMSを送信する「SMSの自動送信機能」も利用できます。適切な案内メッセージやWebサイトへのURLを自動送信できるため、電話対応が減り担当者の業務効率を改善できます。また顧客側も、電話で気軽に問い合わせてスムーズに問題解決できるため大変便利です。

SMS送信に関しては「指定携帯番号へのSMS送信」機能もNEON IVRの特長の1つです。固定電話など、SMSを受信できない番号から着信した場合に、携帯電話番号の入力を促すガイダンスを流し、入力された番号宛にSMSを送信できます。

さらに下記のような機能もあり、シンプルながらビジネス電話のフロントエンドとして過不足のない機能を備えています。

  • テキスト入力したガイダンスを自動生成(録音不要)
  • 通話接続・録音・SMS送信などの多彩な分岐アクション

使いやすい管理画面

「NEON IVR」は導入後、簡単な設定のみですぐに利用が可能です。管理画面も使いやすく、好みの設定にカスタマイズしやすいのもメリットのひとつです。


「NEON IVR」は導入後、簡単な設定のみですぐに利用が可能です

アクション管理画面では、テキスト入力したガイダンス内容を2種類の音声(女声・男声)で自動生成したり、ガイダンスを読み上げる速度を調整したりできます。


「NEON IVR」は導入後、簡単な設定のみですぐに利用が可能です

また、SMSに記載するための短縮URLの作成や有効期限の設定など、それぞれのアクションにおける音声ガイダンスの詳細設定も可能です。「通話接続」「用件録音」の接続先の選択といった分岐の設定や、SMSの送信履歴を確認することもできます。

NEON IVRの機能を詳しく見る

電話自動応答振り分けサービスの選定のコツ

現在、通信サービス業各社がさまざまなIVRのサービスを提供しています。ここでは、電話自動応答振り分けサービスを選ぶ際のコツについて、以下の3つポイントに絞って解説します。

  1. 自社に必要な機能の有無
  2. 費用・コストパフォーマンス
  3. 導入・利用開始までにかかる時間

自社に必要な機能の有無

IVRサービスを提供する会社によって、付随している機能はさまざまです。そのため、自社に必要な機能が備わっているか確認することが大切です。下記は機能の一例です。

  • 電話転送機能
  • 通話録音機能
  • 迷惑電話拒否機能
  • 音声合成機能
  • 文字起こし機能
  • 外国語対応機能
  • 稼働状態モニタリング機能

例えばコールセンター向けのサービスは呼量分析や自動分配など、複数のスタッフが同時に多数の着信に対応することを前提とした機能が豊富ですが、当然、機能が多いほど導入費用やランニングコストが高くなります。

企業の規模によっては、シンプルに最低限の機能を持った製品のほうが、使い勝手とコスト面のバランスがよい場合もあります。まずは自社に必要な機能の要件を明確にし、慎重に比較検討しましょう。

費用・コストパフォーマンス

IVRサービス導入の際にかかる費用は、初期導入費用、月額基本料、付加機能使用料などで構成されています。回線数や稼動時間に応じて料金が加算される場合もあり、必要な機能と予算にあわせて最適なサービスを選ぶのがポイントです。

IVRには、オンプレミス型とクラウド形がありますが、オフィスにIVR専用機を設置する必要があるオンプレミス型は初期導入費用として数百~数千万円程度かかります。一方、クラウド型はインターネットを介して行うサービスのため専用装置や工事が不要で、初期導入費用は数千円~数万円程度で済みます。導入費用をなるべく抑えたい場合はクラウド型IVRがおすすめです。

導入・利用開始までにかかる時間

IVRを導入するときは、利用開始までにかかる時間もチェックが必要です。

オリジナリティやカスタマイズ性の高い自社専用のIVRシステムを開発・導入する場合、打ち合わせをはじめとした準備期間や開発期間が必要となり、利用開始までにかなりの時間を要します。

一方、申し込みから利用開始までが早いタイプのIVRは、シンプルな機能で設定も簡単です。中小企業や小規模な事業所、店舗などへの導入であれば、十分な機能がそろっているといえるでしょう。

電話対応の効率をスピーディーに改善したいなら、クラウド型のIVRをはじめとした導入後すぐ利用できるサービスを選ぶのがおすすめです。

安く電話自動応答振り分けサービスを使うなら「NEON IVR」

電話自動応答振り分けサービスを活用すれば、効率的な電話対応が実現でき、従業員の電話対応時間の削減や対応品質の向上、さらには顧客満足度の向上も期待できます。

本記事を参考に、自社の目的や予算に合ったIVRサービスの導入を検討されてはいかがでしょうか。

前述の「電話自動応答振り分けサービス選定のコツ」でご紹介した「機能・費用・時間」の3点においては、NEON IVRは中小企業に非常に適した選択肢です。

電話自動応答・振り分けに必要な機能は過不足なく搭載しており、コストパフォーマンスに優れた価格で提供しています。また、導入から運用開始までのプロセス、特に設定が簡単なため、リソースが限られている中小企業でも短時間で利用をスタートしていただけます。

社外からの電話への対応に課題を抱えている方や、シンプルな機能で使いやすいIVRをお探しの方は、ぜひ「NEON IVR」をご検討ください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

ビジネスフォンお悩み相談室 > 電話の自動応答・振り分けサービスの「NEON IVR」とは?中小企業向けの導入のヒント

ビジネスフォンお悩み相談室

電話の自動応答・振り分けサービスの「NEON IVR」とは?中小企業向けの導入のヒント

公開日:2024/06/17   更新日:2024/09/03

公開日:2024/06/17 更新日:2024/09/03

電話の自動応答・振り分けサービスの「NEON IVR」とは?費用や機能を紹介

「IVR」とは「自動音声応答サービス」とも呼ばれ、顧客からの電話に自動で応答し、あらかじめ用意した音声ガイダンスを流したり、問い合わせ内容に応じて電話を自動で振り分けたりするサービスのことです。

ひとくちに「電話の自動応答・振り分けサービス」といっても、提供する会社によってかかる費用や付随する機能はさまざまです。導入を検討する際には機能やコストも含め慎重に比較検討したいものでしょう。

ここではクラウド型IVRの「NEON IVR」の特長や費用、機能について紹介します。IVRとして過不足ないシンプルな機能に加えて、手頃な価格で導入できるため、コストパフォーマンスに優れたサービスです。

また、電話自動応答・振り分けサービスの選定のコツについても解説するため、IVRの導入を検討している、またはクラウド型IVRに興味があるという方、オフィスの電話対応効率化をお考えになっている方はぜひ最後までご覧ください。

安くてシンプルな電話自動応答振り分け「NEON IVR」の魅力

インターネットを通じてサービスを利用するクラウドIVRである「NEON IVR」の特長は下記の3つです。

  1. 圧倒的なコストパフォーマンス
  2. 過不足ないシンプルな機能
  3. 使いやすい管理画面

圧倒的なコストパフォーマンス

「NEON IVR」は、自社050番号を保有し、国内通信キャリアと直接提携している強みを活かして圧倒的なコストパフォーマンスをかなえている電話自動応答・振り分けサービスです。電話番号維持費や自動応答着信料金が無料で、月額基本料3,000円(税抜)で利用できます。

さらに、通話料・SMS送信料金も圧倒的にお得です。

固定電話から30分、携帯電話から30分の通話、SMS送信20通を目安とすると、月額料金は「3,717円」です。すでに他社IVRをお使いの方は、この圧倒的なコストパフォーマンスに驚かれるでしょう。

固定電話の0AB-J番号を用いるケースや多階層IVRのケースなど、さまざまなパターンでコストの内訳まで細かくご紹介している、以下の「ユースケース」も合わせてご参考ください。

「NEON IVR」ユースケ-ス~コスト試算もご紹介~

NEON IVR
月額基本料 3,000円
電話番号維持費 無料
自動応答着信料金
(TTS=テキスト音声変換)
無料
SMS送信(約70文字あたり) 8円/1通
メッセージ録音(留守番電話)
電話転送(電話番号) 固定電話・IP電話宛:8円/3分
携帯電話宛:15.9円/分
Widefone(内線/050)宛:無料
電話転送(ブラウザ・アプリ)※ 無料
電話発信(ブラウザ・アプリ)※ 固定電話・IP電話宛:8円/3分
携帯電話宛:15.9円/分
受電履歴管理(メモ)

※Widefone PWA(オプション)です。NEON IVR とWidefone内の内線で連携しています。

過不足ないシンプルな機能

「NEON IVR」のメイン機能は、電話の自動応答・振り分け機能です。顧客からの入電に対し自動音声ガイダンスで応答し、顧客が問い合わせ内容に応じた番号を入力することで、担当番号に素早くつなぐことができます。

また、自動音声ガイダンスにより簡易的に問い合わせ対応の一部をまかなうことができるため、効率的な対応を実現でき、従業員の電話対応時間を大幅に減らせます。オフィスや店舗に専用の「電話交換手」を配置するイメージですが、有人対応の必要がないところが最大のメリットです。

このようなメリットがあるためIVRのシステムは、電話対応業務の効率を上げたいと考える人手不足の中小企業や、24時間365日対応を実現したいサービス業などで、特に導入が進んでいます。

便利なSMS自動送信機能

指定携帯番号へ自動的にSMSを送信する「SMSの自動送信機能」も利用できます。適切な案内メッセージやWebサイトへのURLを自動送信できるため、電話対応が減り担当者の業務効率を改善できます。また顧客側も、電話で気軽に問い合わせてスムーズに問題解決できるため大変便利です。

SMS送信に関しては「指定携帯番号へのSMS送信」機能もNEON IVRの特長の1つです。固定電話など、SMSを受信できない番号から着信した場合に、携帯電話番号の入力を促すガイダンスを流し、入力された番号宛にSMSを送信できます。

さらに下記のような機能もあり、シンプルながらビジネス電話のフロントエンドとして過不足のない機能を備えています。

  • テキスト入力したガイダンスを自動生成(録音不要)
  • 通話接続・録音・SMS送信などの多彩な分岐アクション

使いやすい管理画面

「NEON IVR」は導入後、簡単な設定のみですぐに利用が可能です。管理画面も使いやすく、好みの設定にカスタマイズしやすいのもメリットのひとつです。


「NEON IVR」は導入後、簡単な設定のみですぐに利用が可能です

アクション管理画面では、テキスト入力したガイダンス内容を2種類の音声(女声・男声)で自動生成したり、ガイダンスを読み上げる速度を調整したりできます。


「NEON IVR」は導入後、簡単な設定のみですぐに利用が可能です

また、SMSに記載するための短縮URLの作成や有効期限の設定など、それぞれのアクションにおける音声ガイダンスの詳細設定も可能です。「通話接続」「用件録音」の接続先の選択といった分岐の設定や、SMSの送信履歴を確認することもできます。

NEON IVRの機能を詳しく見る

電話自動応答振り分けサービスの選定のコツ

現在、通信サービス業各社がさまざまなIVRのサービスを提供しています。ここでは、電話自動応答振り分けサービスを選ぶ際のコツについて、以下の3つポイントに絞って解説します。

  1. 自社に必要な機能の有無
  2. 費用・コストパフォーマンス
  3. 導入・利用開始までにかかる時間

自社に必要な機能の有無

IVRサービスを提供する会社によって、付随している機能はさまざまです。そのため、自社に必要な機能が備わっているか確認することが大切です。下記は機能の一例です。

  • 電話転送機能
  • 通話録音機能
  • 迷惑電話拒否機能
  • 音声合成機能
  • 文字起こし機能
  • 外国語対応機能
  • 稼働状態モニタリング機能

例えばコールセンター向けのサービスは呼量分析や自動分配など、複数のスタッフが同時に多数の着信に対応することを前提とした機能が豊富ですが、当然、機能が多いほど導入費用やランニングコストが高くなります。

企業の規模によっては、シンプルに最低限の機能を持った製品のほうが、使い勝手とコスト面のバランスがよい場合もあります。まずは自社に必要な機能の要件を明確にし、慎重に比較検討しましょう。

費用・コストパフォーマンス

IVRサービス導入の際にかかる費用は、初期導入費用、月額基本料、付加機能使用料などで構成されています。回線数や稼動時間に応じて料金が加算される場合もあり、必要な機能と予算にあわせて最適なサービスを選ぶのがポイントです。

IVRには、オンプレミス型とクラウド形がありますが、オフィスにIVR専用機を設置する必要があるオンプレミス型は初期導入費用として数百~数千万円程度かかります。一方、クラウド型はインターネットを介して行うサービスのため専用装置や工事が不要で、初期導入費用は数千円~数万円程度で済みます。導入費用をなるべく抑えたい場合はクラウド型IVRがおすすめです。

導入・利用開始までにかかる時間

IVRを導入するときは、利用開始までにかかる時間もチェックが必要です。

オリジナリティやカスタマイズ性の高い自社専用のIVRシステムを開発・導入する場合、打ち合わせをはじめとした準備期間や開発期間が必要となり、利用開始までにかなりの時間を要します。

一方、申し込みから利用開始までが早いタイプのIVRは、シンプルな機能で設定も簡単です。中小企業や小規模な事業所、店舗などへの導入であれば、十分な機能がそろっているといえるでしょう。

電話対応の効率をスピーディーに改善したいなら、クラウド型のIVRをはじめとした導入後すぐ利用できるサービスを選ぶのがおすすめです。

安く電話自動応答振り分けサービスを使うなら「NEON IVR」

電話自動応答振り分けサービスを活用すれば、効率的な電話対応が実現でき、従業員の電話対応時間の削減や対応品質の向上、さらには顧客満足度の向上も期待できます。

本記事を参考に、自社の目的や予算に合ったIVRサービスの導入を検討されてはいかがでしょうか。

前述の「電話自動応答振り分けサービス選定のコツ」でご紹介した「機能・費用・時間」の3点においては、NEON IVRは中小企業に非常に適した選択肢です。

電話自動応答・振り分けに必要な機能は過不足なく搭載しており、コストパフォーマンスに優れた価格で提供しています。また、導入から運用開始までのプロセス、特に設定が簡単なため、リソースが限られている中小企業でも短時間で利用をスタートしていただけます。

社外からの電話への対応に課題を抱えている方や、シンプルな機能で使いやすいIVRをお探しの方は、ぜひ「NEON IVR」をご検討ください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

電話業務のDX化とは?メリットやおすすめのツール・システムを紹介

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電話業務のDX化とは?メリットやおすすめのツール・システムを紹介

公開日:2024/06/17   更新日:2024/06/17

公開日:2024/06/17 更新日:2024/06/17

日々進化するデジタル技術などを用いて、ビジネスにダイナミックな変革をもたらす「DX」。今や企業にとってDXへの取り組みは避けて通れないものです。

こうしたDXの波は、ビジネスシーンで重要な役割を果たしてきた電話業務にも及んでいます。本記事では、電話業務のDX化とは具体的にどういったものか、そのメリットについても解説します。おすすめのツールやシステムも紹介するため、電話業務のDX化を検討している方はぜひ最後までご覧ください。

なお、問い合わせ対応業務の削減に関する情報を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:よくある電話問い合わせを削減するには?効果的な方法やIVRのSMS連携機能を紹介

電話業務のDX化とは?

電話業務をDX化するには、具体的にどういったことに取り組めばよいのでしょうか?

複電話業務をDX化するとはどういうこと?

