電話の着信に関するお悩み

学習塾を経営しています。電話での問合せが多いのですが、受付や電話担当スタッフが常駐しているわけではないので、講師が電話対応をしなければいけないケースが出ており、授業への影響が出てきています。

保険の問合せ窓口に電話をすると「契約に関する問合せは1を、事故に関する問合せは2を・・・」というボタン操作で問合せ内容をふるいにかけるシステムがあります。そのような音声ガイドが流れる仕組みを当塾でも導入すると、電話対応を減らしたり効率良くしたりできますか？

手軽で安いクラウドサービス「NEON IVR」で解決

学習塾や学校、歯科などもそうですが、お客様が一定期間通われる施設の場合には、問合せ電話のファーストコンタクトで「新規顧客か・既存顧客か」だけでも判別すると電話対応効率が非常に高まります。

新規顧客の場合…契約を検討されているお客様は営業担当など専用のオペレーターに繋ぐ

既存顧客の場合…さらに条件を分岐させ、「授業スケジュールの問合せは専用フォームへ誘導」「欠席連絡はボタン操作で完結」

このように、音声ガイダンスとボタン操作の設定で効率的にお客様の問合せへ対応ができます。

お客様が検討されている、ボタン操作と音声ガイドでお客様の問合せに対応できる仕組みは、IVR（Interactive Voice Response）と言います。「音声応答システム」とも呼ばれ、お問合せ窓口が代表的ですが、電話を用いてアクセスするサービスでの利用が増加しています。

電話対応の効率を上げることを主な目的として利用が進んでいますが、
お客様を電話口でお待たせしない 担当部署につながるまで（架電者の課題が解決するまで）の時間が短い 顧客満足度の向上を狙っての導入も増えています。

「電話対応を減らしたい」という課題もお持ちでいらっしゃいますが、例えば保護者や生徒の電話番号をホワイトリストに登録し、その他をシャットアウトする設定をすると、営業電話などがつながることがなくなりますので、電話対応に割くリソースを減らすことができます。

IVR（自動音声応答）一般的な特徴

IVRの導入は、前述のように電話対応の効率を上げながら顧客満足度を向上させるメリットがあります。その他、電話対応スタッフのシフトを減らしたり、コールセンターや電話代行を解約することでコスト削減メリットも生まれます。その他、一般的なIVRの特徴をご紹介します。

自動音声ガイダンス

利用者が必要な情報やサービスを選択できるように、自動音声でメニューオプションを案内します。

ユーザーの入力受付

利用者は、音声指示に従って電話のキーパッドを使って入力することで、情報を入手したり、特定の操作を行うことができます。

時間と場所を選ばないアクセス

利用者は、24時間365日、どこからでもサービスにアクセスできます。

迅速なサービス提供

待ち時間を減らし、迅速に情報やサービスを提供することができます。
例えば、銀行のIVRシステムを利用する場合、口座残高の確認、最近の取引履歴の確認、支払いの実行など、電話一本で多くのことが行えます。このシステムは、直接人と話す必要がないため、多くの場合、時間を節約することができます。

NEON IVRの特長とメリット

株式会社ワイドテックは、民間独立企業としての電話事業を10数年自社開発で行っています。
数多あるサービス群の中で「NEON IVR」は、クラウドサービスの特徴である「手軽に・安く利用できる」はもちろんのこと、独自のメリットを持っています。

自動音声応答サービス「NEON IVR」とは

通話料が安い！SMSも安い！

自社050番号を保有し、国内通信キャリアと直接提携しているので、他社クラウド型IVRサービス（海外の電話基盤（CPaaS）を利用）と比べ、通話料・SMS送信料金が圧倒的にお得です。

利用料金が安い！

月額基本料3,000円という低価格に加え、電話番号維持費と着信料金が不要。お客様に「気軽に」「手軽に」使っていただける料金体系になっています。

手軽に使えるクラウドサービス

インターネットを通じて利用できるクラウドサービスなので、専用の装置や機器の購入や工事が不要。短期間で導入ができます。また、導入後も設定変更がインターネット上ですぐにできて便利です。

