電話は、会社における業務を円滑に進めるうえで欠かせないデバイスです。会社の電話においては同じ電話番号を複数人で使用することが想定されるため、家庭用電話ではなくビジネスフォンを利用する必要があります。ただし、ビジネスフォンの利用にあたっては、導入費用やランニングコストが高くなるというデメリットも存在するため、導入や買い替えを検討する際には慎重に検討したいものです。
ここでは法人で使用するビジネスフォンについてその概要や、固定電話よりも通信費を削減できるクラウド型ビジネスフォンについて解説します。ビジネスフォンの導入や買い替えを検討している、またはクラウド型ビジネスフォンに興味があるという方はぜひ最後までご覧ください。
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ビジネスフォンとは
ビジネスフォンとは、名前の通り主にビジネスシーンで使用される電話のことです。ビジネスフォンは家庭用電話にない機能を備えており、一つの電話番号を複数の電話機で共有できたり、内線通話を無料で利用できたりします。
一般的なビジネスフォンは「主装置（PBX=構内交換機）」と「専用電話機」のセットとなります。一つの主装置に対して複数の専用電話機が対応していることで、同じ代表番号に同時にかかってきた電話に対しても、相手を待たせずにそれぞれの電話機で対応が可能です。
ビジネスフォンと家庭用電話の違い
ビジネスフォンと家庭用電話の大きな違いは、一つの電話番号を複数の電話で使用できるか否かという点です。ビジネスフォンの場合、一つの電話番号を複数の電話端末で使用できるため、複数人が同時にそれぞれの相手に電話をかけることができます。一方、家庭用電話においては、一つの電話番号を使用して一度に通話できるのは、基本的には1台のみです。
たとえば、誰かが通話中に別の着信があった場合でも、ビジネスフォンであれば別の電話端末で着信を受けられます。家庭用電話では話し中になってしまうため、別の電話を同時に受けることはできません。
ビジネスフォンの仕組み
ビジネスフォンは、「主装置」と「専用電話機」をセットで使用します。ここでは、それぞれの役割について解説します。
主装置
主装置（PBX=構内交換機）は、外部からの電話の割り振りや内線機能の制御など、ビジネスフォンの機能をコントロールする重要な役割を果たします。一つの電話番号を複数の電話機で使用する機能もこの機器によるものです。
PBXとも呼ばれる主装置には、数十～数百台規模から数千台規模に対応するものまで、規模に応じてたくさんのいろいろな種類があります。
専用電話機
主装置に対応した電話を専用電話機と呼びます。専用電話機は一般的な家庭用電話に比べてボタンが多く配置された多機能電話機が利用されます。内線などのキー（ボタン）がたくさん付いているので、「キーテレフォン」と呼ばれることもあります。
なお専用電話機については、配線タイプやコードタイプによって種類を選べます。配線をすっきりさせるものや、コードレスタイプもあるため、導入時には設置後の使用環境をイメージしながら検討しましょう。
ビジネスフォンの主な機能
ビジネスフォンには、ビジネスシーンに活用できる機能が備わっています。それぞれの機能について紹介します。
基本機能
ビジネスフォンは、以下の基本機能を備えており、取引相手や顧客とのやり取りを円滑に行うことができます。
家庭用電話と比べて、短縮番号の登録や部署を超えての転送など、ビジネスに必要な機能を利用できます。
ビジネスフォンならではの機能
ビジネスフォンならではの特徴として、以下のような便利な機能も備わっています。
- パーク保留
- 自動音声案内
- 代表番号発信
- ダイヤルインサービス（直通番号）
- 通話録音
大きな組織になればなるほど、自動音声案内や部署ごとに直通番号を設定できるダイヤルインサービスなどの機能によって、業務の効率化が期待できます。電話をかける側にとっても手間が省けてスムーズに接続できる点がメリットです。
ビジネスフォンのメリット・デメリット
ここでは、ビジネスフォンのメリット・デメリットについて解説します。
ビジネスフォンのメリット
まずは、ビジネスフォンを利用するメリットを3つほど紹介します。
一つの回線で複数の同時通話ができる
ビジネスフォンを利用する大きなメリットが、一つの回線を使って複数の相手と同時に通話できる点です。人数が多い会社や受電数の多い会社であれば、複数の人が同じタイミングで通話を行う状況が発生します。こうした場面では、ビジネスフォンのメリットである複数回線を同一の電話番号で利用できる機能が役立ちます。
内線を使った社内通話ができる
ビジネスフォンで使用する専用電話機には、内線番号が割り振られます。社内の別部署への連絡は、内線を使用することで通話料もかからず簡単に要件を伝えられます。