電話業務のDX化とは、電話業務を取り巻く課題をDX化により解決し、効率化やコスト削減を図ることを意味します。具体的には以下のような取り組みが挙げられます。

  • 単純な電話対応を自動音声応答やチャットボットで代行
  • 固定電話を従業員のスマートフォンで代替し、社外での電話対応を可能に
  • インターネット回線の利用で電話料金を削減
  • 通話の録音や、音声テキストへの変更でメモ作業を削減
  • 電話記録を元にした顧客情報の確認、管理

電話業務DX化に使えるツールの例

電話業務DX化に使えるツールのひとつに、従業員の個人携帯を業務利用する「BYOD」があります。

「Widefone(ワイドフォン) 」は従業員の私物スマホに仕事用の050電話番号を与え、BYODフォンとして利用できるサービスです。初期費用も月額基本料も1番号あたり900円という安さで提供しています。複雑な設定は不要で、従業員の個人スマートフォンに専用のアプリをインストール・設定するだけなので、手軽に利用できます。

通話料金はWidefone同士であれば無料のため、従業員間の通話は内線感覚で利用できます。それ以外の電話番号宛であっても、通話料は大手キャリア・格安スマホ各社と比較して業界最安値水準という圧倒的な安さを誇ります。また、WidefoneにオプションでIVR機能を付けることも可能です。

電話業務をDX化するメリット

電話業務のDX化によって生じる効果やメリットとして、以下の3つが挙げられます。

  1. 顧客管理や情報整理を迅速に行える
  2. 現場の人手不足に対応できる
  3. 電話対応の優先順位付けや振り分けを自動化できる

1. 顧客管理や情報整理を迅速に行える

電話での会話は記録が残らないため、顧客管理や情報伝達がしにくいという問題があります。DX化によって電話番号から自動的に顧客情報を割り出せる顧客管理システムを活用すれば、すぐに情報を確認でき、スムーズに対応できるようになります。

顧客側も長時間の保留や担当者をたらい回しにされることがなくなり、対応が早く済むことで満足度の向上や安心感につながるでしょう。

2. 現場の人手不足に対応できる

ただでさえ人手不足に悩まされている企業が多い中、電話に出られる人員を常に確保することは簡単ではありませんが、自動音声応答システムを活用すればその労力が必要なくなります。

従業員が電話対応業務に追われることもなくなり、本来の業務に集中できます。限られた人数でも業務効率の向上が期待できるでしょう。

3. 電話対応の優先順位付けや振り分けを自動化できる

企業には毎日さまざまな用件の電話がかかってきますが、中にはしつこい営業電話のような本来の業務に関係ない電話であることも多々あります。

自動応答・振り分け機能を活用すれば、取る必要がないムダな電話をあらかじめ避けられます。また、問い合わせ内容に応じて事前に振り分けられるため、担当者に直接つながり、優先順位の高い電話から対応することが可能になります。

電話業務をDX化するツール・システム

ここでは、電話DXにおすすめのツールをご紹介します。選定のポイントは、自社が抱える課題に対して必要な機能がそろっているかどうかです。

IVR(音声自動応答システム)

かかってきた電話に対し、音声ガイダンスにて自動応答をするシステムのことを「IVR」といいます。

IVRの主な機能は、以下のとおりです。

  • あらかじめ録音、生成した音声ガイダンスを自動再生する「自動応答機能」
  • 問い合わせ内容別に番号をプッシュさせ、適切なオペレーターや部署に電話をつなぐ「振り分け機能」

「NEON IVR」はインターネットを通じてIVRのサービスを提供している「クラウドIVR」です。自社050番号を保有しているほか、国内通信キャリアと直接提携している強みを活かし、圧倒的なコストパフォーマンスをかなえているのが最大の特徴です。

電話番号維持費・自動応答着信料金は無料で、月額基本料は3,000円(税別)で利用できるため、ランニングコストを抑えられます。オフィスや店舗に専任の「電話交換手」を配置するイメージですが、有人対応の必要がない点がメリットです。


電話業務のDX化とは?メリットやおすすめのツール・システムを紹介

クラウドPBX(インターネット経由の電話回線)

クラウドPBXとは、電話交換機(PBX)をクラウド上に設置することで、インターネット回線を介して内線・外線・転送などの電話機能を利用するITサービスです。アプリをインストールするだけで従業員が会社の電話番号を利用でき、オフィス以外の場所でも会社宛の電話に対応できます。

クラウドPBXサービスのひとつである「Widefone(ワイドフォン)」は、法人向け多機能クラウド電話です。自社開発・自社運用のため小回りが利きやすく、利用回線・端末などを希望に合わせてカスタマイズできます。自動音声による時間外ガイダンスや通話録音機能、内線メッセージ機能付のアプリなど、豊富な機能が標準仕様となっている点も特長です。

CTI(電話とコンピューターの統合)

CTIとは、電話とコンピューターを統合するシステムを指します。

CTIの主な機能は、以下のとおりです。

  • 入電時に、電話番号や発信元、着信履歴などの情報をコンピューター画面に表示する「着信情報表示」
  • 顧客の過去の問い合わせ履歴や購入履歴などの情報を、コンピューター画面に表示する「履歴情報表示」
  • 通話を録音し、後から確認できるようにする「通話録音」
  • 適切なオペレーターに電話を転送する「通話転送」

電話DX化の方法は多種多様!自社に合うものを取り入れましょう

電話対応業務には、DX化により効率化や生産性の向上が期待できる部分が多くあります。電話DX化の方法はさまざまですが、現場が抱える課題や必要な機能の洗い出しを行い、自社に合うサービスを取り入れることがポイントです。

ワイドテックでは、ビジネスフォンのDX化に役立つサービスを多数提供しています。各企業の課題に寄り添った提案が可能ですので、電話業務のDX化を検討している方は気軽にお問い合わせください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

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ビジネスフォンお悩み相談室

電話業務のDX化とは?メリットやおすすめのツール・システムを紹介

公開日:2024/06/17   更新日:2024/06/17

公開日:2024/06/17 更新日:2024/06/17

日々進化するデジタル技術などを用いて、ビジネスにダイナミックな変革をもたらす「DX」。今や企業にとってDXへの取り組みは避けて通れないものです。

こうしたDXの波は、ビジネスシーンで重要な役割を果たしてきた電話業務にも及んでいます。本記事では、電話業務のDX化とは具体的にどういったものか、そのメリットについても解説します。おすすめのツールやシステムも紹介するため、電話業務のDX化を検討している方はぜひ最後までご覧ください。

なお、問い合わせ対応業務の削減に関する情報を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:よくある電話問い合わせを削減するには?効果的な方法やIVRのSMS連携機能を紹介

電話業務のDX化とは?

電話業務をDX化するには、具体的にどういったことに取り組めばよいのでしょうか?

複電話業務をDX化するとはどういうこと?

電話業務のDX化とは、電話業務を取り巻く課題をDX化により解決し、効率化やコスト削減を図ることを意味します。具体的には以下のような取り組みが挙げられます。

  • 単純な電話対応を自動音声応答やチャットボットで代行
  • 固定電話を従業員のスマートフォンで代替し、社外での電話対応を可能に
  • インターネット回線の利用で電話料金を削減
  • 通話の録音や、音声テキストへの変更でメモ作業を削減
  • 電話記録を元にした顧客情報の確認、管理

電話業務DX化に使えるツールの例

電話業務DX化に使えるツールのひとつに、従業員の個人携帯を業務利用する「BYOD」があります。

「Widefone(ワイドフォン) 」は従業員の私物スマホに仕事用の050電話番号を与え、BYODフォンとして利用できるサービスです。初期費用も月額基本料も1番号あたり900円という安さで提供しています。複雑な設定は不要で、従業員の個人スマートフォンに専用のアプリをインストール・設定するだけなので、手軽に利用できます。

通話料金はWidefone同士であれば無料のため、従業員間の通話は内線感覚で利用できます。それ以外の電話番号宛であっても、通話料は大手キャリア・格安スマホ各社と比較して業界最安値水準という圧倒的な安さを誇ります。また、WidefoneにオプションでIVR機能を付けることも可能です。

電話業務をDX化するメリット

電話業務のDX化によって生じる効果やメリットとして、以下の3つが挙げられます。

  1. 顧客管理や情報整理を迅速に行える
  2. 現場の人手不足に対応できる
  3. 電話対応の優先順位付けや振り分けを自動化できる

1. 顧客管理や情報整理を迅速に行える

電話での会話は記録が残らないため、顧客管理や情報伝達がしにくいという問題があります。DX化によって電話番号から自動的に顧客情報を割り出せる顧客管理システムを活用すれば、すぐに情報を確認でき、スムーズに対応できるようになります。

顧客側も長時間の保留や担当者をたらい回しにされることがなくなり、対応が早く済むことで満足度の向上や安心感につながるでしょう。

2. 現場の人手不足に対応できる

ただでさえ人手不足に悩まされている企業が多い中、電話に出られる人員を常に確保することは簡単ではありませんが、自動音声応答システムを活用すればその労力が必要なくなります。

従業員が電話対応業務に追われることもなくなり、本来の業務に集中できます。限られた人数でも業務効率の向上が期待できるでしょう。

3. 電話対応の優先順位付けや振り分けを自動化できる

企業には毎日さまざまな用件の電話がかかってきますが、中にはしつこい営業電話のような本来の業務に関係ない電話であることも多々あります。

自動応答・振り分け機能を活用すれば、取る必要がないムダな電話をあらかじめ避けられます。また、問い合わせ内容に応じて事前に振り分けられるため、担当者に直接つながり、優先順位の高い電話から対応することが可能になります。

電話業務をDX化するツール・システム

ここでは、電話DXにおすすめのツールをご紹介します。選定のポイントは、自社が抱える課題に対して必要な機能がそろっているかどうかです。

IVR(音声自動応答システム)

かかってきた電話に対し、音声ガイダンスにて自動応答をするシステムのことを「IVR」といいます。

IVRの主な機能は、以下のとおりです。

  • あらかじめ録音、生成した音声ガイダンスを自動再生する「自動応答機能」
  • 問い合わせ内容別に番号をプッシュさせ、適切なオペレーターや部署に電話をつなぐ「振り分け機能」

「NEON IVR」はインターネットを通じてIVRのサービスを提供している「クラウドIVR」です。自社050番号を保有しているほか、国内通信キャリアと直接提携している強みを活かし、圧倒的なコストパフォーマンスをかなえているのが最大の特徴です。

電話番号維持費・自動応答着信料金は無料で、月額基本料は3,000円(税別)で利用できるため、ランニングコストを抑えられます。オフィスや店舗に専任の「電話交換手」を配置するイメージですが、有人対応の必要がない点がメリットです。


電話業務のDX化とは?メリットやおすすめのツール・システムを紹介

クラウドPBX(インターネット経由の電話回線)

クラウドPBXとは、電話交換機(PBX)をクラウド上に設置することで、インターネット回線を介して内線・外線・転送などの電話機能を利用するITサービスです。アプリをインストールするだけで従業員が会社の電話番号を利用でき、オフィス以外の場所でも会社宛の電話に対応できます。

クラウドPBXサービスのひとつである「Widefone(ワイドフォン)」は、法人向け多機能クラウド電話です。自社開発・自社運用のため小回りが利きやすく、利用回線・端末などを希望に合わせてカスタマイズできます。自動音声による時間外ガイダンスや通話録音機能、内線メッセージ機能付のアプリなど、豊富な機能が標準仕様となっている点も特長です。

CTI(電話とコンピューターの統合)

CTIとは、電話とコンピューターを統合するシステムを指します。

CTIの主な機能は、以下のとおりです。

  • 入電時に、電話番号や発信元、着信履歴などの情報をコンピューター画面に表示する「着信情報表示」
  • 顧客の過去の問い合わせ履歴や購入履歴などの情報を、コンピューター画面に表示する「履歴情報表示」
  • 通話を録音し、後から確認できるようにする「通話録音」
  • 適切なオペレーターに電話を転送する「通話転送」

電話DX化の方法は多種多様!自社に合うものを取り入れましょう

電話対応業務には、DX化により効率化や生産性の向上が期待できる部分が多くあります。電話DX化の方法はさまざまですが、現場が抱える課題や必要な機能の洗い出しを行い、自社に合うサービスを取り入れることがポイントです。

ワイドテックでは、ビジネスフォンのDX化に役立つサービスを多数提供しています。各企業の課題に寄り添った提案が可能ですので、電話業務のDX化を検討している方は気軽にお問い合わせください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
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仕事が進まない!電話対応が多いとき・集中できないときの対処法を紹介

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仕事が進まない!電話対応が多いとき・集中できないときの対処法を紹介

公開日:2024/06/17   更新日:2024/06/17

公開日:2024/06/17 更新日:2024/06/17

仕事が進まない!電話対応が多いとき・集中できないときの対処法を紹介

本業業務を行うかたわら、電話対応業務を行っている方の中には、「ひっきりなしにかかってくる電話対応に追われ、仕事が進まない、集中できない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では電話対応に時間を割くデメリットや電話対応で仕事が圧迫されてしまう原因、仕事に集中できないときの対処法について解説します。さらに解決の手段として注目されているクラウドIVRについても具体的にご紹介します。

なお、問い合わせ対応業務の削減に関する情報を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:よくある電話問い合わせを削減するには?効果的な方法やIVRのSMS連携機能を紹介

仕事の電話がひっきりなしにかかってくることによるデメリット

本業業務を行うかたわら、ひっきりなしにかかってくる電話に対応すると、以下のようなデメリットが生じます。

  • 本業業務に費やす時間が減ってしまう
  • 電話のたびに本業務を中断すると、集中力が途切れ作業効率が悪い
  • クレームやトラブルなどで、精神的ストレスが増加
  • やるべき仕事の時間管理、タスク管理が複雑になる
  • イレギュラーな対応が生じ、やるべき仕事が終わらず残業が増加

電話対応業務が多く、特に社外からの電話業務に課題を抱えている企業におすすめの解決策が「IVRの導入」です。

企業などに電話をかけると、「製品については1を、サポートについては2を…」と自動音声ガイダンスが流れることがありますが、あれが「IVR(自動音声応答システム)」です。IVRを活用すれば、営業電話や迷惑電話などへの対応時間を削減し、用件ごとに担当者が直接応答できるようになるでしょう。

「NEON IVR」は手軽に安くIVRが利用できるクラウド形のサービスです。ビジネス電話のフロントエンドに必要な機能がそろっており、使い方がわかりやすいのがポイントです。シンプルなサービスに絞っているため費用も月額基本料3,000円、便利なSMS送信も1通8円~とコストを低く抑えられます。また導入に大がかりな設備が必要なく、すぐに利用開始できる点も魅力です。

電話対応コストを削減できる自動音声応答・振り分けシステム、NEON IVRのサービスを見る

電話対応で仕事が進まなくなる原因

電話対応で仕事が進まなくなる原因として、以下の3つが挙げられます。

  • 1. 電話問い合わせの件数自体が多すぎる
  • 2. 用件不明の電話に対応する必要がある
  • 3. 取次や伝言業務に時間がかかっている

1. 電話問い合わせの件数自体が多すぎる

1件の電話に対応する時間が仮に2~3分であっても、1日に何十件とかかってくれば、仕事が進まなくなる原因になります。

例えば営業時間やアクセスなど、会社や店舗に関する些細な問い合わせも、積み重なれば大きな時間のロスにつながります。

また、ホームページに示しているマニュアルやFAQ(よくある問い合わせ)の使い勝手が悪いことや、内容が的を射ていないために顧客が問題を自己解決できず、電話での問い合わせ増加につながっているケースも考えられます。

2. 用件不明の電話に対応する必要がある

通常の電話対応では、相手が誰か、どんな用件か、架電元の情報はほとんどわかりません。しつこい営業電話や迷惑電話なども判別できず、対応することになります。また自分の担当外の用件だった場合は対応に手間取り、仕事が滞ってしまう要因となります。

2. 用件不明の電話に対応する必要がある

通常の電話対応では、相手が誰か、どんな用件か、架電元の情報はほとんどわかりません。しつこい営業電話や迷惑電話なども判別できず、対応することになります。また自分の担当外の用件だった場合は対応に手間取り、仕事が滞ってしまう要因となります。

3. 取次や伝言業務に時間がかかっている

1件の電話対応でも、自分の担当外の用件の場合、以下のような業務が発生します。

  • 相手の名前や用件を聞く
  • 担当者を確認する
  • 担当者に用件を伝え電話を転送する
  • 担当者が不在の場合は伝言メモを作成する

このように多くの工程と時間を要し、その分本業業務に支障をきたします。さらに、入電件数が多ければ多いほど仕事への影響も大きくなります。

電話対応で仕事に集中できないときの対処法・解決策

電話対応で仕事に集中できないときの対処法・解決策として、以下の3つが挙げられます。

  • 1. 取次・伝言は効率的に行う
  • 2. 優先度の高い業務中は思い切って電話を無視する
  • 3. 社内の体制や業務フローを見直す
  • 4. 電話対応を自動化するツールを取り入れる

1. 取次・伝言は効率的に行う

電話がかかってきたらすぐにメモが取れるよう準備しておいたり、伝言メモ用のテンプレートを用意したりすることで、対応時間の短縮を図りましょう。また、取次を行うたびに顧客名と担当者をメモし、次にかかってきたときにスムーズに取次できるよう備えるのも有効です。

2. 優先度の高い業務中は思い切って電話を無視する

特に忙しいときや優先度の高い業務に取り組んでいるときは、電話がかかってきても思い切って無視するというのもひとつの手です。

メールやチャットなどで連絡を取り合うことが可能な場合、仕事が一区切りついてから改めて対応すれば問題ないでしょう。また、時間に余裕があるときに丁寧な対応をする方が、結果として顧客に与える印象がよくなる可能性もあります。