NEON IVRのユニークなSMS送信機能

また、NEON IVRはSMS送信機能に独自の特長があります。

独自の短縮URL

SMSには「1通70文字以内」の文字数制限がありますが、NEON IVRはどんなに長いURLでも21文字に短縮し、SMSに貼り付けて送信できます。

長文連結送信

文字数制限があるSMSですが、独自の長文連結技術で日本語で最大660文字、半角英数字のみであれば1,530文字までの長文メッセージの送信ができます。

到達を確認できる送信履歴画面

送信先の携帯電話番号に正しく到達したかどうかを確認することができます。

NEON IVRのSMS送信の特長はまだまだあります。以下のページもあわせてご参考ください。

SMS（ショートメッセージ）送信‐NEON IVR機能紹介

IVR（自動音声応答）の活用シーン

お客様向けに問合せ電話番号を提供しているのでしたら、業種や企業・団体の規模を問わず、IVRシステム導入によってメリットが期待できます。以下に、導入が特に進んでいる業界とその理由をご紹介します。

金融業界（銀行、保険、証券）

顧客は自分の口座の残高を確認したり、最近の取引を確認したり、支払いを行ったりする必要がある場合が多いです。IVRを利用することで、これらの操作を迅速に、そして24時間365日利用可能にします。これにより顧客満足度が向上し、オペレーターの負担も軽減されます。

IT・情報通信・サポートデスク

顧客が自分のプランを管理したり、料金を確認したり、トラブルシューティングの手順に従いたい場合など、多岐にわたるニーズに対応する必要があります。IVRシステムを通じて、これらの一般的な問い合わせに自動で回答することで、顧客サービスの効率を大幅に向上させることができます。

医療・ヘルスケア業界

患者が診察の予約を取りたい、診察結果の確認や処方箋の更新などを行いたい場合に、IVRシステムが役立ちます。24時間対応可能なIVRシステムを導入することで、患者の便宜を図りつつ、医療スタッフの作業負担を軽減できます。

公共サービス（電力、水道、ガスなど）

顧客が料金の確認や支払い、サービスの停止や再開を行う必要がある場合、IVRシステムを通じてこれらの手続きを簡単に行えます。これにより、顧客サービスの迅速化と効率化を図ることができます。

観光業界（ホテル、宿泊施設など）

客室の予約やキャンセル、空室状況の確認、サービスのリクエストなどを電話を通じて行うことができます。24時間対応可能なシステムを導入することで、顧客は自分のスケジュールに合わせて必要な手続きを行うことができ、顧客満足度の向上につながります。

人手不足や働き方改革を背景に電話対応の効率化が課題になっています。
それを解決する仕組みの一つがIVRです。

NEON IVRは自社開発・自社運営のサービスです。 そのため、お客様のニーズに沿った小回りの利く対応をしております。仕事の電話で解決したいお悩みがある、実現したい理想がある、どんな小さなことでもぜひ私たちにご相談ください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

電話の着信に関するお悩み

産業用ロボットのメンテナンスサービス を提供しています。全国に1,000を超える現場のロボットを保守点検していますが、お客様からの問い合わせはコンタクトセンターを設置し、そこに一本化しています。

しかし、保守作業員が社用スマホの電話番号をお客様にお伝えしてしまい、保守員に直接作業を依頼してしまうケースが増えており、対応に頭を悩ませています。

コンタクトセンターを通すことでお客様のご要望を本社が把握し管理をしていますが、保守作業員に直接依頼が行くと、管理できない上に保守員の対応レポートに余計な時間がかかってしまいます。 また営業時間外に電話がかかってくることで、保守作業員の時間外労働につながっています。