担当者不在時の保留・転送ができる
外部から電話がかかってきた際、着信があった部署に担当者が不在という場合もあるでしょう。このようなとき、担当者がいる部署の内線へ保留できたり、内線で用件を伝えた後に転送できたりといった機能があるのもメリットの一つです。
ビジネスフォンのデメリット
次に、ビジネスフォンのデメリットを2つほど紹介します。
導入コスト・ランニングコストがかかる
ビジネスフォンの導入には高額な導入コストが必要で、特に主装置の価格が高くなります。本体価格だけで数十万円程度かかるだけでなく、設置に関する工事費、電話回線の工事費用も上乗せされます。
新品の専用電話機も、1台あたり15,000円～40,000円となっています。それらの導入コストに加えて、日々の電話使用にかかる回線料もランニングコストとして必要です。導入にあたっては費用で悩まされることも多いのが現状です。
定期的な保守・メンテナンスが必要
ビジネスフォンを利用するには、主装置と専用電話機を正しく配線して、不具合なく使用できるようにする必要があります。耐用年数は6年とされていますが、長期間に渡って問題なく使用するためには定期的な保守・メンテナンスが欠かせません。
保守・メンテナンスにかかる費用や時間もコストとして事前に把握しておきましょう。
ビジネスフォンの選び方
現在、通信サービス業の各社がさまざまなビジネスフォンのサービスを提供しています。ここでは、ビジネスフォンを選ぶ際のポイントについて解説します。
導入コスト・ランニングコストで選ぶ
ビジネスフォンを利用する場合には、導入コストとランニングコストが発生します。自社の予算を事前に確認したうえで、予算内で収まるビジネスフォンを選びましょう。見積もりの時点で、導入コストだけではなく、ランニングコストについても把握することが重要です。
機能で選ぶ
ビジネスフォンを導入する目的として、業務効率化や顧客満足度アップを掲げる場合もあるでしょう。導入するビジネスフォンに、目的達成につながる機能が備わっているかを確認することも大切です。
- パーク保留
- 保留・転送機能
- 自動音声案内機能
- 通話録音機能
- スマホ内線機能
- 迷惑電話拒否機能
上記は一例ですが、どのような機能があれば業務効率化できるかを検討したうえで導入しましょう。
自社の規模に合わせて選ぶ
サービスによっては、外線通話を同時に対応できる回線数によってプランが分かれている場合があります。自社の規模では何台の電話を同時使用するのかを考慮し、最適なプランを選びましょう。
利用環境で選ぶ
現在利用しているオフィスが将来的に手狭になって別のオフィスに移動する可能性がある場合、再度導入費用が発生するケースも考慮しなければなりません。現時点での状況だけでなく、将来的な利用環境を考えて選ぶことも外せないポイントです。今後の利用環境が変わる可能性があるのであれば、柔軟に対応できるビジネスフォンを選択しましょう。
ビジネスフォンの導入は購入？リース？スマートフォン？
ビジネスフォンの導入方法には、大きく3つの選択肢があります。
- 購入
- リース
- スマートフォン
それぞれのケースの特徴や、メリット・デメリットについて解説します。
ビジネスフォンを購入する場合
はじめに、ビジネスフォンを購入する場合の費用の目安やメリット・デメリットを紹介します。
購入費用の目安
ビジネスフォンを購入する場合には、主装置と専用電話機をそれぞれ購入する必要があります。主装置の価格は安くてもおよそ20万円からとなり、接続台数が増えるほど高額になります。新品の専用電話機は1台あたり15,000円～40,000円程度が目安です。また、この他に工事費も必要となります。
購入のメリット
ビジネスフォンを購入する際に高額な初期費用が発生するのはデメリットと捉えられる一方で、長期間使用した場合にはトータルの費用が安くなる可能性があります。一度購入してしまえば、以降は通信費やメンテナンス費用しかかからないため、一般的には長く使えば使うほどリースなど他の場合よりも安くなります。
購入のデメリット
購入する場合のデメリットは導入時の初期費用が高くなる点です。ビジネスフォンを導入するタイミングで機器を一式購入する費用に加え、工事費も必要なため導入の規模によっては100万円を超える大きな支出が発生します。
ビジネスフォンをリース契約する場合
リース契約とは、リース会社がメーカーから購入したビジネスフォンを、ユーザーがリース会社に料金を支払うことで利用する方法です。
リース費用の目安
使用する機器の種類や契約年数によって異なりますが、リース費用の一例を紹介します。