3. 社内の体制や業務フローを見直す

社内に電話対応専門の部署を設けたり、「この1時間はこの人が電話対応に専念する」など時間担当制にしたりと、社内の体制や業務フローを見直すことで効率化を図り、本業業務への影響を最小限にするという対処法もあります。

4. 電話対応を自動化するツールを取り入れる

電話対応を自動化するツール「IVR」の導入もおすすめです。顧客からの入電に対し自動音声ガイダンスで応答し、問い合わせ内容別の電話番号へ自動で振り分けることで、着信対応を任せて仕事に集中できます。

クラウド型IVRサービスである「NEON IVR」は、手軽に安く導入できることが強みです。専用の装置や工事も不要で、月額基本料3,000円。また、便利なSMS送信も8円/1通(約70文字あたり)とランニングコストも低く抑えられます。設定変更も簡単にでき、使い方がわかりやすいのも魅力です。

NEON IVRで電話対応を自動化する

電話対応で仕事が進まない状況を解決するなら「NEON IVR」

「電話対応が多く、仕事が進まない、集中できない!」とお困りでしたら、電話対応を自動化するツールIVRの導入がおすすめです。

クラウドIVRは、問い合わせ業務の効率化や人件費削減が実現できるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。本記事を参考に、ぜひ前向きに導入を検討されてはいかがでしょうか。手軽に安く導入できるクラウドIVRサービスをお探しなら、ぜひ「NEON IVR」をご検討ください。

NEON IVRについて相談する

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※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

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仕事が進まない!電話対応が多いとき・集中できないときの対処法を紹介

公開日:2024/06/17   更新日:2024/06/17

公開日:2024/06/17 更新日:2024/06/17

仕事が進まない!電話対応が多いとき・集中できないときの対処法を紹介

本業業務を行うかたわら、電話対応業務を行っている方の中には、「ひっきりなしにかかってくる電話対応に追われ、仕事が進まない、集中できない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで、本記事では電話対応に時間を割くデメリットや電話対応で仕事が圧迫されてしまう原因、仕事に集中できないときの対処法について解説します。さらに解決の手段として注目されているクラウドIVRについても具体的にご紹介します。

なお、問い合わせ対応業務の削減に関する情報を知りたい方は以下の記事もご覧ください。
特集記事:よくある電話問い合わせを削減するには?効果的な方法やIVRのSMS連携機能を紹介

仕事の電話がひっきりなしにかかってくることによるデメリット

本業業務を行うかたわら、ひっきりなしにかかってくる電話に対応すると、以下のようなデメリットが生じます。

  • 本業業務に費やす時間が減ってしまう
  • 電話のたびに本業務を中断すると、集中力が途切れ作業効率が悪い
  • クレームやトラブルなどで、精神的ストレスが増加
  • やるべき仕事の時間管理、タスク管理が複雑になる
  • イレギュラーな対応が生じ、やるべき仕事が終わらず残業が増加

電話対応業務が多く、特に社外からの電話業務に課題を抱えている企業におすすめの解決策が「IVRの導入」です。

企業などに電話をかけると、「製品については1を、サポートについては2を…」と自動音声ガイダンスが流れることがありますが、あれが「IVR(自動音声応答システム)」です。IVRを活用すれば、営業電話や迷惑電話などへの対応時間を削減し、用件ごとに担当者が直接応答できるようになるでしょう。

「NEON IVR」は手軽に安くIVRが利用できるクラウド形のサービスです。ビジネス電話のフロントエンドに必要な機能がそろっており、使い方がわかりやすいのがポイントです。シンプルなサービスに絞っているため費用も月額基本料3,000円、便利なSMS送信も1通8円~とコストを低く抑えられます。また導入に大がかりな設備が必要なく、すぐに利用開始できる点も魅力です。

電話対応コストを削減できる自動音声応答・振り分けシステム、NEON IVRのサービスを見る

電話対応で仕事が進まなくなる原因

電話対応で仕事が進まなくなる原因として、以下の3つが挙げられます。

  • 1. 電話問い合わせの件数自体が多すぎる
  • 2. 用件不明の電話に対応する必要がある
  • 3. 取次や伝言業務に時間がかかっている

1. 電話問い合わせの件数自体が多すぎる

1件の電話に対応する時間が仮に2~3分であっても、1日に何十件とかかってくれば、仕事が進まなくなる原因になります。

例えば営業時間やアクセスなど、会社や店舗に関する些細な問い合わせも、積み重なれば大きな時間のロスにつながります。

また、ホームページに示しているマニュアルやFAQ(よくある問い合わせ)の使い勝手が悪いことや、内容が的を射ていないために顧客が問題を自己解決できず、電話での問い合わせ増加につながっているケースも考えられます。

2. 用件不明の電話に対応する必要がある

通常の電話対応では、相手が誰か、どんな用件か、架電元の情報はほとんどわかりません。しつこい営業電話や迷惑電話なども判別できず、対応することになります。また自分の担当外の用件だった場合は対応に手間取り、仕事が滞ってしまう要因となります。

2. 用件不明の電話に対応する必要がある

通常の電話対応では、相手が誰か、どんな用件か、架電元の情報はほとんどわかりません。しつこい営業電話や迷惑電話なども判別できず、対応することになります。また自分の担当外の用件だった場合は対応に手間取り、仕事が滞ってしまう要因となります。

3. 取次や伝言業務に時間がかかっている

1件の電話対応でも、自分の担当外の用件の場合、以下のような業務が発生します。

  • 相手の名前や用件を聞く
  • 担当者を確認する
  • 担当者に用件を伝え電話を転送する
  • 担当者が不在の場合は伝言メモを作成する

このように多くの工程と時間を要し、その分本業業務に支障をきたします。さらに、入電件数が多ければ多いほど仕事への影響も大きくなります。

電話対応で仕事に集中できないときの対処法・解決策

電話対応で仕事に集中できないときの対処法・解決策として、以下の3つが挙げられます。

  • 1. 取次・伝言は効率的に行う
  • 2. 優先度の高い業務中は思い切って電話を無視する
  • 3. 社内の体制や業務フローを見直す
  • 4. 電話対応を自動化するツールを取り入れる

1. 取次・伝言は効率的に行う

電話がかかってきたらすぐにメモが取れるよう準備しておいたり、伝言メモ用のテンプレートを用意したりすることで、対応時間の短縮を図りましょう。また、取次を行うたびに顧客名と担当者をメモし、次にかかってきたときにスムーズに取次できるよう備えるのも有効です。

2. 優先度の高い業務中は思い切って電話を無視する

特に忙しいときや優先度の高い業務に取り組んでいるときは、電話がかかってきても思い切って無視するというのもひとつの手です。

メールやチャットなどで連絡を取り合うことが可能な場合、仕事が一区切りついてから改めて対応すれば問題ないでしょう。また、時間に余裕があるときに丁寧な対応をする方が、結果として顧客に与える印象がよくなる可能性もあります。

3. 社内の体制や業務フローを見直す

社内に電話対応専門の部署を設けたり、「この1時間はこの人が電話対応に専念する」など時間担当制にしたりと、社内の体制や業務フローを見直すことで効率化を図り、本業業務への影響を最小限にするという対処法もあります。

4. 電話対応を自動化するツールを取り入れる

電話対応を自動化するツール「IVR」の導入もおすすめです。顧客からの入電に対し自動音声ガイダンスで応答し、問い合わせ内容別の電話番号へ自動で振り分けることで、着信対応を任せて仕事に集中できます。

クラウド型IVRサービスである「NEON IVR」は、手軽に安く導入できることが強みです。専用の装置や工事も不要で、月額基本料3,000円。また、便利なSMS送信も8円/1通(約70文字あたり)とランニングコストも低く抑えられます。設定変更も簡単にでき、使い方がわかりやすいのも魅力です。

NEON IVRで電話対応を自動化する

電話対応で仕事が進まない状況を解決するなら「NEON IVR」

「電話対応が多く、仕事が進まない、集中できない!」とお困りでしたら、電話対応を自動化するツールIVRの導入がおすすめです。

クラウドIVRは、問い合わせ業務の効率化や人件費削減が実現できるだけでなく、顧客満足度の向上にもつながります。本記事を参考に、ぜひ前向きに導入を検討されてはいかがでしょうか。手軽に安く導入できるクラウドIVRサービスをお探しなら、ぜひ「NEON IVR」をご検討ください。

NEON IVRについて相談する

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※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

【期間限定】5台、10台ならより安く!「マルチパック」を提供開始

【期間限定】5台、10台ならより安く!「マルチパック」を提供開始

Widefoneでは2024年12月末までの期間限定で、Widefone「標準番号」を5番号または10番号単位で割引するキャンペーン料金「マルチパック5」「マルチパック10」を提供します。
5番号単位一括でお申し込みいただくと、初期費用・月額料金ともに13%、10番号なら16%が永年割引されます。

お得な「マルチパック」キャンペーン料金

一括導入をご検討中の方は、ぜひともこの機会に「マルチパック」をご利用ください。

[消費税別]

割引料金
(初期費用・月額料金とも)
通常料金 割引率
マルチパック5
(標準番号5端末パック)
3,900円/5端末 4,500円/5端末 13%
マルチパック10
(標準番号10端末パック)
7,500円/10端末 9,000円/10端末 16%

複数個のマルチパックのお申し込みも可能です(例: 15ユーザー=マルチパック10とマルチパック5)。


【おことわり】
・マルチパックに5番号未満で番号を追加する場合、標準料金(900円[税別])での追加となります。
・1回のお申し込みで5または10番号となるケースに対しての適用となります。5番号未満で回線を複数回追加し、カンパニー内の総回線数が5や10の倍数になっても、割引の自動適用はありません。
・オプション料金はユーザー(回線)単位ごとに標準料金での加算となります(オプションに対する割引はありません)。

お見積りのご要望やご不明点など、お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。

サービスラインナップおよび料金体系変更のお知らせ

サービスラインナップおよび料金体系変更のお知らせ

お客様各位

平素はWidefoneをご利用いただき、誠にありがとうございます。

Widefoneでは、よりわかりやすいサービス、透明性の高い料金体系を目指し、サービスラインナップの集約と初期費用・月額料金の原則同額化を実施いたしました。
なお、現在ご利用いただいているお客様への契約内容やご利用機能、料金の変更は発生いたしません。

新サービスラインナップの特徴

■サービスラインナップの統合

これまでの「Widefone CV」と「Widefone」の区分を廃止し、サービス体系を「Widefone」1種類に統合しました。
新ラインナップでは従来の「Widefone CV」を「標準番号」として位置づけ、初期費用・月額料金・基本サービス内容はそのままに、すべてのオプションを適用可能としました。
これまで通り「標準番号」は初期費用・月額料金ともに900円(税別)で1番号からお申し込みいただけます。

■初期費用と月額料金を原則同額に

各サービス・オプションメニューにおいて、原則として初期費用と月額料金を同額に設定しました。
※代表電話番号、IVR電話番号、着信者課金電話番号 (0120/0800) を除く

Widefoneでは、端末アプリからサービス基盤、IP電話回線まで、全てを自社開発・自社運用で提供する強みはそのままに、自社プラットフォームならではの拡張性を持たせた多機能なサービスへと変化を続けて参ります。

お客様のニーズに応えたサービスを独自の発想と技術力で提供することを目指して参ります。
引き続きご愛顧賜りますようお願い申し上げます。


本件に関するお問合せは、下記までご連絡ください。

株式会社ワイドテック「Widefone」サービス運用担当
メール:widefone@widetec.com
お問合せフォーム:https://widefone.jp/contact/

中小企業向けクラウド電話導入ガイド

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大企業向けクラウドPBX導入ガイド
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クラウドPBXの代表的なシステムを価格や機能で比較しながら、大企業の情報システム担当者様が抱えているお悩みに対する解決策を紹介します。

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「従業員に仕事の電話を与えたい」中小企業の悩みを解消!
クラウド電話導入ガイド【5社比較】

ビジネスフォンお役立ち情報 > 「従業員に仕事の電話を与えたい」中小企業の悩みを解消!
クラウド電話導入ガイド【5社比較】

「従業員に仕事の電話を与えたい」中小企業の悩みを解消!
クラウド電話導入ガイド【5社比較】

公開日:2024/04/02   更新日:2024/07/02

公開日:2024/04/02 更新日:2024/07/02

「従業員に仕事の電話を与えたい」中小企業の悩みを解消!クラウド電話導入ガイド【5社比較】

中小企業の電話対応に関する悩みはクラウドPBXで解消!

「従業員に仕事用の電話番号を与えたい」「だけど携帯端末の購入費が負担で実現できていない」「場所を問わない電話対応を実現したいが、コストも抑えたい」とお悩みの企業は多いのではないでしょうか。

このようなお悩みを解決する手段として注目されているのが、電話交換機をクラウド上に設置し、インターネットを介して電話機能を利用できる「クラウドPBX」です。

PBXとは、「Private Branch eXchange」の略で、企業などの拠点内に設置し、外線の発着信の制御や内線間の通話などを行えるシステムです。従来のPBXは物理的な装置を設置する必要がありましたが、クラウドPBXはクラウド上のPBXを使用するため、物理的な装置が必要ありません。

本資料では、クラウドPBXの代表的なサービスを挙げ、導入を検討されている企業の皆様に有益な情報をご提供します。クラウドPBXを導入しなくても、【従業員に仕事の電話番号を安く手軽に付与できる】秘訣もお伝えします。ぜひ最後までご覧ください。

従来のPBX クラウドPBX
初期投資 ハードウェア費用に加え、工事費など初期構築費用が必要。数十万~ サーバ設定費のみ。数千円~数万円程度
機器メンテナンス 必要 不要
拡張性 低い(都度工事が発生) 高い
(管理画面の設定変更のみで対応可能)
音声品質
(インターネット品質に依存)

クラウドPBX導入のよくある失敗事例

クラウドPBXはその優位性から、今や多くのビジネスシーンで活用されています。しかし、導入に失敗してしまうとサービス見直しを余儀なくされ、コストの浪費につながることもあります。クラウドPBX導入の失敗を防ぐために、よくある失敗事例と対策について解説します。

自社に必要な機能が実装されていなかった

さまざまな機能を組み合わせて、自社に合ったカスタマイズができるのはクラウドPBXの利点の1つです。しかし、ベンダーによって利用できる機能は異なります。十分確認せずに導入してしまうと、自社に必要な機能を満たしていなかったという事態も起こり得ます。

従来よりもトータルコストが高くなった

利用する予定の人数や有料オプションなどを把握せずに導入してしまうことも失敗につながります。利用するチャンネル数により月額料金が変動するクラウドPBXでは、オプション構成によってはトータルコストが割高になってしまう場合があります。

通話の音声が悪くなった

クラウドPBXの特徴でもあるインターネットを介した電話通信は、ときに通話品質の低下を招くことも考えられます。通信環境に問題がある場合、十分な通話品質が確保できないケースもあります。

クラウドPBXのサービスを選ぶポイント

クラウドPBXを選定するにあたっては、導入目的や自社の規模などに応じたサービスの検討が必要です。以下の3つのポイントに気を付けながらクラウドPBXを選定することで、自社に最適なサービスを見つけられるでしょう。

サービスや機能が自社に合うか確認する

クラウドPBXサービスが提供する基本的な機能だけでなく、オプションを含めて自社に最適な機能が搭載されているかを確認することが重要です。たとえば全通話履歴・録音や通話数分析、インターネットFAXの利用やIVR(自動音声応答)など、付帯する機能はサービスによってさまざまです。どの機能がどのプランで利用できるかを把握したうえで、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが大切です。

トータルコストが希望に沿うか確認する

使い方次第では、クラウドPBXはランニングコストが割高になってしまうこともあります。利用する端末の数やオプション構成を考慮しつつ、導入にかかる初期費用から維持費用まで、TCO(総保有コスト)を算出したうえで検討しましょう。サービスによっては基本料金が安いように見えても、有料オプションや端末利用台数次第で想定していたよりも割高になってしまうことも考えられます。

トライアルで音質や使用感を確認する

クラウドPBXの導入で失敗しないためには、実際の使用感を確認することも大切です。

クラウドPBXの通話音声品質はインターネット通信の品質に依存します。そのため、無料トライアルなどを活用し、実際に現場で利用したうえで通話の音質や操作性を確認することが重要です。

クラウドPBXの導入によってできること

クラウドPBXはオフィスへの主装置(PBX)の設置や電話配線が不要という特徴があります。そのため、以下のようなことが実現できます。

コストを削減できる

クラウドPBXは電話回線の引き込み工事が必要なく、導入時にするべきことはサーバ上の初期データ設定のみです。そのため、端末購入費や工事費用を削減できます。また、クラウドPBXでつないだ電話機同士は内線通話が可能なため、社員間の通話は料金がかからないうえに、電話の取り次ぎ作業といった雑務も削減できます。