保守作業員は外出が多いので、会社への連絡用として貸与している社用スマホを廃止することもできません。着信を制限や管理できる方法はないでしょうか。

時間外スケジュール機能で労務管理の問題を解決

スマートフォンの電源をオフにすると着信対応が不要になりますが、そのような対応ですとお客様のサービスに対する満足度を下げてしまう恐れがあります。

そこで、クラウドIPフォン「Widefone」の標準機能「時間外スケジュール」のご活用はいかがでしょうか。

時間外スケジュールでは、着信を受け付けない（取り次がない）時間帯を設定でき、また時間外の着信にはガイダンス音声を流すことができます。保守作業をされる方の休日や終業後には時間外スケジュールを設定し、ガイダンス音声でコンタクトセンターの番号を案内すれば、従業員に時間外労働が発生することなく、またお客様の依頼内容をコンタクトセンターに集約することができます。

社用スマホの貸与と労務管理にお勧めなのはWidefone CV

クラウドIPフォンWidefoneではお客様のニーズに合わせて複数のサービスを展開していますが、今回のケースのような使用方法でしたら、BYODフォン「Widefone CV」がコスト負担を抑えられ、かつ便利にご利用いただけると考えます。

Widefone CVは、1ユーザーにつき1つの外線050番号が付帯したサービスです。スマートフォンにアプリをインストールすることで、お手元のスマホにもう一つの仕事用の電話番号を持たせることができます。このWidefone CVには前述の、電話を取り次ぐ時間帯をコントロールする「時間外スケジュール機能」が標準で備わっています。

2台持ちから解放されるBYODとしても活用できる

お客様は現在、社用スマホを貸与されているとのことですが、Widefone CVの活用方法として大きく2パターンが考えられます。

1つは、現在のスマートフォン端末にWidefoneをインストールして使う方法。2つ目は従業員の私物の端末にWidefoneをインストールする方法です。いずれも、現在のスマートフォンの契約を切り替えることで、月額基本料のコストが下がる可能性が大きいというメリットがあります。

（参考：法人契約音声SIM料金の比較）

	Widefone CV	S社	K社	B社	I社
初期費用	900円	3,000円	3,000円	3,000円	3,000円
月額基本料金	900円	1,980円	1,480円	1,000円	980円

※2023年5月当社調べ

さらに後者の「従業員の私物端末にWidefoneをインストールする方法」では、社用端末の維持管理コストがフリーになります。

加えて、従業員の方の目線では「私物スマホと会社スマホの2台持ちが不要になる」というメリットがあります。移動が多い働き方をされている場合、特に保守作業員の方でしたら移動に伴う荷物も多いものです。少しでも荷物が少なくなり、スマホを2台常に携帯しなければいけない不便さから解放されることで喜びの声も寄せられています。

このように私物の端末を業務で活用することを「BYOD」といい、近年注目されている使い方です。

時間外スケジュールを労務管理に役立てている事例

Widefone CVをご利用いただいているお客様の事例をご紹介します。

導入の目的は、コストを抑えながら仕事の電話を従業員に貸与することで、労務管理が主な目的ではありませんでしたが、ご導入いただいた結果として従業員の皆様からは

このような良いリアクションをいただけたとのことです。

Widefoneの導入で、仕事の電話番号を貸与できる人数を増やすことができ、同時にコスト削減も実現されました。事例の詳細は以下よりご覧ください。

「どこにいても会社の電話が使える」とコスト削減を実現したBYOD事例

Widefoneを業務効率向上に活用できるシーン

労務管理という働き方の側面では、業務時間の区切りを明確にして時間外労働時間の縮小や削減を行う方法の他に、タイムパフォーマンス を向上させるという考え方もあるかと思います。

業務効率を向上させるために、Widefoneでは便利な機能が備わっています。

サーバー型全通話録音・・・成果を上げている電話対応者の通話内容を分析することで、対応部署全体のパフォーマンスの向上を図ることができます

不在着信メール通知・・・仕事中や会議中、外出や移動中、圏外の時…電話に出ることができない状況の時も重要な電話を把握することができます

公私分計・・・Widefoneの利用料や通話料は自動的に契約主体（管理者）に請求されるので、BYODでご利用の場合にも、従業員は通話料の請求を会社宛に行う手間が不要です

ワンストップ契約・・・Widefoneは回線とサービスが一体になっているワンストップで契約です。請求も1度におこなえるので月次の請求書対応業務がシンプルになります