たとえば35万円の主装置と3万円の専用電話機10台を使用する場合を想定します。これを購入する際は、単純計算で初期費用として75万円がかかります。
一方、あくまでも目安ではありますが、以下の計算式で計算すると、おおよその月額のリース費用の目安が算出できます。なお、リース料率は5年契約リースだと、利用するビジネスフォンを新品購入する場合の見積もり金額に対して約2.0%といわれています。
（新品購入価格＋主装置代＋工事費）×リース料率/100＝月額リース料金
工事費を10万円と仮定し、以下の計算で月額リース料金を求めます。
（35万円 + 3万円×10台 + 10万円）× 2.0 / 100 = 15,000円
したがって、初期費用が50万円の機器を5年間リースした場合の月額はおよそ15,000円となります。
リースのメリット
リースのメリットは、初期費用を抑えられる点が挙げられます。特に事業を立ち上げた当初は、一度に大きな出費があると資金繰りが厳しくなるケースも考えられるため、分割して支払いできる点はメリットです。
また、リースで使用する機器は最新の製品から選べます。使いやすくスタイリッシュな機器を導入すれば、業務効率や社員のモチベーションアップにもつながります。
リースのデメリット
一方、リースのデメリットは、トータルのコストが購入の場合よりも高くなる傾向がある点です。前述の計算式を例にとると以下のように差が出ます。
購入：（新品購入価格＋主装置代＋工事費）＝75万円
リース：15,000円×12か月×5年＝90万円
リース契約においては、毎月支払うリース料の中にリース会社に支払う手数料が上乗せされているため、その分購入する場合より割高になります。
また、リース契約においては機器の所有権はリース会社が保有します。契約終了時には機器を返却しなければならない点もデメリットといえるでしょう。
スマートフォンを法人契約する場合
スマートフォンを法人契約して、ビジネスフォンとして使用する方法もあります。個人で所有しているスマートフォンとは別に、会社からスマートフォンを支給する形態です。ここでは、費用の目安やメリット・デメリットについて紹介します。
スマートフォンの法人契約費用の目安
スマートフォンを法人契約する場合の費用は、サービス提供を行う会社の料金体系によりさまざまです。スマートフォン1台ごとに1,000円程度の基本料金で使用できるケースもあるため、情報を集めて比較検討しましょう。
スマートフォンの法人契約のメリット
スマートフォンを法人契約してビジネスフォンにするメリットとして、持ち運びできる点が挙げられます。固定電話の場合、デスクでの通話が基本になりますが、スマートフォンであればデスクから離れた場所でも通話ができます。
また、これまで紹介した主装置と専用電話機を導入するビジネスフォンに比べ、コストを抑えられる点もメリットといえます。
スマートフォンの法人契約のデメリット
スマートフォンを法人契約するデメリットとして、端末購入費用がかかる、個人スマホと2台持ちしなければならないといった点が挙げられます。
また、セキュリティ面の不安もデメリットといえます。外出先でスマートフォンを紛失する危険性もあるため、使用する社員はセキュリティリスクについてあらかじめ認識しておかなければなりません。
ビジネスフォンのランニングコスト
ビジネスフォンを導入すると、ランニングコストが発生します。以下では、主なランニングコストの内容について解説します。
通話料金
ビジネスフォンの通話料金は契約するサービスによって異なり、通話時間や通話先によって料金が変動する場合もあります。また、IP電話を利用する場合は、インターネット回線の利用料が必要です。そのため、利用したいサービス内容に応じた料金プランを選びましょう。
保守契約料
ビジネスフォンの保守契約料は、専用電話機やPBX（構内交換機）などの設置や管理を行うために発生します。契約した電話の台数や、サポート内容によって料金が異なります。また、電話機を追加した場合や移動させる場合、追加料金が発生することもあります。
リース料
ビジネスフォンをリース契約で導入する場合、毎月のリース料が発生します。リース期間が長くなるほど月額料金が安くなるケースが多いため、利用期間について慎重に検討することが重要です。また、途中で解約すると違約金が発生する場合があるため、契約内容はきちんと確認しましょう。
インターネット回線料・プロバイダ料
ビジネスフォンでIP電話を利用する場合は、インターネット回線料やプロバイダ料が必要になります。ビジネスで利用するためには、専用のインターネット回線を導入することも検討しましょう。
以上のように、ビジネスフォンのランニングコストはさまざまな要素によって構成されています。利用したいサービスや規模に応じて、適切なプランを選択することが大切です。