いつでもどこでも通話が可能

クラウドPBXを導入していれば、スマートフォンやPC、タブレットなど端末を問わずにどこからでも会社宛にかかってきた電話を受けられます。外出先やテレワークで自宅にいる従業員でも、顧客や取引先を待たせることなく応対が可能なため、結果として企業全体の生産性向上も期待できるでしょう。

デバイスの縛りがない

従来のビジネスフォンの場合、社内に固定電話機を設置して運用することしかできませんでした。しかし、クラウドPBXは固定電話機以外にも、スマートフォンやPCでも電話対応が可能となります。加えて、従業員の私物端末を社用電話としても使用する「BYOD(Bring Your Own Device)」でも対応できるため、端末代金の削減にもつながります。

スマートフォンで仕事の電話が使える「Widefone」

ここまでクラウドPBX導入の魅力をお伝えしてきましたが、従業員に仕事の電話番号を付与したいというニーズに応えるサービスがあります。ワイドテックが提供する「Widefone」です。

Widefoneは、「費用の負担を抑えて、安く050番号を利用したい」「内線は不要なためクラウドPBXは導入しなくてよい」といった中小企業におすすめのサービスです。

特徴

  1. 端末購入費が不要……Widefoneは従業員のスマートフォンを活用(BYOD)することで端末の購入が不要なため、導入時の初期費用を抑えることができます。企業にとって費用面での負担が少ない点が魅力です。
  2. 導入が簡単……専用のアプリをスマートフォンにインストールするだけで利用を開始できます。
  3. 利便性が高い……出張先や自宅にいるときなど、従業員は場所を選ばず仕事の電話番号が使用できます。
  4. スマホ2台持ちから解放……会社用と個人用、2台のスマートフォンを持つ必要がありません。2台持ちからの解放は、従業員から評価が高いポイントです。

基本機能

Widefoneは充実した機能を備えており、企業のコミュニケーションを効率的に支援します。たとえば「端末専用電話番号」の機能では、従業員に仕事用の電話番号を付与できます。そのため、安く050番号を社員に与えたいというニーズを満たすことが可能です。

価格

Widefoneは、BYOD(Bring Your Own Device)としても活用できるため、端末の購入が不要です。IP電話特有の複雑な設定は不要で、お手持ちのスマートフォンに専用のアプリをインストール・設定するだけですぐに利用できます。通話料金もWidefone同士の通話であれば無料で利用できるため、従業員同士の通話は内線感覚でご利用いただけます。月額基本料は、050番号、AGEphone Cloudサブスクリプションが含まれて900円/ユーザー(税抜)です。

お申し込みからご利用開始までの流れ

Widefoneのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

step1
お問い合わせ・お見積り
お問合せ・お見積り

Widefoneは利用回線や端末を含むサービス構成をお客様のご要望に応じてカスタマイズを行うサービスです。お問い合わせフォームからご希望をお聞かせください、また、要件を入力いただければ概算のお見積りをご提出いたします。

step2
お打ち合わせ・要件確認
お打ち合わせ・要件確認

Web会議・対面でのお打ち合わせ等により、お客様のご要望をヒアリングいたします。またお客様の課題を解消していただくためのソリューションをご提案いたします。

step3
最終見積・ご契約
最終見積・ご契約

お客様のご要件を元に、最終的なお見積りを提出いたします。構成・金額・スケジュールなどご納得いただけましたらご契約いただきます。

※内容によっては、ご発注から納品までお時間をいただく場合がございます。また技術的、その他の条件により対応しかねる場合もございます。予めご了承ください。

他社比較

主要なクラウドで利用できる電話サービスの機能や特徴、価格を比較していきます。また、中小企業で便利に使える050番号のサービスも含めて紹介しています。

他社比較

資料は下記のリンクよりダウンロードいただけます。ぜひご覧ください。

まとめ

ご紹介した通り、クラウドPBXは、ビジネスを展開するうえで役立つ機能やコスト削減の可能性を持ったツールです。

多拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している現在、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替えを検討する企業は年々増加しています。

本資料を参考に、自社のニーズに合ったクラウドPBXシステムを選定してください。

ビジネスフォンお悩み相談室 > 「従業員に仕事の電話を与えたい」中小企業の悩みを解消!
クラウド電話導入ガイド【5社比較】

ビジネスフォンお悩み相談室

「従業員に仕事の電話を与えたい」中小企業の悩みを解消!
クラウド電話導入ガイド【5社比較】

公開日:2024/04/02   更新日:2024/07/02

公開日:2024/04/02 更新日:2024/07/02

「従業員に仕事の電話を与えたい」中小企業の悩みを解消!クラウド電話導入ガイド【5社比較】

中小企業の電話対応に関する悩みはクラウドPBXで解消!

「従業員に仕事用の電話番号を与えたい」「だけど携帯端末の購入費が負担で実現できていない」「場所を問わない電話対応を実現したいが、コストも抑えたい」とお悩みの企業は多いのではないでしょうか。

このようなお悩みを解決する手段として注目されているのが、電話交換機をクラウド上に設置し、インターネットを介して電話機能を利用できる「クラウドPBX」です。

PBXとは、「Private Branch eXchange」の略で、企業などの拠点内に設置し、外線の発着信の制御や内線間の通話などを行えるシステムです。従来のPBXは物理的な装置を設置する必要がありましたが、クラウドPBXはクラウド上のPBXを使用するため、物理的な装置が必要ありません。

本資料では、クラウドPBXの代表的なサービスを挙げ、導入を検討されている企業の皆様に有益な情報をご提供します。クラウドPBXを導入しなくても、【従業員に仕事の電話番号を安く手軽に付与できる】秘訣もお伝えします。ぜひ最後までご覧ください。

従来のPBX クラウドPBX
初期投資 ハードウェア費用に加え、工事費など初期構築費用が必要。数十万~ サーバ設定費のみ。数千円~数万円程度
機器メンテナンス 必要 不要
拡張性 低い(都度工事が発生) 高い
(管理画面の設定変更のみで対応可能)
音声品質
(インターネット品質に依存)

クラウドPBX導入のよくある失敗事例

クラウドPBXはその優位性から、今や多くのビジネスシーンで活用されています。しかし、導入に失敗してしまうとサービス見直しを余儀なくされ、コストの浪費につながることもあります。クラウドPBX導入の失敗を防ぐために、よくある失敗事例と対策について解説します。

自社に必要な機能が実装されていなかった

さまざまな機能を組み合わせて、自社に合ったカスタマイズができるのはクラウドPBXの利点の1つです。しかし、ベンダーによって利用できる機能は異なります。十分確認せずに導入してしまうと、自社に必要な機能を満たしていなかったという事態も起こり得ます。

従来よりもトータルコストが高くなった

利用する予定の人数や有料オプションなどを把握せずに導入してしまうことも失敗につながります。利用するチャンネル数により月額料金が変動するクラウドPBXでは、オプション構成によってはトータルコストが割高になってしまう場合があります。

通話の音声が悪くなった

クラウドPBXの特徴でもあるインターネットを介した電話通信は、ときに通話品質の低下を招くことも考えられます。通信環境に問題がある場合、十分な通話品質が確保できないケースもあります。

クラウドPBXのサービスを選ぶポイント

クラウドPBXを選定するにあたっては、導入目的や自社の規模などに応じたサービスの検討が必要です。以下の3つのポイントに気を付けながらクラウドPBXを選定することで、自社に最適なサービスを見つけられるでしょう。

サービスや機能が自社に合うか確認する

クラウドPBXサービスが提供する基本的な機能だけでなく、オプションを含めて自社に最適な機能が搭載されているかを確認することが重要です。たとえば全通話履歴・録音や通話数分析、インターネットFAXの利用やIVR(自動音声応答)など、付帯する機能はサービスによってさまざまです。どの機能がどのプランで利用できるかを把握したうえで、自社のニーズに合ったサービスを選ぶことが大切です。

トータルコストが希望に沿うか確認する

使い方次第では、クラウドPBXはランニングコストが割高になってしまうこともあります。利用する端末の数やオプション構成を考慮しつつ、導入にかかる初期費用から維持費用まで、TCO(総保有コスト)を算出したうえで検討しましょう。サービスによっては基本料金が安いように見えても、有料オプションや端末利用台数次第で想定していたよりも割高になってしまうことも考えられます。

トライアルで音質や使用感を確認する

クラウドPBXの導入で失敗しないためには、実際の使用感を確認することも大切です。

クラウドPBXの通話音声品質はインターネット通信の品質に依存します。そのため、無料トライアルなどを活用し、実際に現場で利用したうえで通話の音質や操作性を確認することが重要です。

クラウドPBXの導入によってできること

クラウドPBXはオフィスへの主装置(PBX)の設置や電話配線が不要という特徴があります。そのため、以下のようなことが実現できます。

コストを削減できる

クラウドPBXは電話回線の引き込み工事が必要なく、導入時にするべきことはサーバ上の初期データ設定のみです。そのため、端末購入費や工事費用を削減できます。また、クラウドPBXでつないだ電話機同士は内線通話が可能なため、社員間の通話は料金がかからないうえに、電話の取り次ぎ作業といった雑務も削減できます。

いつでもどこでも通話が可能

クラウドPBXを導入していれば、スマートフォンやPC、タブレットなど端末を問わずにどこからでも会社宛にかかってきた電話を受けられます。外出先やテレワークで自宅にいる従業員でも、顧客や取引先を待たせることなく応対が可能なため、結果として企業全体の生産性向上も期待できるでしょう。

デバイスの縛りがない

従来のビジネスフォンの場合、社内に固定電話機を設置して運用することしかできませんでした。しかし、クラウドPBXは固定電話機以外にも、スマートフォンやPCでも電話対応が可能となります。加えて、従業員の私物端末を社用電話としても使用する「BYOD(Bring Your Own Device)」でも対応できるため、端末代金の削減にもつながります。

スマートフォンで仕事の電話が使える「Widefone」

ここまでクラウドPBX導入の魅力をお伝えしてきましたが、従業員に仕事の電話番号を付与したいというニーズに応えるサービスがあります。ワイドテックが提供する「Widefone」です。

Widefoneは、「費用の負担を抑えて、安く050番号を利用したい」「内線は不要なためクラウドPBXは導入しなくてよい」といった中小企業におすすめのサービスです。

特徴

  1. 端末購入費が不要……Widefoneは従業員のスマートフォンを活用(BYOD)することで端末の購入が不要なため、導入時の初期費用を抑えることができます。企業にとって費用面での負担が少ない点が魅力です。
  2. 導入が簡単……専用のアプリをスマートフォンにインストールするだけで利用を開始できます。
  3. 利便性が高い……出張先や自宅にいるときなど、従業員は場所を選ばず仕事の電話番号が使用できます。
  4. スマホ2台持ちから解放……会社用と個人用、2台のスマートフォンを持つ必要がありません。2台持ちからの解放は、従業員から評価が高いポイントです。

基本機能

Widefoneは充実した機能を備えており、企業のコミュニケーションを効率的に支援します。たとえば「端末専用電話番号」の機能では、従業員に仕事用の電話番号を付与できます。そのため、安く050番号を社員に与えたいというニーズを満たすことが可能です。

価格

Widefoneは、BYOD(Bring Your Own Device)としても活用できるため、端末の購入が不要です。IP電話特有の複雑な設定は不要で、お手持ちのスマートフォンに専用のアプリをインストール・設定するだけですぐに利用できます。通話料金もWidefone同士の通話であれば無料で利用できるため、従業員同士の通話は内線感覚でご利用いただけます。月額基本料は、050番号、AGEphone Cloudサブスクリプションが含まれて900円/ユーザー(税抜)です。

お申し込みからご利用開始までの流れ

Widefoneのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

step1
お問い合わせ・お見積り
お問合せ・お見積り

Widefoneは利用回線や端末を含むサービス構成をお客様のご要望に応じてカスタマイズを行うサービスです。お問い合わせフォームからご希望をお聞かせください、また、要件を入力いただければ概算のお見積りをご提出いたします。

step2
お打ち合わせ・要件確認
お打ち合わせ・要件確認

Web会議・対面でのお打ち合わせ等により、お客様のご要望をヒアリングいたします。またお客様の課題を解消していただくためのソリューションをご提案いたします。

step3
最終見積・ご契約
最終見積・ご契約

お客様のご要件を元に、最終的なお見積りを提出いたします。構成・金額・スケジュールなどご納得いただけましたらご契約いただきます。

※内容によっては、ご発注から納品までお時間をいただく場合がございます。また技術的、その他の条件により対応しかねる場合もございます。予めご了承ください。

他社比較

主要なクラウドで利用できる電話サービスの機能や特徴、価格を比較していきます。また、中小企業で便利に使える050番号のサービスも含めて紹介しています。

他社比較

資料は下記のリンクよりダウンロードいただけます。ぜひご覧ください。

まとめ

ご紹介した通り、クラウドPBXは、ビジネスを展開するうえで役立つ機能やコスト削減の可能性を持ったツールです。

多拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している現在、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替えを検討する企業は年々増加しています。

本資料を参考に、自社のニーズに合ったクラウドPBXシステムを選定してください。

クラウドPBX導入に失敗しないために確認したいポイント【5社比較】

ビジネスフォンお役立ち情報 > クラウドPBX導入に失敗しないために確認したいポイント【5社比較】

クラウドPBX導入に失敗しないために確認したいポイント【5社比較】

公開日:2024/04/02   更新日:2024/04/17

公開日:2024/04/02 更新日:2024/04/17

クラウドPBX導入に失敗しないために確認したいポイント【5社比較】

そのお悩み、クラウドPBXで解決!大企業こそクラウドPBXを導入すべき理由

DXにともなう電話対応の負担削減が求められている背景から、大企業においてもインターネット回線を介したクラウドPBXシステムの導入が広がりを見せています。しかし、「クラウドPBXの仕組みはある程度理解しているけど、導入に踏み切ることができない……」といったお悩みをお持ちの情報システム担当の方も多いでしょう。

本資料では、クラウドPBXの代表的なシステムを比較しながら、大企業の情報システム担当者様が抱えているお悩みに対する解決策を紹介します。

巻末では、サービス比較資料のダウンロードができるURLをご案内しています。クラウドPBX導入のご検討に是非お役立てください。

複数拠点間の電話の取次ぎが大変

拠点数が多い大企業にとって、拠点間の電話取次ぎは手間のかかる業務の1つです。場合によっては海外の拠点に取り次ぐケースもあり、電話対応における待ち時間や費用負担が課題となっています。

複数の拠点間で連携が可能に

多拠点を展開する大企業では、クラウドPBXを導入することで国内外の全ての拠点を一元管理できます。これは、クラウドPBXを活用すれば、複数の拠点がシステム上で仮想的に1つのオフィスのように機能し、内線環境を構築できるためです。全拠点の番号を1つに統一できるため、顧客への迅速な対応や円滑なコミュニケーションにつながるでしょう。

オフィス移転や社員の増減のたびに業者を呼ぶため、コストがかかる

従来のビジネスフォンでは、オフィスを移転したり拠点が増えたりするたびに業者に連絡して対応するのが通例です。そのための労力とコストが企業にとって負担になっているのではないでしょうか。

事業環境の変化や従業員の増減に柔軟に対応可能に

クラウドPBXは、上記のようなお悩みも解決できます。クラウドPBXの設定は、Webブラウザで変更可能です。電話の利用状況や拠点の移動に合わせて、柔軟にオプション機能や回線数を変更できます。

新入社員が入社した際にも、ユーザーの新規追加は余剰ライセンスを保有していれば、従来のPBXよりも比較的短時間で変更を反映できるため、新入社員への内線番号付与もスムーズに実施できます。

法定停電の準備と対応に手間がかかる

大企業における情報システム管理業務において、現場の大きな負担となっているのが法定停電です。保安規定により毎年発生する法定停電のために、何ヶ月も前から準備をする必要があります。停電時、停電後の立ち合いやシステムの立ち上げなどにかなりの時間がかかるという企業も多いでしょう。

法定停電の負担を削減可能に

クラウドPBXの大きな特徴として、主装置が不要である点が挙げられます。そのため、開通から停止まで数ヶ月を要していた法定停電への備えが不要になります。加えて、定期的なPBXのメンテナンスも削減できるため、法定停電に関わる繁雑な業務を削減可能です。