外線050電話番号に便利な機能がセットになったサービス「Widefone CV」

Widefone CVは1ユーザーに1つの外線050番号がセットになっているサービスです。 外線050番号のご利用に特化することで、コスト負担を最大限抑えることができるサービス設計となっていますが、Widefone独自の「時間外スケジュール」「不在着信メール通知」の機能は標準でご使用いただけます。

Widefoneは自社開発・自社運用のため、お客様のニーズに合わせたきめ細やかな機能開発をおこなっています。機能一覧ページでは、サービスごとに提供している機能、また今後の機能追加予定を一覧でご覧いただけますので、サービス比較検討の際にはぜひご参考ください。

仕事の電話に対して解決したい課題がある、実現したい機能があるなど、どのようなご相談もまずはお気軽にお問い合わせください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

電話の着信に関するお悩み

休業日や営業時間外は音声ガイダンスを流すようにしているのですが、どこから着信があったかをすぐに把握したいです。重要顧客やパートナーからの着信は場合によっては時間外であってもスピード対応したく、従業員がスマホなど各自の端末で着信内容を確認できないでしょうか。

「時間外スケジュール」機能で解決

Widefoneシリーズの「時間外スケジュール機能」を使うと、休業日や営業時間外などに着信があったことを、任意のメールアドレスに通知することができます。通知されるのは以下の二つの内容です。

着信時刻

発信元の電話番号

Widefoneシリーズとは、アプリをインストールすることでスマートフォンを仕事の電話として便利に使用することができるサービスです。お客様のニーズに合わせて2つのサービスを提供しています。

Widefone・・・内線・外線の数、代表電話の有無など構成を自由にカスタマイズできるクラウドPBXサービスプラットフォーム

Widefone CV・・・1ユーザーに1つの外線（050番号）がセット。内線や代表電話が不要な方向きのシンプルなIPフォン

このWidefoneシリーズの標準機能に「時間外スケジュール」機能があります。

時間外スケジュールでは、着信を取り次がない（受け付けない）時間帯を設定し、その時間に掛けてきた相手にはガイダンスを流すのが基本の機能なのですが、時間外に着信があった場合に指定したメールアドレスに着信を通知することもできます。

毎日・平日のみ・特定の曜日のみ…など、さまざまな条件でスケジュールの繰り返しが設定できるので、時間外スケジュールのセットをし忘れる、といったミスを避けることもできます。

（「時間外スケジュール」対象サービス）

	Widefone	Widefone CV
対象サービス	〇	〇
費用	無料 ※時間外スケジュールはWidefoneシリーズ標準機能です

時間外スケジュール活用のメリット

Widefoneの時間外スケジュールは電話の着信がメールで通知されるため急ぎや重要な要件での着信に対応できなかった、というリスクは最大限抑えられるのではないでしょうか。時間外となるスケジュール自体も繰り返しを含めて設定を自動化できるので、一度スケジュールを組んでおけば、退勤や翌営業日の出勤時に時間外の設定や解除を忘れるミスもありません。

設定した時間外の電話着信をメールで通知するこの機能は、業種業態を問わず多くのお客様にメリットを感じていただけると考えます。

ビジネスチャンスを逃さない・・・新規顧客やビジネスパートナーからの問合せに対してスピーディーに対応することで機会損失を防ぐことができます

顧客満足度の向上・・・お客様からの問合せに速やかに対応することは、顧客満足度の向上につながります

業務効率の向上・・・留守番電話のセットし忘れや確認忘れ、といったヒューマンエラーを防ぐことができます

時間外スケジュールが使えるサービス「Widefone」

簡単導入・高品質クラウドIPフォン「Widefone（ワイドフォン）」は、利用用途に合わせて複数のサービスからお選びいただけます。

営業時間外の着信に課題をお持ちのお客様ですと、1ユーザーから始められる法人向けBYODフォン「Widefone CV」が使い勝手よく活用いただけるのではないかと思います。