ビジネスフォンの耐用年数は？買い替えの基準
ビジネスフォンの買い替えのタイミングがいつになるか気になる人もいるでしょう。ここでは、ビジネスフォンの耐用年数と買い替えの基準について解説します。
ビジネスフォンの耐用年数・買い替えの基準
ビジネスフォンの耐用年数は6年とされています。この6年という数字は、国税庁が出している「主な減価償却資産の耐用年数表」に記載されている年数です。
※参考元：国税庁｜主な減価償却資産の耐用年数表
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/pdf/2100_01.pdf
ただし、6年を過ぎたからといって、すぐにビジネスフォンが使えなくなるわけではありません。実際は6年〜10年を目安に買い替えることをおすすめします。
耐用年数を過ぎたビジネスフォンを使用し続けるリスク
耐用年数が過ぎても、これまで通りビジネスフォンが使用できていれば問題がないと考える人もいるかもしれません。しかし、古いビジネスフォンが故障すると、メーカーでのサポートが受けられず、業務に支障が出る可能性があります。
また、耐用年数が過ぎた古いビジネスフォンは機能も古くなっているため、業務効率化の妨げになったりする可能性もあります。このことから、古いビジネスフォンを使うことでコストが余計にかかっていないか見直しましょう。
クラウド型ビジネスフォンで、ビジネスフォンと社用携帯の機能を一体化
今後ビジネスフォンの導入を検討している場合や、すでに導入しているビジネスフォンの買い替えを検討している場合は、クラウド型ビジネスフォンがおすすめです。クラウド型ビジネスフォンとは、インターネットを活用した電話回線サービスです。
クラウド型ビジネスフォンでは主装置やケーブルが不要で、PBXをデーターセンター上でソフトウェアとして仮想化しています。運用基盤がクラウド上にあり、サービス提供会社で徹底した危機管理が行われているため、自社でウィルス感染やサイバー攻撃のセキュリティ対策を取る手間が省けます。また、社員がビジネスフォンと社用携帯を使い分ける必要がなく、一つの端末で両方の機能を利用できる点もメリットです。
ビジネスフォンとスマートフォン一体化のメリット
まずは、ビジネスフォンとスマートフォンを一体化するメリットについて解説します。第一に、これまでの働き方を改善できる可能性があります。
働き方・オフィスレイアウトの多様化
一体化するメリットの一つは、働き方やオフィスレイアウトが多様化できる点です。ビジネスフォンとスマートフォンが一体化すれば、どこにいてもスマートフォンを仕事用の電話機として使用できるため、テレワークやフレックスタイムなど、従業員の柔軟な働き方が促進されます。
また、ケーブルが不要なため、事務所を移動する場合に工事が不要になる点も大きなメリットです。
コストの削減
ビジネスフォンにかかるコストを削減できるのは、会社にとって大きなメリットです。高額な主装置を必要とするビジネスフォンと比べ、主装置が必要のないスマートフォンにアプリケーションを入れてクラウド型ビジネスフォンとして使用する方が導入コストを抑えられます。また、保守・メンテナンス費用なども含め、トータルでのコストも削減可能です。
ビジネスフォンの撤去費用
主装置を必要とするビジネスフォンからクラウド型ビジネスフォンに乗り替える場合、主装置と専用電話機を撤去します。その際の主装置の取り外しは有資格者しか対応できないため、社内に有資格者がいなければ業者に依頼する必要があります。
もし資格を持っていない人が取り外しを行うと、法律に違反することとなり処罰の対象となります。業者に主装置の撤去を依頼する際の費用は、2万円程度を見込んでおきましょう。
社員のスマートフォンを社用携帯として活用
会社が法人契約したスマートフォンを社用携帯として利用する方法について紹介しましたが、ここからは社員の私物スマートフォンを社用携帯として活用する方法（BYOD）を解説します。
BYOD導入のメリット
ビジネスフォンの導入や買い替えを検討している場合、BYODを導入して社員のスマートフォンを社用携帯として運用する方法もあります。なお、BYODというのは「Bring Your Own Device」の頭文字を取った言葉です。
ここでは、BYODを導入する3つのメリットを紹介します。
端末をはじめとしたコストの削減
会社としての大きなメリットは、社員の私物スマートフォンを利用するため、会社は電話機の購入費用が不要になる点です。特に社員が多い会社であれば、コスト削減効果は大きいでしょう。
テレワークへの活用
社員が持ち歩いているスマートフォンを社用携帯として利用することで、オフィスにいなくてもすぐに電話対応が可能になります。自宅や移動中など場所を問わずにビジネスフォンを利用できるため、テレワークがスムーズに進められるでしょう。