場所を問わずに電話を取りたい

リモートワークやテレワークを導入したいものの、固定電話を使用しているために、オフィスにいないと電話応対ができないこともよくある悩みです。

社員のスマートフォンからでも電話対応が可能に

インターネット回線にアクセスできればどこにいても利用できるクラウドPBXは、社員のスマートフォンからでも会社の代表番号を使った外線通話や内線が可能になります。自宅や外出先からも社用電話の応対が可能になるため、出社に縛られずに柔軟な働き方を実現できます。

クラウドPBX導入に失敗しないための確認事項

クラウドPBXは大企業でこそメリットが大きく、便利なシステムです。しかし、電話番号の流用や海外拠点の内線化への対応など、各社のサービスによって実装されていない機能もあります。ここからは、大企業がクラウドPBXを導入する際に確認すべき事項について解説します。

既存の電話番号をそのまま利用できる

企業にとって、固定電話番号は会社の看板ともいえる大切な情報です。しかし、クラウドPBXのサービスによっては、固定電話番号が引き継げないケースもあります。このような事態が発生した場合、既存の電話番号を変更せざるを得ないでしょう。電話番号を変更すると、登記簿の変更手続きをはじめ、資料や封筒、名刺などを修正する必要があるため、多くの工数が発生してしまいます。

そのため、大企業の担当者がクラウドPBXサービスを選ぶ際は、既存の電話番号をそのまま利用できるか確認することが大切です。

ワイドテックが提供するクラウドPBXサービス「Widefone」では、「0AB-J」の外線番号、つまり「03(などの市外局番)から始まる代表番号」の提供は行っておりません。そこでおすすめするのが、Widefoneと「ボイスワープ」などの通信事業者(電話会社)が提供する電話転送サービスとの併用です。お客様がお使いになっている03から始まる代表電話番号を、ボイスワープなどを経由してWidefoneの代表電話番号(外線050番号)に転送することで、現在の代表電話番号(0ABJ番号)を変更することなく外線からの電話を着信することができますが、発信する際は、050番号での発信になります。

フリーダイヤルに対応している

大企業は、中小企業に比べて対応すべき電話・問い合わせの量も多いでしょう。問い合わせ窓口として0120番号や0800番号といったフリーダイヤルを契約している企業も多く存在します。

そのため、クラウドPBX導入時にはフリーダイヤルに対応しているかも確認しましょう。サービスによっては「0800番号には非対応」のように対応番号が限られている場合があります。

海外でも利用できる

海外にも拠点を展開している企業では、海外拠点との連絡に国際電話を利用する必要があるため、コスト面で大きな負担になります。

その点、海外対応しているクラウドPBXであれば、海外から国内へ外線電話をかけた場合でも国内通話扱いとなるため、コスト面でのメリットが大きいです。また、海外拠点と国内拠点を内線で結べるため、まるで同じオフィスで働いているかように迅速な情報伝達、連携が実現できます。海外拠点がある、海外への進出予定がある大企業の場合は、クラウドPBXが海外でも利用できるか確認しておきましょう。

法人向け多機能クラウド電話「Widefone」

大企業におけるクラウドPBXの導入メリットや、導入を検討する際の注意点、確認しておくべき事項を踏まえたうえで、ワイドテックが提供する法人向けクラウド多機能PBXサービス「Widefone」をご紹介します。

特長

Widefoneは、内線数や外線数、代表電話番号の有無を自由に選択できるカスタマイズサービスを提供しているため、企業のニーズに最大限マッチした構成で導入できます。

たとえば代表リレー着信機能では、代表電話番号(外線050番号)への外線着信をあらかじめ設定された順序で引き継ぎ可能です。ほかにも代表一斉着信や時間外ガイダンス、サーバー型通話録音など、豊富な機能を標準で搭載しているため、オプション構成でコストを圧迫することもありません。

対応している端末はスマートフォン、パソコン、固定型SIM電話機(Yealink,Poly)など多岐にわたるため、さまざまなシチュエーションで活用し、高いコストパフォーマンスを実現します。

内線や外線の構成をカスタマイズ可能

Widefoneでは現場のニーズに合わせて内線と外線の数を調整でき、外線番号を共有することも可能です。端末構成も自由自在で、スマートフォン向けアプリやソフトフォン(PC電話)、固定型IP電話機も含め、お客様の要望に応じた豊富な選択肢があります。

加えて、IVR(電話自動応答)機能もオプションで利用ができるため、ニーズに合った機能をカスタマイズできます。

導入前後のコストの差

Widefoneを導入する前と導入後で、どのくらい運用コストに差が出るのか、事例をもとにご紹介します。

【事例】

  • 大手キャリアの「かけ放題」プランを契約中
  • 通話料を含めた1台あたりの月額コストがおよそ3,500円
  • 従業員は200名おり、月間の通信費は約700,000円
  • 利用は主に従業員同士の通話や、海外を含めた各事業部が利用する外線電話

このケースでは、「Widefone同士の通話が無料」という点が大きなメリットです。Widefone同士の通話がメインであれば、月額基本料のみで運用が可能になります。また、独自の回線契約などのオプションも複合して導入すると月額あたり約40%、およそ300,000円の節約につながる試算です。

導入前 Widefone導入後
(オプション込)
削減額
(1)1台あたりの月額コスト 3,500円 2,100円 △1,400円
(2)スマホ通信費 ((1)×200名) 700,000円 420,000円 △280,000円

お申し込みからご利用開始までの流れ

Widefoneのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

step1
お問い合わせ・お見積り
お問合せ・お見積り

Widefoneは利用回線や端末を含むサービス構成をお客様のご要望に応じてカスタマイズを行うサービスです。お問い合わせフォームからご希望をお聞かせください、また、要件を入力いただければ概算のお見積りをご提出いたします。

step2
お打ち合わせ・要件確認
お打ち合わせ・要件確認

Web会議・対面でのお打ち合わせ等により、お客様のご要望をヒアリングいたします。またお客様の課題を解消していただくためのソリューションをご提案いたします。

step3
最終見積・ご契約
最終見積・ご契約

お客様のご要件を元に、最終的なお見積りを提出いたします。構成・金額・スケジュールなどご納得いただけましたらご契約いただきます。

※内容によっては、ご発注から納品までお時間をいただく場合がございます。また技術的、その他の条件により対応しかねる場合もございます。予めご了承ください。

他社比較

主要なクラウドPBXサービス5社の機能や特徴、価格を比較した資料をご紹介します。

他社比較

本資料では、クラウドPBXの代表的なシステムを比較しながら、大企業の情報システム担当者様が抱えているお悩みに対する解決策をご紹介しています。以下のリンクよりダウンロードください。

まとめ

ご紹介した通り、クラウドPBXは大企業でのビジネスに役立つ機能が備わった利便性の高いツールです。

国内外を問わず、複数拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している昨今、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替えを検討する企業は年々増加しています。本資料を参考に、自社のニーズに合ったクラウドPBXシステムを選定してはいかがでしょうか。

ビジネスフォンお悩み相談室 > クラウドPBX導入に失敗しないために確認したいポイント【5社比較】

ビジネスフォンお悩み相談室

クラウドPBX導入に失敗しないために確認したいポイント【5社比較】

公開日:2024/04/02   更新日:2024/04/17

公開日:2024/04/02 更新日:2024/04/17

クラウドPBX導入に失敗しないために確認したいポイント【5社比較】

そのお悩み、クラウドPBXで解決!大企業こそクラウドPBXを導入すべき理由

DXにともなう電話対応の負担削減が求められている背景から、大企業においてもインターネット回線を介したクラウドPBXシステムの導入が広がりを見せています。しかし、「クラウドPBXの仕組みはある程度理解しているけど、導入に踏み切ることができない……」といったお悩みをお持ちの情報システム担当の方も多いでしょう。

本資料では、クラウドPBXの代表的なシステムを比較しながら、大企業の情報システム担当者様が抱えているお悩みに対する解決策を紹介します。

巻末では、サービス比較資料のダウンロードができるURLをご案内しています。クラウドPBX導入のご検討に是非お役立てください。

複数拠点間の電話の取次ぎが大変

拠点数が多い大企業にとって、拠点間の電話取次ぎは手間のかかる業務の1つです。場合によっては海外の拠点に取り次ぐケースもあり、電話対応における待ち時間や費用負担が課題となっています。

複数の拠点間で連携が可能に

多拠点を展開する大企業では、クラウドPBXを導入することで国内外の全ての拠点を一元管理できます。これは、クラウドPBXを活用すれば、複数の拠点がシステム上で仮想的に1つのオフィスのように機能し、内線環境を構築できるためです。全拠点の番号を1つに統一できるため、顧客への迅速な対応や円滑なコミュニケーションにつながるでしょう。

オフィス移転や社員の増減のたびに業者を呼ぶため、コストがかかる

従来のビジネスフォンでは、オフィスを移転したり拠点が増えたりするたびに業者に連絡して対応するのが通例です。そのための労力とコストが企業にとって負担になっているのではないでしょうか。

事業環境の変化や従業員の増減に柔軟に対応可能に

クラウドPBXは、上記のようなお悩みも解決できます。クラウドPBXの設定は、Webブラウザで変更可能です。電話の利用状況や拠点の移動に合わせて、柔軟にオプション機能や回線数を変更できます。

新入社員が入社した際にも、ユーザーの新規追加は余剰ライセンスを保有していれば、従来のPBXよりも比較的短時間で変更を反映できるため、新入社員への内線番号付与もスムーズに実施できます。

法定停電の準備と対応に手間がかかる

大企業における情報システム管理業務において、現場の大きな負担となっているのが法定停電です。保安規定により毎年発生する法定停電のために、何ヶ月も前から準備をする必要があります。停電時、停電後の立ち合いやシステムの立ち上げなどにかなりの時間がかかるという企業も多いでしょう。

法定停電の負担を削減可能に

クラウドPBXの大きな特徴として、主装置が不要である点が挙げられます。そのため、開通から停止まで数ヶ月を要していた法定停電への備えが不要になります。加えて、定期的なPBXのメンテナンスも削減できるため、法定停電に関わる繁雑な業務を削減可能です。

場所を問わずに電話を取りたい

リモートワークやテレワークを導入したいものの、固定電話を使用しているために、オフィスにいないと電話応対ができないこともよくある悩みです。

社員のスマートフォンからでも電話対応が可能に

インターネット回線にアクセスできればどこにいても利用できるクラウドPBXは、社員のスマートフォンからでも会社の代表番号を使った外線通話や内線が可能になります。自宅や外出先からも社用電話の応対が可能になるため、出社に縛られずに柔軟な働き方を実現できます。

クラウドPBX導入に失敗しないための確認事項

クラウドPBXは大企業でこそメリットが大きく、便利なシステムです。しかし、電話番号の流用や海外拠点の内線化への対応など、各社のサービスによって実装されていない機能もあります。ここからは、大企業がクラウドPBXを導入する際に確認すべき事項について解説します。

既存の電話番号をそのまま利用できる

企業にとって、固定電話番号は会社の看板ともいえる大切な情報です。しかし、クラウドPBXのサービスによっては、固定電話番号が引き継げないケースもあります。このような事態が発生した場合、既存の電話番号を変更せざるを得ないでしょう。電話番号を変更すると、登記簿の変更手続きをはじめ、資料や封筒、名刺などを修正する必要があるため、多くの工数が発生してしまいます。

そのため、大企業の担当者がクラウドPBXサービスを選ぶ際は、既存の電話番号をそのまま利用できるか確認することが大切です。

ワイドテックが提供するクラウドPBXサービス「Widefone」では、「0AB-J」の外線番号、つまり「03(などの市外局番)から始まる代表番号」の提供は行っておりません。そこでおすすめするのが、Widefoneと「ボイスワープ」などの通信事業者(電話会社)が提供する電話転送サービスとの併用です。お客様がお使いになっている03から始まる代表電話番号を、ボイスワープなどを経由してWidefoneの代表電話番号(外線050番号)に転送することで、現在の代表電話番号(0ABJ番号)を変更することなく外線からの電話を着信することができますが、発信する際は、050番号での発信になります。

フリーダイヤルに対応している

大企業は、中小企業に比べて対応すべき電話・問い合わせの量も多いでしょう。問い合わせ窓口として0120番号や0800番号といったフリーダイヤルを契約している企業も多く存在します。

そのため、クラウドPBX導入時にはフリーダイヤルに対応しているかも確認しましょう。サービスによっては「0800番号には非対応」のように対応番号が限られている場合があります。

海外でも利用できる

海外にも拠点を展開している企業では、海外拠点との連絡に国際電話を利用する必要があるため、コスト面で大きな負担になります。

その点、海外対応しているクラウドPBXであれば、海外から国内へ外線電話をかけた場合でも国内通話扱いとなるため、コスト面でのメリットが大きいです。また、海外拠点と国内拠点を内線で結べるため、まるで同じオフィスで働いているかように迅速な情報伝達、連携が実現できます。海外拠点がある、海外への進出予定がある大企業の場合は、クラウドPBXが海外でも利用できるか確認しておきましょう。

法人向け多機能クラウド電話「Widefone」

大企業におけるクラウドPBXの導入メリットや、導入を検討する際の注意点、確認しておくべき事項を踏まえたうえで、ワイドテックが提供する法人向けクラウド多機能PBXサービス「Widefone」をご紹介します。

特長

Widefoneは、内線数や外線数、代表電話番号の有無を自由に選択できるカスタマイズサービスを提供しているため、企業のニーズに最大限マッチした構成で導入できます。

たとえば代表リレー着信機能では、代表電話番号(外線050番号)への外線着信をあらかじめ設定された順序で引き継ぎ可能です。ほかにも代表一斉着信や時間外ガイダンス、サーバー型通話録音など、豊富な機能を標準で搭載しているため、オプション構成でコストを圧迫することもありません。

対応している端末はスマートフォン、パソコン、固定型SIM電話機(Yealink,Poly)など多岐にわたるため、さまざまなシチュエーションで活用し、高いコストパフォーマンスを実現します。

内線や外線の構成をカスタマイズ可能

Widefoneでは現場のニーズに合わせて内線と外線の数を調整でき、外線番号を共有することも可能です。端末構成も自由自在で、スマートフォン向けアプリやソフトフォン(PC電話)、固定型IP電話機も含め、お客様の要望に応じた豊富な選択肢があります。

加えて、IVR(電話自動応答)機能もオプションで利用ができるため、ニーズに合った機能をカスタマイズできます。

導入前後のコストの差

Widefoneを導入する前と導入後で、どのくらい運用コストに差が出るのか、事例をもとにご紹介します。

【事例】

  • 大手キャリアの「かけ放題」プランを契約中
  • 通話料を含めた1台あたりの月額コストがおよそ3,500円
  • 従業員は200名おり、月間の通信費は約700,000円
  • 利用は主に従業員同士の通話や、海外を含めた各事業部が利用する外線電話

このケースでは、「Widefone同士の通話が無料」という点が大きなメリットです。Widefone同士の通話がメインであれば、月額基本料のみで運用が可能になります。また、独自の回線契約などのオプションも複合して導入すると月額あたり約40%、およそ300,000円の節約につながる試算です。

導入前 Widefone導入後
(オプション込)
削減額
(1)1台あたりの月額コスト 3,500円 2,100円 △1,400円
(2)スマホ通信費 ((1)×200名) 700,000円 420,000円 △280,000円

お申し込みからご利用開始までの流れ

Widefoneのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

step1
お問い合わせ・お見積り
お問合せ・お見積り

Widefoneは利用回線や端末を含むサービス構成をお客様のご要望に応じてカスタマイズを行うサービスです。お問い合わせフォームからご希望をお聞かせください、また、要件を入力いただければ概算のお見積りをご提出いたします。

step2
お打ち合わせ・要件確認
お打ち合わせ・要件確認

Web会議・対面でのお打ち合わせ等により、お客様のご要望をヒアリングいたします。またお客様の課題を解消していただくためのソリューションをご提案いたします。

step3
最終見積・ご契約
最終見積・ご契約

お客様のご要件を元に、最終的なお見積りを提出いたします。構成・金額・スケジュールなどご納得いただけましたらご契約いただきます。

※内容によっては、ご発注から納品までお時間をいただく場合がございます。また技術的、その他の条件により対応しかねる場合もございます。予めご了承ください。

他社比較

主要なクラウドPBXサービス5社の機能や特徴、価格を比較した資料をご紹介します。

他社比較

本資料では、クラウドPBXの代表的なシステムを比較しながら、大企業の情報システム担当者様が抱えているお悩みに対する解決策をご紹介しています。以下のリンクよりダウンロードください。