特長を簡単にご紹介いたします。

スマートフォンにアプリをインストールすることで、私物のスマホで仕事の電話が使えるようになる

外線番号（050番号）と内線番号がセットになっているサービス

1ユーザーあたり初期費用900円、月額基本料900円

外線電話番号が含まれているサービスですので、電話の発着信が多い方がお使いになる場合にお勧めです。

Widefone CV以外には以下のサービスがありますが、いずれも「時間外スケジュール」機能は標準搭載ですので無料でお使いいただけます。※外線電話番号がオプションとなるサービスもありますので、各サービス詳細ページをご確認ください。

外線（050）や内線の番号数を自由に選択、カスタマイズサービス「Widefone」

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です

電話の着信に関するお悩み

代表電話にかかってくる電話を、複数の従業員が対応しています。現在は、手が空いている人が電話対応をしていますが、対応する順番を決めたいです。
従業員1→従業員2→従業員3・・・といったように、順番に従業員の電話が鳴り、誰かが出るまで着信を引き継いでいきたいです。

「代表リレー着信」機能で解決

クラウドIPフォン「Widefone」の代表リレー着信機能では、代表電話番号にかかってきた外線着信を、予め設定された順序でリレーすることができます。

図は代表リレー着信のフローです。代表リレーの順序を（1）～（5）に設定しています。
順位（1）の電話が通話中で着信に対応できなかった場合には、順位（2）に着信が引き継がれます。着信は電話が対応されるまで引き継がれます。図では（4）が電話を取っています。

代表リレー着信に似た機能で「端末間リレー着信」もあります。
外線電話番号に紐づいたリレーを行う代表リレー着信に対して、端末間リレー着信では特定の内線端末が持つ外線電話番号宛にかかってきた着信をリレーしてつないでいきます。

代表リレー着信の活用シーン

代表リレー着信の活用で期待できる効果として、「機会損失を防ぐ」ことが挙げられます。
代表電話番号宛の着信は、顧客やビジネスパートナーからの問合せの可能性が高く、電話を逃すことはビジネスチャンスを逃すことにつながりかねません。

あるいは代表電話番号をお問合せ窓口に設定している場合には、着信に対して必ず対応することでCX（カスタマー・エクスペリエンス）の向上にもつながります。

機会損失を防ぐ…代表電話番号宛の着信をリレーすることで確実に電話に対応し、ビジネスチャンスを逃さない

顧客満足度の向上…代表電話番号をお問合せ窓口に設定した場合、着信を逃さず対応することで顧客満足度の向上につなげる

従業員のマネジメント…新入社員にはリレーの順位を高くし顧客対応の頻度をあげるなど、電話対応順位を従業員教育に活かす。従業員のタスクマネジメントに活用する

代表リレー着信が使えるサービス「Widefone」

「Widefone」では、お客様のニーズに合わせたクラウドIPフォンのサービスを自社開発・自社運用により提供しています。
多数ある特長の中でも特に機能面で優れており、この代表リレー着信もお客様から高い評価をいただいている機能の一つです。代表電話番号宛の受信が多いオフィス環境でしたら、以下の機能も便利にご活用いただけると考えます。

代表一斉着信・・・着信を設定しているグループへ一斉に鳴らします。通話は最初に電話を取った人と成立します。（標準機能）

代表番号発信・・・発信者の電話番号からではなく、代表電話番号から発信します（標準機能）

外線転送（代表電話番号）・・・代表電話番号を外線（2件まで）に転送します（オプション）

代表リレー着信もそうですが、代表電話番号に関する機能でご注意いただきたいのは、代表電話番号の開設が別途費用のオプションとなっていることです（月額300円/外線電話番号、別途、外線電話番号開通費500円/電話番号数が必要です）。Widefoneをご契約いただき、オプションの代表電話番号（外線050番号）をご利用いただく場合には、代表リレー着信の機能自体は無料でご利用いただけます。

（「代表リレー着信」対象サービス）

	Widefone	Widefone CV
対象サービス	〇	対象外
費用	無料※代表電話番号（外線050番号）のご契約が必要です	＊

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です