業務の効率化
普段使っているスマートフォンと会社支給の機器が異なる場合には、2台を携帯する必要があるため、管理の手間がかかったり、紛失・盗難のリスクが高まったりといった課題が挙げられます。一方、社員が普段から使用しているスマートフォンを仕事用として使用できる場合には、上記で説明したように場所を問わずに利用でき、使い慣れている機器で操作が可能なため業務の効率化が期待できます。
BYOD導入時の注意点
BYODを導入する際に最も気を付けなければならないのは、セキュリティ面です。スマートフォンをどこかに置き忘れたり、スマートフォンがウィルスに感染したりして重要な情報が外部に流出するといった事態は防がねばなりません。
会社としては、BYODを導入するうえでのガイドライン・規定を作成するなどして、セキュリティ対策を社員に徹底する必要があります。また、個人のスマートフォンを仕事で使用するには、通信費用や端末購入費用の補助制度を整えることも重要です。
Widefoneなら「安い」「簡単導入」「多機能」
BYODを導入して社員のスマートフォンを社用携帯として利用するのであれば、安く、簡単に導入できる多機能なクラウドIPフォン「Widefone」がおすすめです。以下では、サービスの特長を紹介します。
通話料が他社より3%オフ
Widefoneの通話料金は、他社の標準料金より3％引きの料金でご利用いただけます。また、Widefoneが提供する「050」からはじまる電話番号同士の通話は無料です。
簡単設定ですぐに開通
Widefoneには物理的な主装置が不要なため、簡単な設定をするだけでご利用いただけます。
開通の準備が整えば、スマートフォンにアプリをインストールし、「コード」「ID」「パスワード」を入力するだけで簡単にご利用いただけます。ビジネスフォンをなるべく早く使い始めたい場合はぜひご活用ください。
豊富な機能で使い勝手が抜群
クラウド型ビジネスフォンは、場所と時間を問わずに通話できるのが大きな特長です。さらに、Widefoneには以下のような独自機能があります。
- 業務時間外の電話は取り次がない
- 事前に決めた優先順通りに電話を鳴らす
- 不在着信をメールで通知する
これらの機能は追加費用なしで利用できます。
Widefoneの活用シーン
ここでは、具体的なWidefoneの活用シーンを紹介します。
既存交換機更新にコストをかけられないとき
Widefoneは、クラウド型ビジネスフォンのため工事が不要です。現在使っているビジネスフォンを買い替えたいという際には、初期費用を抑えられるWidefoneがおすすめです。
ビジネスフォンを新規導入したいとき
新規にビジネスフォンを導入する際に、簡単かつ低コストで導入できるのもWidefoneの特長です。私物のスマートフォンをそのままビジネスフォンとして利用できるため、すぐに仕事用の電話が欲しいという場合にもおすすめです。
音声通信手段への重複投資を回避したいとき
社用携帯や物理的な主装置を利用したビジネスフォンなど、音声通信手段に重複投資している際には、ぜひWidefoneをご利用ください。重複投資が回避できるだけではなく、省資源・省エネルギーなどの貢献につながります。
BYODを促進したいとき
社員のスマートフォンをビジネスフォンとして活用するなど、BYODを促進したいと考えている会社にもWidefoneはおすすめです。社員にとっても自分の使い慣れたスマートフォンを仕事に使用できることで、業務効率化が期待できます。
BCP対策を取り入れたいとき
BCPとは「Business Continuity Plan」を略した言葉で、日本語で「事業継続計画」という意味になります。何らかの事情でキャリアの大規模通信障害などが発生した場合に、自宅や会社のWi-Fi環境下でも通話可能な手段を確保するためにも、Widefoneは便利に活用できます。
Widefoneを活用して、ビジネスフォンの通信費を削減
ここまで紹介したように、Widefoneはさまざまな場面で活用できます。そのため、ビジネスフォンの新規導入や既存のビジネスフォンの買い替えを検討している場合は、Widefoneがおすすめです。
社員が持っているスマートフォンをそのまま活用できるため、導入までの時間もかからず、テレワークや出張先といったさまざまな利用シーンで使えるのも魅力です。会社としても、導入コストやランニングコストを削減できるというメリットがあるため、ぜひ導入をご検討ください。
簡単導入・高品質クラウドIPフォン「Widefone」サービス紹介はこちら
※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です