まとめ

ご紹介した通り、クラウドPBXは大企業でのビジネスに役立つ機能が備わった利便性の高いツールです。

国内外を問わず、複数拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している昨今、従来のビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替えを検討する企業は年々増加しています。本資料を参考に、自社のニーズに合ったクラウドPBXシステムを選定してはいかがでしょうか。

「東商新聞」でNEON IVRをご紹介いただきました

「東商新聞」でNEON IVRをご紹介いただきました

東京商工会議所が発行する機関誌「東商新聞」(2024年3月20日発行/第2206号)でNEON IVRをご紹介いただきました。

「東商新聞」にNEON IVRが掲載されました

NEON IVRとは

手軽に安くIVRが利用できるクラウドサービスです。
「音声ガイダンス」「用件録音」「通話終了案内」「SMS自動送信」などIVRの基本的な機能はもちろん、「指定携帯電話へのSMS送信」などNEON IVR独自の機能も提供しています。

サービスの詳細はこちら:クラウド型自動音声応答サービス「NEON IVR」

東商新聞について

東商新聞とは、東京商工会議所の会員企業に毎月1回発行される機関誌です。

その中の「これから育つビジネスの”種”を紹介するコーナー「BizDane!」にNEON IVRを取り上げていただきました。


着信課金電話番号(オプションサービス)料金改定のお知らせ

着信課金電話番号(オプションサービス)料金改定のお知らせ

平素は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。

楽天コミュニケーションズ株式会社は、提供する「フリーボイスシンプル/フリーボイスライト」の月額基本料金を、2024年5月1日より改定する発表を行いました。

それに伴い、Widefoneが提供するフリーボイスを利用したオプションサービス「着信課金電話番号」の料金改定を実施させていただくこととなりました。

日頃よりご愛顧を賜っておりますお客様にはご迷惑をおかけいたしますが、どうかご理解いただきますとともに、今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

外部リンク:(2024年2月13日発表)楽天コミュニケーションズ株式会社
フリーボイスシンプル/フリーボイスライト月額基本料金の改定について

料金改定の詳細

■対象サービス

着信課金電話番号(オプションサービス)

■料金改定日

2024年5月1日

■改定内容

サービスのタイプ 月額料金 変更前 変更後
(2024年5月1日以降)
新規発行タイプ 0120番号 800円/月 900円/月
0800番号 500円/月 600円/月
番号ポータビリティタイプ
(フリーボイスシンプル)
0120番号
0800番号
800円/月 900円/月

※価格は税抜表示です


[2024年7月24日発表]
本サービスのリニューアルを行いました。最新情報は、「着信課金電話番号」オプションサービスのご案内ページをご覧ください。



本件に関するお問合せは、下記までご連絡ください。

株式会社ワイドテック「Widefone」サービス運用担当
メール:widefone@widetec.com
お問合せフォーム:https://widefone.jp/contact/

クラウドIVRで解決

電話対応のクレームを削減したい!業務効率を上げたい!
そのお悩み、クラウドIVRで解決

ビジネスフォンお役立ち情報 > 電話対応のクレームを削減したい!業務効率を上げたい!
そのお悩み、クラウドIVRで解決

電話対応のクレームを削減したい!業務効率を上げたい!
そのお悩み、クラウドIVRで解決

公開日:2024/03/13   更新日:2024/10/23

公開日:2024/03/13 更新日:2024/10/23

自社に最適なクラウドIVRを導入するために。導入前に確認しておくべきポイント

企業における電話業務の効率化は、昨今の人手不足や働き方改革といった状況から、以前にも増して求められています。その中でもコールセンターやお客様窓口は顧客接点となる重要な部門の役割を担っていますが、業務過多や人手不足で手が回らず、お客様から「電話がつながらない」「待たされる」といったクレームが来るなど、多くの課題を抱えています。

このような課題の解決手段として、昨今注目を集めているのが「クラウドIVR(自動音声応答システム)」です。クラウドIVRを導入すれば、上記で挙げた課題を解決するだけでなく、クレームも解消されて顧客満足度の向上に繋げられます。また、空いたリソースを他業務に充てることも可能です。

そこで、本資料では企業における電話業務のお悩みに対して、クラウドIVRを用いてどのように解決できるのかを具体的にご紹介します。

電話対応のクレームを削減したい!業務効率を上げたい!そのお悩み、クラウドIVRで解決

受電が多く対応しきれない

現在、多くの企業が「人手不足」という問題を抱えています。その中でもコールセンターやお客様窓口対応の部署は、電話業務の大部分を担っているにもかかわらず、慢性的に人手が足りず、多くの受電に対応しきれていないケースがあります。「電話がつながらない」といったクレームの原因にもなり得ます。「複数の部署・部門があるため、代表番号にかかってきた電話を適切に担当部署に振り分けたい」とお考えの人も多いでしょう。

自動応答導入で担当者の負担を削減

クラウドIVRは、顧客からの入電に対して、自動音声ガイダンスや要件別の電話番号への振り分けなどを自動で行うシステムです。身近な活用例としては宅配便の再配達システムが挙げられます。IVRが自動で顧客の要件を認識し、必要な事項を入力させることで対応します。そのため、クラウドIVRを導入すれば有人対応の必要がありません。

クラウドIVRであれば、問い合わせが集中してしまうシーンでも、一時受付や簡易的な問い合わせに対する自動音声ガイダンス回答によって顧客対応の一部を賄えます。これにより、オペレーターの業務が過剰になることを防げます。

時間・場所を問わずに電話対応したい

企業の電話業務担当者は、営業時間の範囲内で、顧客からの問い合わせに対応する必要があります。顧客の中には、営業時間外にしか問い合わせができないために、せっかくの機会を損失してしまうケースもあるでしょう。

IVRで振り分けた着信をいつでもどこでも対応

従来のPBXの場合、IVR機能を持っていても、振り分けられる先は固定電話機しかありませんでした。また固定電話でしか受電できないため、電話対応のためにオフィスに出社する必要がありました。その点、クラウドPBXやクラウドIVRであれば、インターネット回線を利用した通信のため、出張先や外出先、自宅からでもスマホがあればいつでも社内のビジネスフォンとして基本的な機能を利用できます。

加えて、クラウドIVRは24時間365日稼働します。結果として、営業時間外の問い合わせはスマートフォンへ転送できるため、企業の営業機会損失を防げるでしょう。

費用を抑えてIVRを導入したい

「IVRという機能自体は知っていたけど、導入コストがネックで断念した」という企業の担当者もいるのではないでしょうか。

IVRの実装には、高価なIVR専用機器や配線を含めた導入工事など、多くの初期費用が必要となります。

高価な機器の導入、導入工事が不要で費用を削減

初期費用をできるだけ抑えてIVRを導入したい場合は、クラウドIVRの導入によって費用の削減が期待できます。

クラウドIVRは、インターネットを介してサービスを提供するため、従来のIVRのような専用機器や導入工事が不要です。さらに、ランニングコストの面でも月額数千円から導入が可能なため、導入費用から維持費まで低価格でIVR環境を実現できます。

クラウドIVRとは

IVRとは、「Interactive Voice Response」の略称であり、和訳すると「自動音声応答システム」です。事前に設定を施しておくことで、入電時の音声ガイダンスによる案内や、用件を把握したうえでの振り分け業務、コールバック予約やSMS連携など、さまざまな対応を自動で行ってくれます。

先述した宅急便の例のほか、ホテルやレストランの予約管理、病院での案内など、利用されているシーンは多岐にわたります。

クラウドIVRは、従来のIVRのように専用機を社内に設置するのではなく、いわばインターネット上にIVR専用機を仮想的に設置するイメージです。そのためインターネット環境の用意さえできれば、場所を選ばずにIVRサービスを運用できます。

クラウドIVRのサービスを選ぶポイント

ここからは、クラウドIVRの導入を進めるうえで、サービス選定のポイントをご紹介します。

初期費用・ランニングコストが見合っているか

クラウドIVRの選定において重要なポイントは、自社の予算を把握し、それに見合った料金プランを選ぶことです。事前の予算設定は、スムーズな導入と運用に不可欠であり、余剰な費用負担の回避にもつながります。

柔軟かつわかりやすい料金体系を提供するクラウドIVRを選ぶことで、自社の課題やビジネスニーズに最適なサービスを導入できます。そのため、サービスを選ぶ際は十分な検討と比較を行い、予算に合致したものを選ぶことが大切です。

IVRのほかに業務に必要な機能が使えるか

クラウドIVRサービスによっては、複数の機能を搭載していることもあります。言い換えれば、自社にとって必要のない機能が含まれている場合もあるということです。最適なサービスを見つけるには、自社が抱える課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。

たとえばカスタマイズの可否、通話分析ができるのかなど、企業ごとに要件は異なるでしょう。ニーズにマッチした最適なサービスを導入することで、業務の効率向上や顧客満足度向上といった成果も得られます。そのため、クラウドIVRにおける搭載機能の選別は慎重に行うべきといえます。

サポートが充実しているか

導入・運用時に適切なサポートをしてもらえるかも、クラウドIVRのサービス選定において重要なポイントの1つです。先述した通り、ベンダーによって多くの機能を搭載しているケースがあります。

加えて用意されているプランも豊富に存在するケースがあります。そのような場合、どの機能やプランを選べばよいか、悩む人も多いのではないでしょうか。

特に導入の初期段階においては、システムの構築が必要になります。専門的な要素が多いため、スムーズな導入が実現できるように、サポート体制が充実しているベンダーを選ぶようにしましょう。

クラウドIVRを活用するためのポイント

クラウドIVRを導入しても、搭載している機能を効率的に使いこなせなければ役に立っているとはいえないでしょう。

ここからは、クラウドIVRを最大限活用していくためのポイントをご紹介します。

わかりやすく簡潔なガイダンスに設定する

クラウドIVRを現場で効果的に活用するためには、顧客にとって理解しやすいガイダンス(音声案内)を流すことが大切です。IVRで流れるガイダンスは、顧客から自社に対する第一印象を左右する重要な要素です。

たとえば通話を録音する旨のガイダンスなど以外は、できるだけ簡潔にまとめることがポイントです。冗長な案内は顧客からのクレームに繋がる恐れがあるため、スムーズな顧客体験を意識して設定しましょう。

必ずオペレーターにつなぐメニューを用意しておく

緊急度が高い問い合わせがあった際に、「料金に関するお問い合わせは1を、故障に関するお問い合わせは2を、……」「お客様の電話番号をご入力ください」といったプッシュ操作を要求すると、「急ぎで確認したいのに操作ばかり求められて、いつまでもオペレーターに繋がらない」と顧客からの印象は悪くなってしまいます。そのような事態やクレームを防ぐためにも、プッシュ操作にオペレーターへの直通メニューを設けることが効果的です。

緊急時に、効率的な対応を実現する選択肢を用意しておくことで、顧客満足度を向上させ、ひいては企業価値向上にもつながるでしょう。常に顧客視点に立ってIVRメニューを設定すれば、顧客との円滑なコミュニケーション実現に近づくでしょう。

導入後の見直しや改善は定期的に行う

当初は最適な自動音声ガイダンスを設定したとしても、ニーズが変化すれば顧客満足度は低下してしまう可能性があるでしょう。そのため、自動音声ガイダンスの内容を定期的なメンテナンスを通じて見直すことが重要です。

その点、クラウドIVRは管理画面から簡単に設定を変更できるため、日々の問い合わせニーズに対して迅速かつ柔軟に対応できます。クラウドIVRを活用するのであれば、定期的なメンテナンスは必ず実施しましょう。

導入後の見直しや改善は定期的に行う

他社と比べて通話料が圧倒的にお得な自動音声応答サービス「NEON IVR」

ワイドテックが展開する「NEON IVR」は、低コストで自動音声応答サービスを利用できるクラウドIVRサービスです。

従来のIVRは先述したように専用機導入や配線工事費用などが必要であったため、手間と時間がかかるイメージをお持ちの人も多いでしょう。しかし、NEON IVRは、専用のIVR機器や装置、配線を含めた工事などが不要です。初期費用を抑えて導入が可能であることに加え、月額3,000円(税抜)から利用できるため、運用コストも抑えられます。

また、機能面でも、外線固定電話はもちろんのこと、携帯電話も転送先にできるなど、多彩な機能を搭載。なお、通話料が他社と比較して安価なため、中小企業や店舗を中心に人気を集めています。

格安の自動音声応答ならクラウドサービス「NEON IVR」

NEON IVRの特長

ここからは、NEON IVRの特長や導入した際のメリットについてご紹介します。

既存電話システムの変更や導入工事が不要

NEON IVRはクラウドIVRシステムです。これまでのIVRは、PBXと呼ばれる私設電話交換機の機能、またはPBXと組み合わせて使う外部装置として、オンプレミス(自社内設置)での導入が主流であったため、導入の際に工事が発生していました。事前の打ち合わせやスケジュール調整などの負担は避けられないものでしたが、クラウドIVRは既存システムの変更や導入工事を必要としていません。企業の機器管理担当者にとっても、ハードウェア管理の手間が削減できるのは大きなメリットといえます。

高価なオンプレミスIVR機器やPBX用のIVRライセンス購入が不要

IVR機器は、平均的な相場でも初期費用となるサーバーライセンスが250,000円程度、チャネルライセンスが25,000円/チャネル程度必要になります。対して。クラウドIVRシステムであれば、高コストを要するオンプレミスIVR用機器やIVRライセンスの購入が不要です。

初期費用はもちろんですが、ランニングコストの面でも大きな差が生まれます。

録音機能を留守番録音や応対品質向上に活用できる

NEON IVRは、一般的な留守番電話と同じ要領でメッセージ録音機能を利用できます。電話がかかってきた際に自動応答が開始されると同時に、お客様からのメッセージを自動的に録音することが可能です。

この機能を活用することで、オフィスに不在の際でも重要な情報を逃さずに確認でき、迅速な顧客対応が可能となります。また、電話担当者の対応も聞き返して改善できるため、応対品質の向上にも繋がります。

固定電話やIP電話はもちろん、携帯電話(スマホ・ガラケー)にも転送できる

NEON IVRは固定電話やIP電話だけでなく、スマホやガラケーといった携帯電話にも通話を転送できる機能を搭載しています。顧客から電話がかかってきた際に、NEON IVRが自動で応答し、事前に条件を設定しておくことで、それに基づいた転送作業を実施します。

いつ、どこにいても重要な会話を逃さずに把握できるため、柔軟で効率的な業務運営が可能です。

場所を選ばず電話対応できる

テレワークやリモートワークを導入している企業でも、クラウドIVRを導入することで大きなメリットを得られます。

先述した通り、クラウドIVRは、仮想的にインターネットクラウド上にIVR機器を設置し、社内のような環境でビジネスフォン・IVR機能を利用するシステムです。インターネット環境に接続さえできれば、場所を問わずに利用できるため、転送先に携帯電話を設定しておくことで、自宅や外出先でも対応できます。

管理画面から設定変更が自分でできる

NEON IVRは、管理画面が使いやすいUIで構成され、アクション管理や応答フローの設定を簡単に行えます。そのため、管理者は音声ガイダンスやメニュー変更、転送先の設定などを直感的に行うことが可能です。

アクションや応答フローのカスタマイズを、ビジネスの変化やニーズに合わせて即座に対応できるようになるため、企業の柔軟性と運用効率向上が期待できるでしょう。

ガイダンスの作成は、音声生成機能により録音不要

顧客からの入電時に流れるガイダンスを修正したい場合も、再度録音する手間をかける必要はありません。NEON IVRは、作成したいガイダンス内容を設定画面にテキスト入力することで、ガイダンス音声(女声/男声)を自動で生成できます。ガイダンスのナレーションをプロに依頼するなど場合によっては、録音済み音声(非圧縮WAV形式ファイル対応)も活用できるため、柔軟な修正が行えます。

「NEON IVRと相場の比較」

以下では、標準的な他社サービスと機能面、価格面を比較してご紹介します。NEON IVRが強みとするコスト面はもちろん、ミニマムプランで利用できる機能についても比較検討の材料としてご活用ください。

NEON IVR A社
機能 携帯電話転送
電話転送(ブラウザ・アプリ) ×(上位プランで対応)
電話発信(ブラウザ・アプリ) ×(上位プランで対応)
メッセージ録音
価格 月額基本料 3,000円(税抜) ベーシックプラン:3,000円(税抜)
プラスプラン:5,000円(税抜)
番号維持費 無料 500円(税抜)
通話料 固定電話宛8円(税抜)/3分、携帯電話宛15.9円(税抜)/分、Widefone(内線/050):無料 着信:3.3円/分、転送:14.3円/分、携帯電話転送:30.8円/分
その他 強み コスト面に圧倒的な強み 無料トライアルが可能
サポート 電話サポートあり 電話・メール・チャットサポートあり
カスタマイズ 対応可能 上位プランにて対応

導入までの流れ

NEON IVRのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

ステップ1
お問合せ・お見積り
お問合せ・お見積り

機能についてのご質問、お見積りのご相談などお気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。必要に応じて「STEP2:お打ち合わせ」を行い、お客様のご不明点を解消いたします。

製品デモや試用(お試し)のご相談もお問合せフォームよりご連絡ください。

ステップ2
お打ち合わせ
お打ち合わせ

Web会議・対面でのお打ち合わせ等により、お客様のご要望をヒアリングいたします。またお客様の課題を解消していただくためのソリューションをご提案いたします。
お気軽にご相談ください。

ステップ3
お申し込み
お申し込み

お客様のご要件を元に、最終的なお見積りを提出いたします。構成・金額・スケジュールなどご納得いただけましたらご契約いただきます。
なお、ご契約時には犯罪収益移転防止法の規定によりご本人確認(身分証明書の提出)が必要となります。こちらのページ「必要書類」を予めご確認ください。

よくある質問

ここでは、導入をご検討されているお客様からのよくある質問をご紹介します。

複数の分岐設定を作成し、切り替えることはできますか?

有効にできる応答分岐設定は、1つの電話番号(IVR番号)につき1つです。応答フロー自体は制限なく作成できるため、必要に応じて活用シーンごとに切り替えてお使いいただけます。

NEON IVRの料金はなぜ安いのですか?

低コストでの提供が実現できている理由としては、開発済みプラットフォームの機能拡張としてサービスを提供していることが挙げられます。

また、国内大手IP電話事業者と連携しているのも理由の1つです。さらに、外国為替とは無縁の国内IP電話回線を利用しているため、円安に伴った値上げなどのリスクが小さいです。以上の理由から、低コストでの提供を実現できています。

NEON IVRの料金は、なぜ安いのですか?圧倒的な安さの理由は?

1階層の分岐先は何個ですか?

1つの応答フロー分岐で、最大10個まで分岐先を設定できます。なお、分岐先の内容は多岐にわたり、電話取次や用件録音、別階層への遷移など、細かく設定できます。

1つのIVR電話番号で、同時に何通話まで着信を受けられますか?

標準では、同時に2通話まで受けることができます。もし同時通話数を増やしたい場合は、1通話追加につき別途月額360円で可能です。

自動音声応答「NEON IVR」ユースケース~基本的な利用シーンから多階層まで、コスト試算もご紹介~

まとめ

ここまでご紹介してきたように、クラウドIVRはビジネスに役立つ機能や業務効率化・コスト削減の可能性を持ったツールです。国内外を問わず、複数拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している現在、IVRを活用した事業効率化を進めている企業は年々増えています。

本資料をご参考に、自社のニーズに合ったクラウドIVRシステムを選定してみてはいかがでしょうか。


格安の自動音声応答ならクラウドサービス「NEON IVR」

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です

ビジネスフォンお悩み相談室 > 電話対応のクレームを削減したい!業務効率を上げたい!
そのお悩み、クラウドIVRで解決

ビジネスフォンお悩み相談室

電話対応のクレームを削減したい!業務効率を上げたい!
そのお悩み、クラウドIVRで解決

公開日:2024/03/13   更新日:2024/10/23

公開日:2024/03/13 更新日:2024/10/23

自社に最適なクラウドIVRを導入するために。導入前に確認しておくべきポイント

企業における電話業務の効率化は、昨今の人手不足や働き方改革といった状況から、以前にも増して求められています。その中でもコールセンターやお客様窓口は顧客接点となる重要な部門の役割を担っていますが、業務過多や人手不足で手が回らず、お客様から「電話がつながらない」「待たされる」といったクレームが来るなど、多くの課題を抱えています。

このような課題の解決手段として、昨今注目を集めているのが「クラウドIVR(自動音声応答システム)」です。クラウドIVRを導入すれば、上記で挙げた課題を解決するだけでなく、クレームも解消されて顧客満足度の向上に繋げられます。また、空いたリソースを他業務に充てることも可能です。

そこで、本資料では企業における電話業務のお悩みに対して、クラウドIVRを用いてどのように解決できるのかを具体的にご紹介します。

電話対応のクレームを削減したい!業務効率を上げたい!そのお悩み、クラウドIVRで解決

受電が多く対応しきれない

現在、多くの企業が「人手不足」という問題を抱えています。その中でもコールセンターやお客様窓口対応の部署は、電話業務の大部分を担っているにもかかわらず、慢性的に人手が足りず、多くの受電に対応しきれていないケースがあります。「電話がつながらない」といったクレームの原因にもなり得ます。「複数の部署・部門があるため、代表番号にかかってきた電話を適切に担当部署に振り分けたい」とお考えの人も多いでしょう。

自動応答導入で担当者の負担を削減

クラウドIVRは、顧客からの入電に対して、自動音声ガイダンスや要件別の電話番号への振り分けなどを自動で行うシステムです。身近な活用例としては宅配便の再配達システムが挙げられます。IVRが自動で顧客の要件を認識し、必要な事項を入力させることで対応します。そのため、クラウドIVRを導入すれば有人対応の必要がありません。

クラウドIVRであれば、問い合わせが集中してしまうシーンでも、一時受付や簡易的な問い合わせに対する自動音声ガイダンス回答によって顧客対応の一部を賄えます。これにより、オペレーターの業務が過剰になることを防げます。

時間・場所を問わずに電話対応したい

企業の電話業務担当者は、営業時間の範囲内で、顧客からの問い合わせに対応する必要があります。顧客の中には、営業時間外にしか問い合わせができないために、せっかくの機会を損失してしまうケースもあるでしょう。

IVRで振り分けた着信をいつでもどこでも対応

従来のPBXの場合、IVR機能を持っていても、振り分けられる先は固定電話機しかありませんでした。また固定電話でしか受電できないため、電話対応のためにオフィスに出社する必要がありました。その点、クラウドPBXやクラウドIVRであれば、インターネット回線を利用した通信のため、出張先や外出先、自宅からでもスマホがあればいつでも社内のビジネスフォンとして基本的な機能を利用できます。

加えて、クラウドIVRは24時間365日稼働します。結果として、営業時間外の問い合わせはスマートフォンへ転送できるため、企業の営業機会損失を防げるでしょう。

費用を抑えてIVRを導入したい

「IVRという機能自体は知っていたけど、導入コストがネックで断念した」という企業の担当者もいるのではないでしょうか。

IVRの実装には、高価なIVR専用機器や配線を含めた導入工事など、多くの初期費用が必要となります。

高価な機器の導入、導入工事が不要で費用を削減

初期費用をできるだけ抑えてIVRを導入したい場合は、クラウドIVRの導入によって費用の削減が期待できます。

クラウドIVRは、インターネットを介してサービスを提供するため、従来のIVRのような専用機器や導入工事が不要です。さらに、ランニングコストの面でも月額数千円から導入が可能なため、導入費用から維持費まで低価格でIVR環境を実現できます。

クラウドIVRとは

IVRとは、「Interactive Voice Response」の略称であり、和訳すると「自動音声応答システム」です。事前に設定を施しておくことで、入電時の音声ガイダンスによる案内や、用件を把握したうえでの振り分け業務、コールバック予約やSMS連携など、さまざまな対応を自動で行ってくれます。

先述した宅急便の例のほか、ホテルやレストランの予約管理、病院での案内など、利用されているシーンは多岐にわたります。

クラウドIVRは、従来のIVRのように専用機を社内に設置するのではなく、いわばインターネット上にIVR専用機を仮想的に設置するイメージです。そのためインターネット環境の用意さえできれば、場所を選ばずにIVRサービスを運用できます。

クラウドIVRのサービスを選ぶポイント

ここからは、クラウドIVRの導入を進めるうえで、サービス選定のポイントをご紹介します。

初期費用・ランニングコストが見合っているか

クラウドIVRの選定において重要なポイントは、自社の予算を把握し、それに見合った料金プランを選ぶことです。事前の予算設定は、スムーズな導入と運用に不可欠であり、余剰な費用負担の回避にもつながります。

柔軟かつわかりやすい料金体系を提供するクラウドIVRを選ぶことで、自社の課題やビジネスニーズに最適なサービスを導入できます。そのため、サービスを選ぶ際は十分な検討と比較を行い、予算に合致したものを選ぶことが大切です。

IVRのほかに業務に必要な機能が使えるか

クラウドIVRサービスによっては、複数の機能を搭載していることもあります。言い換えれば、自社にとって必要のない機能が含まれている場合もあるということです。最適なサービスを見つけるには、自社が抱える課題を解決できる機能が備わっているかを確認しましょう。

たとえばカスタマイズの可否、通話分析ができるのかなど、企業ごとに要件は異なるでしょう。ニーズにマッチした最適なサービスを導入することで、業務の効率向上や顧客満足度向上といった成果も得られます。そのため、クラウドIVRにおける搭載機能の選別は慎重に行うべきといえます。

サポートが充実しているか

導入・運用時に適切なサポートをしてもらえるかも、クラウドIVRのサービス選定において重要なポイントの1つです。先述した通り、ベンダーによって多くの機能を搭載しているケースがあります。

加えて用意されているプランも豊富に存在するケースがあります。そのような場合、どの機能やプランを選べばよいか、悩む人も多いのではないでしょうか。

特に導入の初期段階においては、システムの構築が必要になります。専門的な要素が多いため、スムーズな導入が実現できるように、サポート体制が充実しているベンダーを選ぶようにしましょう。

クラウドIVRを活用するためのポイント

クラウドIVRを導入しても、搭載している機能を効率的に使いこなせなければ役に立っているとはいえないでしょう。

ここからは、クラウドIVRを最大限活用していくためのポイントをご紹介します。

わかりやすく簡潔なガイダンスに設定する

クラウドIVRを現場で効果的に活用するためには、顧客にとって理解しやすいガイダンス(音声案内)を流すことが大切です。IVRで流れるガイダンスは、顧客から自社に対する第一印象を左右する重要な要素です。

たとえば通話を録音する旨のガイダンスなど以外は、できるだけ簡潔にまとめることがポイントです。冗長な案内は顧客からのクレームに繋がる恐れがあるため、スムーズな顧客体験を意識して設定しましょう。

必ずオペレーターにつなぐメニューを用意しておく

緊急度が高い問い合わせがあった際に、「料金に関するお問い合わせは1を、故障に関するお問い合わせは2を、……」「お客様の電話番号をご入力ください」といったプッシュ操作を要求すると、「急ぎで確認したいのに操作ばかり求められて、いつまでもオペレーターに繋がらない」と顧客からの印象は悪くなってしまいます。そのような事態やクレームを防ぐためにも、プッシュ操作にオペレーターへの直通メニューを設けることが効果的です。

緊急時に、効率的な対応を実現する選択肢を用意しておくことで、顧客満足度を向上させ、ひいては企業価値向上にもつながるでしょう。常に顧客視点に立ってIVRメニューを設定すれば、顧客との円滑なコミュニケーション実現に近づくでしょう。

導入後の見直しや改善は定期的に行う

当初は最適な自動音声ガイダンスを設定したとしても、ニーズが変化すれば顧客満足度は低下してしまう可能性があるでしょう。そのため、自動音声ガイダンスの内容を定期的なメンテナンスを通じて見直すことが重要です。

その点、クラウドIVRは管理画面から簡単に設定を変更できるため、日々の問い合わせニーズに対して迅速かつ柔軟に対応できます。クラウドIVRを活用するのであれば、定期的なメンテナンスは必ず実施しましょう。

導入後の見直しや改善は定期的に行う

他社と比べて通話料が圧倒的にお得な自動音声応答サービス「NEON IVR」

ワイドテックが展開する「NEON IVR」は、低コストで自動音声応答サービスを利用できるクラウドIVRサービスです。

従来のIVRは先述したように専用機導入や配線工事費用などが必要であったため、手間と時間がかかるイメージをお持ちの人も多いでしょう。しかし、NEON IVRは、専用のIVR機器や装置、配線を含めた工事などが不要です。初期費用を抑えて導入が可能であることに加え、月額3,000円(税抜)から利用できるため、運用コストも抑えられます。

また、機能面でも、外線固定電話はもちろんのこと、携帯電話も転送先にできるなど、多彩な機能を搭載。なお、通話料が他社と比較して安価なため、中小企業や店舗を中心に人気を集めています。

格安の自動音声応答ならクラウドサービス「NEON IVR」

NEON IVRの特長

ここからは、NEON IVRの特長や導入した際のメリットについてご紹介します。

既存電話システムの変更や導入工事が不要

NEON IVRはクラウドIVRシステムです。これまでのIVRは、PBXと呼ばれる私設電話交換機の機能、またはPBXと組み合わせて使う外部装置として、オンプレミス(自社内設置)での導入が主流であったため、導入の際に工事が発生していました。事前の打ち合わせやスケジュール調整などの負担は避けられないものでしたが、クラウドIVRは既存システムの変更や導入工事を必要としていません。企業の機器管理担当者にとっても、ハードウェア管理の手間が削減できるのは大きなメリットといえます。

高価なオンプレミスIVR機器やPBX用のIVRライセンス購入が不要

IVR機器は、平均的な相場でも初期費用となるサーバーライセンスが250,000円程度、チャネルライセンスが25,000円/チャネル程度必要になります。対して。クラウドIVRシステムであれば、高コストを要するオンプレミスIVR用機器やIVRライセンスの購入が不要です。

初期費用はもちろんですが、ランニングコストの面でも大きな差が生まれます。

録音機能を留守番録音や応対品質向上に活用できる

NEON IVRは、一般的な留守番電話と同じ要領でメッセージ録音機能を利用できます。電話がかかってきた際に自動応答が開始されると同時に、お客様からのメッセージを自動的に録音することが可能です。

この機能を活用することで、オフィスに不在の際でも重要な情報を逃さずに確認でき、迅速な顧客対応が可能となります。また、電話担当者の対応も聞き返して改善できるため、応対品質の向上にも繋がります。

固定電話やIP電話はもちろん、携帯電話(スマホ・ガラケー)にも転送できる

NEON IVRは固定電話やIP電話だけでなく、スマホやガラケーといった携帯電話にも通話を転送できる機能を搭載しています。顧客から電話がかかってきた際に、NEON IVRが自動で応答し、事前に条件を設定しておくことで、それに基づいた転送作業を実施します。

いつ、どこにいても重要な会話を逃さずに把握できるため、柔軟で効率的な業務運営が可能です。

場所を選ばず電話対応できる

テレワークやリモートワークを導入している企業でも、クラウドIVRを導入することで大きなメリットを得られます。

先述した通り、クラウドIVRは、仮想的にインターネットクラウド上にIVR機器を設置し、社内のような環境でビジネスフォン・IVR機能を利用するシステムです。インターネット環境に接続さえできれば、場所を問わずに利用できるため、転送先に携帯電話を設定しておくことで、自宅や外出先でも対応できます。

管理画面から設定変更が自分でできる

NEON IVRは、管理画面が使いやすいUIで構成され、アクション管理や応答フローの設定を簡単に行えます。そのため、管理者は音声ガイダンスやメニュー変更、転送先の設定などを直感的に行うことが可能です。

アクションや応答フローのカスタマイズを、ビジネスの変化やニーズに合わせて即座に対応できるようになるため、企業の柔軟性と運用効率向上が期待できるでしょう。

ガイダンスの作成は、音声生成機能により録音不要

顧客からの入電時に流れるガイダンスを修正したい場合も、再度録音する手間をかける必要はありません。NEON IVRは、作成したいガイダンス内容を設定画面にテキスト入力することで、ガイダンス音声(女声/男声)を自動で生成できます。ガイダンスのナレーションをプロに依頼するなど場合によっては、録音済み音声(非圧縮WAV形式ファイル対応)も活用できるため、柔軟な修正が行えます。

「NEON IVRと相場の比較」

以下では、標準的な他社サービスと機能面、価格面を比較してご紹介します。NEON IVRが強みとするコスト面はもちろん、ミニマムプランで利用できる機能についても比較検討の材料としてご活用ください。

NEON IVR A社
機能 携帯電話転送
電話転送(ブラウザ・アプリ) ×(上位プランで対応)
電話発信(ブラウザ・アプリ) ×(上位プランで対応)
メッセージ録音
価格 月額基本料 3,000円(税抜) ベーシックプラン:3,000円(税抜)
プラスプラン:5,000円(税抜)
番号維持費 無料 500円(税抜)
通話料 固定電話宛8円(税抜)/3分、携帯電話宛15.9円(税抜)/分、Widefone(内線/050):無料 着信:3.3円/分、転送:14.3円/分、携帯電話転送:30.8円/分
その他 強み コスト面に圧倒的な強み 無料トライアルが可能
サポート 電話サポートあり 電話・メール・チャットサポートあり
カスタマイズ 対応可能 上位プランにて対応

導入までの流れ

NEON IVRのお申し込みからご利用開始までの流れは、以下の通りです。

ステップ1
お問合せ・お見積り
お問合せ・お見積り

機能についてのご質問、お見積りのご相談などお気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。必要に応じて「STEP2:お打ち合わせ」を行い、お客様のご不明点を解消いたします。

製品デモや試用(お試し)のご相談もお問合せフォームよりご連絡ください。

ステップ2
お打ち合わせ
お打ち合わせ

Web会議・対面でのお打ち合わせ等により、お客様のご要望をヒアリングいたします。またお客様の課題を解消していただくためのソリューションをご提案いたします。
お気軽にご相談ください。

ステップ3
お申し込み
お申し込み

お客様のご要件を元に、最終的なお見積りを提出いたします。構成・金額・スケジュールなどご納得いただけましたらご契約いただきます。
なお、ご契約時には犯罪収益移転防止法の規定によりご本人確認(身分証明書の提出)が必要となります。こちらのページ「必要書類」を予めご確認ください。

よくある質問

ここでは、導入をご検討されているお客様からのよくある質問をご紹介します。

複数の分岐設定を作成し、切り替えることはできますか?

有効にできる応答分岐設定は、1つの電話番号(IVR番号)につき1つです。応答フロー自体は制限なく作成できるため、必要に応じて活用シーンごとに切り替えてお使いいただけます。

NEON IVRの料金はなぜ安いのですか?

低コストでの提供が実現できている理由としては、開発済みプラットフォームの機能拡張としてサービスを提供していることが挙げられます。

また、国内大手IP電話事業者と連携しているのも理由の1つです。さらに、外国為替とは無縁の国内IP電話回線を利用しているため、円安に伴った値上げなどのリスクが小さいです。以上の理由から、低コストでの提供を実現できています。

NEON IVRの料金は、なぜ安いのですか?圧倒的な安さの理由は?

1階層の分岐先は何個ですか?

1つの応答フロー分岐で、最大10個まで分岐先を設定できます。なお、分岐先の内容は多岐にわたり、電話取次や用件録音、別階層への遷移など、細かく設定できます。

1つのIVR電話番号で、同時に何通話まで着信を受けられますか?

標準では、同時に2通話まで受けることができます。もし同時通話数を増やしたい場合は、1通話追加につき別途月額360円で可能です。

自動音声応答「NEON IVR」ユースケース~基本的な利用シーンから多階層まで、コスト試算もご紹介~

まとめ

ここまでご紹介してきたように、クラウドIVRはビジネスに役立つ機能や業務効率化・コスト削減の可能性を持ったツールです。国内外を問わず、複数拠点での業務運営やクラウドシステム導入が本格化している現在、IVRを活用した事業効率化を進めている企業は年々増えています。

本資料をご参考に、自社のニーズに合ったクラウドIVRシステムを選定してみてはいかがでしょうか。


格安の自動音声応答ならクラウドサービス「NEON IVR」

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です

SMS(ショートメッセージ)送信

SMS(ショートメッセージ)送信‐NEON IVR機能紹介

ビジネスフォンお役立ち情報 > SMS(ショートメッセージ)送信‐NEON IVR機能紹介

SMS(ショートメッセージ)送信‐NEON IVR機能紹介

公開日:2024/02/15   更新日:2024/03/05

公開日:2024/02/15 更新日:2024/03/05

SMS(ショートメッセージ)送信‐NEON IVR機能紹介

NEON IVRの「SMS送信」機能は、IVRの応答フローにSMS送信を設定できます。また、分岐先のタイムアウト後に動作する「後続アクション」の設定も可能で、例えば電話での応対ができない場合に自動的にSMSを返すよう設定することもできます。

NEON IVR SMS送信機能の特徴

低料金!1通8円

SMS送信は1通あたり8円で提供しています(日本語70文字まで、半角英数字のみなら160文字まで)。

他社IVRサービスのSMS送信機能や、A2P(Application to Person=Webサービスとして提供されるSMSサービスで、10円~15円/通の料金設定が一般的)カテゴリー全般と比べても、お得な料金で気軽にお使いいただけます。

国内4キャリアの携帯番号宛に自動でメッセージを送信

国内携帯電話4キャリア(楽天モバイル、NTTドコモ、KDDI、ソフトバンク)とそのサブブランドやMVNOを含む「070/080/090」で始まる携帯電話番号宛にSMSを送信できます。

国内の携帯電話番号からの発信であれば、発信元の電話番号宛に、自動的にメッセージの折り返し送信が可能です。

※SMSの送信元は「05053697000(Widefone SMSセンター)」となりますが、送信先電話番号がソフトバンク・ワイモバイル・LINEMOおよびソフトバンク回線で提供されるMVNOの場合、送信元番号は6桁の数字での表示となります。

※データ通信専用SIMなど携帯電話の通信網を利用するものであっても、SMS機能が提供されていない電話番号宛には送信できません。

※日本国外の携帯電話番号宛には送信できません。

※SMSを受信する機能は提供していません。

固定電話から掛けても、指定の携帯電話番号にSMS送信可能

SMSを直接受け取れない電話番号(固定電話、050番号など)からの着信時、発信者がSMSを受信可能な別の国内携帯電話番号(070/080/090で始まるもの)をガイダンスに従いダイヤル入力することで、その番号宛にSMSを送信できます。

普段固定電話をメインで利用する相手先にも、SMSによる案内を可能にします。

Web誘導に便利な短縮URL

長いURLを21文字に短縮し、SMSに貼り付けて送信できます。
「wtx.jp」という、専用の短いドメイン名とともに提供します。

(短縮URLの例)
短縮URLの例

SMSの限られた文字数「1通70文字以内」の範囲で、長いURLを含むメッセージを作成でき、受信したSMSからランディングページやアクセスマップ、お店や医療機関の予約システム、ECサイトの特定商品、FAQサイトやチャットボットなどへの効率的な誘導が実現できます。

全角660文字の長文SMSにも対応

NEON IVRのSMSでは日本語で最大660文字、半角英数字のみであれば1,530文字までの長文メッセージの送信ができます。

料金は、超過した文字数に対し通数に換算された追加料金が加算されます。1通あたりの料金は最大で80円(10通分)となります。

送信履歴機能で到達確認

「SMS送信履歴」専門画面では、到達履歴の確認ができます。
送信先の携帯電話番号に正しく到達したかどうかを確認することができます。

SMS送信料金表

日本語文字数 半角英数字のみの文字数 通数相当 料金
1~70(標準) 1~160(標準) 1 8円
71~134 161~306 2 16円
135~201 307~459 3 24円
202~268 460~612 4 32円
269~335 613~765 5 40円
336~402 766~918 6 48円
403~469 919~1,071 7 56円
470~536 1,072~1,224 8 64円
537~603 1,225~1,377 9 72円
604~660 1,378~1,530 10 80円

※料金は税別表示です



スマートフォンはもちろん、従来型(ガラケー)を含むほとんどの携帯電話に標準搭載されているSMS(ショートメッセージサービス)は、99%という高い到達率・開封率※です。そのため、携帯電話ユーザー間でのメッセージのやり取りはもちろん、通信キャリアの各種案内通知や、Webサービスのログイン認証など、ビジネスの幅広い目的で利用されています。

NEON IVRのSMS送信機能を活用いただければ、かかってきた電話を取って応答する代わりに、SMSで適切な案内メッセージやWebサイトへのリンクURLを返すことができ、電話をかける側にとっても満足度の高い応対フローを実現できます。

※出典:デロイトミック「ミックITレポート2022年10月号:A2P-SMSの配信数と売上高の現状(38.9億通207.6億円)と中期予測」

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ビジネスフォンお悩み相談室

SMS(ショートメッセージ)送信‐NEON IVR機能紹介

公開日:2024/02/15   更新日:2024/03/05

公開日:2024/02/15 更新日:2024/03/05

SMS(ショートメッセージ)送信‐NEON IVR機能紹介

NEON IVRの「SMS送信」機能は、IVRの応答フローにSMS送信を設定できます。また、分岐先のタイムアウト後に動作する「後続アクション」の設定も可能で、例えば電話での応対ができない場合に自動的にSMSを返すよう設定することもできます。

NEON IVR SMS送信機能の特徴

低料金!1通8円

SMS送信は1通あたり8円で提供しています(日本語70文字まで、半角英数字のみなら160文字まで)。

他社IVRサービスのSMS送信機能や、A2P(Application to Person=Webサービスとして提供されるSMSサービスで、10円~15円/通の料金設定が一般的)カテゴリー全般と比べても、お得な料金で気軽にお使いいただけます。

国内4キャリアの携帯番号宛に自動でメッセージを送信

国内携帯電話4キャリア(楽天モバイル、NTTドコモ、KDDI、ソフトバンク)とそのサブブランドやMVNOを含む「070/080/090」で始まる携帯電話番号宛にSMSを送信できます。

国内の携帯電話番号からの発信であれば、発信元の電話番号宛に、自動的にメッセージの折り返し送信が可能です。

※SMSの送信元は「05053697000(Widefone SMSセンター)」となりますが、送信先電話番号がソフトバンク・ワイモバイル・LINEMOおよびソフトバンク回線で提供されるMVNOの場合、送信元番号は6桁の数字での表示となります。

※データ通信専用SIMなど携帯電話の通信網を利用するものであっても、SMS機能が提供されていない電話番号宛には送信できません。

※日本国外の携帯電話番号宛には送信できません。

※SMSを受信する機能は提供していません。

固定電話から掛けても、指定の携帯電話番号にSMS送信可能

SMSを直接受け取れない電話番号(固定電話、050番号など)からの着信時、発信者がSMSを受信可能な別の国内携帯電話番号(070/080/090で始まるもの)をガイダンスに従いダイヤル入力することで、その番号宛にSMSを送信できます。

普段固定電話をメインで利用する相手先にも、SMSによる案内を可能にします。

Web誘導に便利な短縮URL

長いURLを21文字に短縮し、SMSに貼り付けて送信できます。
「wtx.jp」という、専用の短いドメイン名とともに提供します。

(短縮URLの例)
短縮URLの例

SMSの限られた文字数「1通70文字以内」の範囲で、長いURLを含むメッセージを作成でき、受信したSMSからランディングページやアクセスマップ、お店や医療機関の予約システム、ECサイトの特定商品、FAQサイトやチャットボットなどへの効率的な誘導が実現できます。

全角660文字の長文SMSにも対応

NEON IVRのSMSでは日本語で最大660文字、半角英数字のみであれば1,530文字までの長文メッセージの送信ができます。

料金は、超過した文字数に対し通数に換算された追加料金が加算されます。1通あたりの料金は最大で80円(10通分)となります。

送信履歴機能で到達確認

「SMS送信履歴」専門画面では、到達履歴の確認ができます。
送信先の携帯電話番号に正しく到達したかどうかを確認することができます。

SMS送信料金表

日本語文字数 半角英数字のみの文字数 通数相当 料金
1~70(標準) 1~160(標準) 1 8円
71~134 161~306 2 16円
135~201 307~459 3 24円
202~268 460~612 4 32円
269~335 613~765 5 40円
336~402 766~918 6 48円
403~469 919~1,071 7 56円
470~536 1,072~1,224 8 64円
537~603 1,225~1,377 9 72円
604~660 1,378~1,530 10 80円

※料金は税別表示です



スマートフォンはもちろん、従来型(ガラケー)を含むほとんどの携帯電話に標準搭載されているSMS(ショートメッセージサービス)は、99%という高い到達率・開封率※です。そのため、携帯電話ユーザー間でのメッセージのやり取りはもちろん、通信キャリアの各種案内通知や、Webサービスのログイン認証など、ビジネスの幅広い目的で利用されています。

NEON IVRのSMS送信機能を活用いただければ、かかってきた電話を取って応答する代わりに、SMSで適切な案内メッセージやWebサイトへのリンクURLを返すことができ、電話をかける側にとっても満足度の高い応対フローを実現できます。

※出典:デロイトミック「ミックITレポート2022年10月号:A2P-SMSの配信数と売上高の現状(38.9億通207.6億円)と中期予測」

「DX 総合EXPO 2024 春 東京商工会議所ブース」に出展いたします

「DX 総合EXPO 2024 春 東京商工会議所ブース」に出展いたします
(2024年2月20日~22日)

「DX 総合EXPO 2024 春 東京商工会議所ブース」に出展いたします
(2024年2月20日~22日)

Widefoneは、日本最大級のDX実現のための総合展「DX 総合EXPO 2024 春 東京」において、東京商工会議所ブースに出展いたします。
皆様のご来場をお待ちしております。

展示会について

「DX 総合EXPO 2024 春 東京」は、企業・店舗のDX化を実現するための製品・ソリューションが一堂に集う日本最大級のDX総合展です。

東京商工会議所では、生産性向上と経営課題の解決を目的とした中小企業のデジタルシフトを推進しており、本展示会では当社を含め16社の合同出展となり、それぞれのDX関連サービスをご案内いたします。

出展内容

お客様をもうお待たせしません!|電話対応を劇的に変えるクラウドサービス「NEON IVR」

「電話がつながらない」お客様からのクレームを減らせます!
【顧客満足度向上】【電話対応の効率化】【コスト削減】が実現できるIVR(自動音声応答)、NEON IVRについてご紹介します。

ブースでは実際の管理画面をご覧いただけますので、サービスのご利用が「簡単」「手軽」にできることを実感していただけます。

ブースご来場の方に特別オファーを進呈

ご来場くださった皆様へ、初期費用ゼロ・月額基本料3か月ゼロの特別オファー(※)をご用意しています。NEON IVRをお得に始められるこの機会をぜひご活用ください。

※ブースにご来場いただき、当社営業スタッフと名刺交換をしていただいた方が対象です。2024年6月28日までにお申込みいただいた方が対象です。

 名称  DX 総合EXPO 2024 春 東京
 会期  2024年2月20日(火)~22日(木)各日10:00-17:00
 会場  東京ビッグサイト(東2・3・7ホール)
 ブース番号  S16-15(業務改革DX EXPO内)
 入場料金  無料(事前登録が必要です)
「DX 総合EXPO 2024 春 東京商工会議所ブース」に出展いたします

※画像はイメージです


皆様のご来場をお待ちしております。


東京商工会議所主催「中小企業とITベンダーの”ぴったり”マッチング
(2024年2月9日開催)」に、Widefoneを出展いたします

東京商工会議所主催「中小企業とITベンダーの”ぴったり”マッチング
(2024年2月9日開催)」に、Widefoneを出展いたします

東京商工会議所が主催する中小企業とITベンダーとのマッチングイベント「中小企業とITベンダーの”ぴったり”マッチング」(2月9日開催)に、Widefoneを出展いたします

イベントについて

中小企業のデジタル化に向けた課題整理とツール・サービス検討がワンストップでできる機会として、東京商工会議所が主催するイベントです。

「自社にあったITツールが分からない」「おすすめのITツール・サービスをわかりやすく説明してほしい」等のお悩みを抱える中小企業の皆様と直接交流し、相談や商談をおこないます。

Widefoneの出展内容

ワイドフォン
従業員に仕事用の電話番号を「安く」与えたいそんな方にお勧めのシンプルなサービスです。月額900円(1番号・税抜)という価格の安さ、工事や保守が不要である簡単さ、労務管理や請求管理が楽になる便利さを特長としています。

NEON IVR
「資料請求は“1”を、お問い合わせは“2”を押してください」音声ガイダンスによる電話の自動応対・案内システムです。専用の装置や工事が不要なので、安く手軽に始められるサービスです。

商談・相談にご参加いただく方へは、上記サービスのご案内はもちろん、来場いただいたからこそ分かる以下のようなご案内をいたします。

  • デモ機を用いた音声品質のご確認
  • Webサイトでは紹介しきれないお客様事例のご案内
  • その場で簡易お見積りのご案内

ぜひご参加ください。

日時 2024年2月9日(金)14:00~17:00
場所 東京商工会議所 Hall&Conference
〒100-0005 東京都千代田区丸の内3-2-2(丸の内二重橋ビル)5階
参加 無料(事前予約制)

参加方法

商談・相談は事前予約制です。東京商工会議所のWebサイトよりお申し込みください。

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